Заявители отправляют данные по запросу на оплату закупки с достаточным контекстом для быстрой проверки.
Шаблон запроса на оплату закупки
Подготавливайте запросы на оплату поставщикам с подтверждающими счетами, подтверждением получения и статусом готовности к оплате в одной форме приема заявки.
Создано для команд закупок и финансов, которым важно видеть подтверждающие счета, статус приемки и передачу на согласование до перечисления средств поставщику.
Настройте поля запроса, правила маршрутизации, этапы согласования и обновления статуса под свой процесс. Просмотрите шаблон запроса на оплату закупки, а затем адаптируйте прием заявки, маршрутизацию и представления статусов под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок, финансов и согласующие используют этот шаблон, чтобы подготавливать выплаты поставщикам после оформления закупки, подтверждения получения и прохождения согласования. Обычно задержки возникают, когда финансовой команде нужно отдельно проверять статус приемки и искать недостающие счета перед оплатой. Этот шаблон делает подтверждающие счета, передачу на согласование и статус выплаты видимыми, чтобы оплата поставщикам не останавливалась между командами.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Ответственные сортируют входящие запросы и отслеживают, по каким запросам нужно следующее действие.
Руководители отслеживают объем запросов, узкие места и последующие действия заявителей по всей команде.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием заявки на оплату закупки.
Собирайте платежные данные, контекст по поставщику, подтверждения получения и статус согласования до того, как запись перейдет на проверку или в следующий этап работы.
Прием заявки и последующие действия заявителя.
Фиксируйте детали запроса, назначайте ответственного и сохраняйте видимость обновлений от заявителя после отправки.
Обновления статуса и совместная работа.
Обменивайтесь комментариями, напоминаниями и изменениями статуса в одной записи вместо отдельных цепочек писем.
Видимость запросов на оплату закупки.
Ищите запросы на оплату закупки по статусу, ответственному, дате и следующему действию для отчетности и последующих действий.
Включенные компоненты
- Запрос на оплату закупки
- Журнал последующих действий заявителя
- Список запросов на оплату закупки
- Очередь открытых запросов
- Очередь статусов заявителей
- Уведомление ответственному
- Уведомление об обновлении для заявителя
- Напоминание об отправке
- Напоминание о статусе
- Заявитель
- Согласующий
- Ответственный за операции
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Дайте заявителям единое место для отправки запросов на оплату закупки с контекстом, который проверяющим нужен сразу.
- Направляйте каждый элемент нужному ответственному, сохраняйте видимость статуса и сокращайте лишние уточнения после отправки.
- Храните решения, комментарии и историю последующих действий в рамках запроса до его завершения.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список запросов на оплату закупки.
Проверяйте запросы на оплату закупки по заявителю, ответственному, статусу и следующему действию в одном списке с поиском.
Запрос на оплату закупки.
Фиксируйте платежные данные, подтверждения получения и статус согласования, чтобы каждый запрос был готов к проверке, маршрутизации и последующим действиям.
Очередь статусов заявителей.
Проверяйте входящие запросы на оплату закупки по ответственному, статусу и следующему действию в общей очереди.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель отправляет запросы на оплату закупки с данными, которые нужны ответственным для проверки или дальнейших действий.
Назначенный ответственный проверяет заявку, при необходимости запрашивает обновления и переводит ее в нужный статус.
Очереди, напоминания и комментарии помогают заявителям и проверяющим видеть, что еще на рассмотрении, что уже согласовано, а что заблокировано.
Завершенные запросы остаются доступными для поиска для отчетности, аудита и будущих последующих действий.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон запроса на оплату закупки?
В шаблон входят записи запросов, такие как «Запрос на оплату закупки» и «Журнал последующих действий заявителя», представления очередей, такие как «Список запросов на оплату закупки», «Очередь открытых запросов» и «Очередь статусов заявителей», а также автоматизации, такие как «Уведомление ответственному» и «Уведомление об обновлении для заявителя», чтобы финансовая команда могла подтвердить наличие счета, передачу на согласование и готовность к оплате до перечисления средств.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете адаптировать поля приема заявки, правила маршрутизации, названия статусов и обновления для заявителя с учетом подтверждающих счетов, передачи на согласование и статуса выплаты.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Заявители и ответственные могут обновлять подтверждающие счета, передачу на согласование и статус выплаты с мобильного устройства, чтобы запрос продолжал двигаться, даже если сотрудники не за компьютером.
Могут ли заявители и ответственные видеть обновления статуса в одном месте?
Да. Заявители и ответственные могут видеть подтверждающие счета, передачу на согласование и статус выплаты, поэтому проще понять, что готово к проверке, а где еще нужны последующие действия.
Для кого этот шаблон подходит лучше всего?
Он полезен для команд закупок, финансов и согласующих, которым нужно подготавливать выплаты поставщикам после оформления закупок, подтверждения получения и прохождения согласования.
Может ли ИИ помочь адаптировать этот шаблон?
Да. ИИ может помочь настроить поля, представления, автоматизации и этапы рабочего процесса под то, как вы подготавливаете выплаты поставщикам после оформления закупок, подтверждения получения и прохождения согласования.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.