Người yêu cầu gửi chi tiết yêu cầu thanh toán mua hàng với đủ ngữ cảnh để được rà soát nhanh.
Mẫu yêu cầu thanh toán mua hàng
Chuẩn bị yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp với hóa đơn, xác nhận đã nhận hàng và trạng thái sẵn sàng giải ngân trong một luồng tiếp nhận duy nhất.
Được thiết kế cho đội ngũ mua sắm và tài chính cần nhìn rõ hóa đơn, trạng thái nhận hàng và bàn giao phê duyệt trước khi giải ngân cho nhà cung cấp.
Tùy chỉnh trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc định tuyến, bước phê duyệt và cập nhật trạng thái để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu thanh toán mua hàng, sau đó điều chỉnh phần tiếp nhận, định tuyến và chế độ xem trạng thái cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Bộ phận mua sắm, tài chính và người phê duyệt sử dụng mẫu này để chuẩn bị thanh toán cho nhà cung cấp khi việc mua hàng, nhận hàng và phê duyệt đã hoàn tất. Tình trạng chậm trễ thường xảy ra khi đội ngũ tài chính phải xác nhận trạng thái nhận hàng và bổ sung hóa đơn còn thiếu trước khi thanh toán. Mẫu này giúp thông tin hóa đơn, bàn giao phê duyệt và trạng thái giải ngân luôn hiển thị rõ để việc thanh toán cho nhà cung cấp không bị đình trệ giữa các bộ phận.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại các yêu cầu mới và theo dõi hạng mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi tiếp với người yêu cầu trong toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu thanh toán mua hàng.
Thu thập chi tiết thanh toán, thông tin nhà cung cấp, biên nhận và trạng thái phê duyệt trước khi bản ghi được chuyển sang bước rà soát hoặc xử lý tiếp theo.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Ghi nhận chi tiết yêu cầu, định tuyến người phụ trách và duy trì cập nhật cho người yêu cầu sau khi gửi.
Cập nhật trạng thái và cộng tác.
Chia sẻ bình luận, lời nhắc và thay đổi trạng thái trong cùng một bản ghi thay vì qua các chuỗi email riêng lẻ.
Hiển thị yêu cầu thanh toán mua hàng.
Tìm kiếm các yêu cầu thanh toán mua hàng theo trạng thái, người phụ trách, ngày và hành động tiếp theo để báo cáo và theo dõi tiếp.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu thanh toán mua hàng
- Nhật ký theo dõi tiếp của người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu thanh toán mua hàng
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc gửi yêu cầu
- Nhắc cập nhật trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Cung cấp cho người yêu cầu một nơi duy nhất để gửi yêu cầu thanh toán mua hàng kèm ngữ cảnh mà người rà soát cần ngay từ đầu.
- Định tuyến từng hạng mục đến đúng người phụ trách, duy trì hiển thị trạng thái và giảm trao đổi qua lại sau khi gửi.
- Lưu lại quyết định, bình luận và lịch sử theo dõi tiếp gắn với yêu cầu cho đến khi hoàn tất.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu thanh toán mua hàng.
Rà soát các yêu cầu thanh toán mua hàng theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một danh sách có thể tìm kiếm.
Yêu cầu thanh toán mua hàng.
Ghi nhận chi tiết thanh toán, biên nhận và trạng thái phê duyệt để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho việc rà soát, định tuyến và theo dõi tiếp.
Hàng đợi trạng thái người yêu cầu.
Rà soát các yêu cầu thanh toán mua hàng mới theo người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một hàng đợi dùng chung.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu thanh toán mua hàng với các chi tiết mà người phụ trách cần để rà soát hoặc xử lý hạng mục.
Người phụ trách được chỉ định rà soát yêu cầu đã gửi, yêu cầu cập nhật khi cần và chuyển sang đúng trạng thái.
Hàng đợi, lời nhắc và bình luận giúp người yêu cầu và người rà soát thống nhất về những gì đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm toán và theo dõi tiếp sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu thanh toán mua hàng này bao gồm những gì?
Trong mẫu có các bản ghi yêu cầu như Yêu cầu thanh toán mua hàng và Nhật ký theo dõi tiếp của người yêu cầu, các chế độ xem hàng đợi như Danh sách yêu cầu thanh toán mua hàng, Hàng đợi yêu cầu đang mở và Hàng đợi trạng thái người yêu cầu, cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Thông báo cập nhật cho người yêu cầu, để bộ phận tài chính có thể xác nhận hóa đơn, bàn giao phê duyệt và mức độ sẵn sàng thanh toán trước khi giải ngân.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, quy tắc định tuyến, nhãn trạng thái và cập nhật cho người yêu cầu xoay quanh hóa đơn, bàn giao phê duyệt và trạng thái giải ngân.
Các đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể cập nhật hóa đơn, bàn giao phê duyệt và trạng thái giải ngân trên thiết bị di động để yêu cầu vẫn tiếp tục được xử lý ngay cả khi không ai ngồi tại bàn làm việc.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái tại một nơi không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem hóa đơn, bàn giao phê duyệt và trạng thái giải ngân, nhờ đó dễ biết mục nào đã sẵn sàng để rà soát và mục nào vẫn cần theo dõi tiếp.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp với bộ phận mua sắm, tài chính và người phê duyệt cần chuẩn bị thanh toán cho nhà cung cấp sau khi việc mua hàng, nhận hàng và phê duyệt đã hoàn tất.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình theo cách bạn chuẩn bị thanh toán cho nhà cung cấp sau khi việc mua hàng, nhận hàng và phê duyệt đã hoàn tất.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.