문서와 문서 주변의 업무를 함께 관리
모든 업무 문서에 검색 가능한 레코드, 명확한 담당자, 현재 상태, 검토 이력, 다음 조치를 부여합니다. 폴더와 이메일에서 과정을 다시 맞출 필요가 없습니다.
Jodoo에서 문서를 양식, 담당자, 검토, 예외, 대시보드와 연결하세요. 보존, 기록 거버넌스, e-discovery, 대량 캡처가 핵심이면 전문 저장소를 유지하세요.
최대 5명까지 이용할 수 있는 Jodoo 무료 요금제로 시작하세요. 신용카드는 필요하지 않습니다.
- 검색 가능한 메타데이터와 연결 파일
- 검토, 반려, 승인, 배포 상태
- 각 신호의 원문서를 열 수 있는 대기열과 대시보드
핵심 문제가 파일, 맥락, 검토 과정 중 어디에 있는지 판단
‘문서 관리’는 여러 일을 의미합니다. 팀이 가장 먼저 개선해야 할 일부터 시작하세요.
- 검색과 협업
파일 작업 공간
편집, 공유, 검색, 파일 접근이 핵심 문제라면 클라우드 스토리지나 콘텐츠 플랫폼을 선택하세요.
- 통제와 보존
거버넌스가 적용된 저장소
보존, legal hold, 변경 불가 저장소, 인증 캡처, 공식 기록 통제가 구매를 좌우하면 전문 문서·기록 시스템을 사용하세요.
- 라우팅과 의사결정
문서 운영
접수, 메타데이터, 소유권, 검토, 예외, 승인, 배포, 확인, 관리 가시성이 부족하다면 Jodoo를 사용하세요.
접수부터 후속 조치 완료까지 한 문서를 추적
레코드는 파일 위치뿐 아니라 다음에 누가 왜 행동하는지를 보여줘야 합니다.
- 01
맥락 기록
문서를 분류하고 파일을 연결하며 담당자와 관련 업무 대상을 기록합니다.
- 02
준비 상태 확인
검토 전에 누락 메타데이터, 잘못된 버전, 중복 제출, 불완전한 증빙을 드러냅니다.
- 03
검토하고 결정
정확한 버전을 적합한 검토자에게 보내고 승인, 반려, 의견, 날짜, 대리 이력을 보존합니다.
- 04
배포하고 후속 조치
승인 결과를 게시하거나 전달하고 필요한 경우 수령을 확인하며 다음 검토를 예약합니다.
검색·결정·행동에 필요한 필드를 유지
하나의 업무 레코드가 담당자 대기열, 검토 화면, 배포 목록, 관리 대시보드에 같은 정보를 제공합니다.
식별 정보
자동 생성 ID, 제목, 유형, 관련 고객·자산·직원·프로젝트·정책
올바른 문서와 맥락인가?
버전
현재 버전, 이전 버전, 변경 요약, 적용일, 대체 대상
무엇이 최신이고 무엇을 대체하는가?
업무
담당자, 검토자, 승인자, 상태, 기한, 반려 사유, 다음 조치
다음에 누가 무엇을 해야 하는가?
배포
대상, 채널, 확인, 교육, 다음 검토
승인된 결과가 필요한 사람에게 도달했는가?
또 하나의 분리된 추적 도구 없이 과정 변경
교육받은 업무 관리자가 문서 유형과 책임 변화에 맞춰 앱을 수정할 수 있습니다.
필드를 한 번만 추가
분류, 민감도, 증빙, 검토 필드를 레코드에 추가하고 관련 역할 화면에만 표시합니다.
검토 규칙을 눈에 보이게 변경
검토 단계, 결정, 반려 사유, 기한 규칙, 예외 담당자를 추가하고 같은 수명 주기 레코드로 테스트합니다.
같은 레코드 재사용
담당자 대기열, 검토 목록, 배포 화면, 대시보드 지표가 복사된 스프레드시트가 아니라 같은 원본에서 갱신됩니다.
선택 전에 각 시스템이 처리할 일을 확인
가장 좋은 답은 팀이 개선하려는 문서 업무에 따라 달라집니다.
문서 관리 소프트웨어는 무엇을 하나요?
문서를 접수, 정리, 검색, 접근, 라우팅, 검토, 승인, 공유, 추적합니다. 제품마다 저장소 깊이, 워크플로 유연성, 거버넌스, 캡처, 협업, 기록 관리가 크게 다릅니다.
Jodoo에서 파일과 메타데이터를 함께 저장할 수 있나요?
Jodoo 양식은 첨부 파일과 구조화 메타데이터를 지원합니다. 파일 크기, 수량, 미리보기, 편집, 보존, 검색, 연동을 확인하고 이것이 핵심이면 전문 파일 또는 기록 플랫폼을 유지하세요.
SharePoint, Google Drive, Box, Dropbox를 교체해야 하나요?
반드시 그렇지는 않습니다. 해당 시스템을 승인된 파일 작업 공간으로 두고 Jodoo가 파일 주변의 접수, 결정, 예외, 할당, 확인, 대시보드를 관리할 수 있습니다.,
문서 관리 시스템을 어떻게 시범 운영해야 하나요?
일반 문서, 불완전 제출, 반려된 개정, 기한이 지난 승인, 확인이 필요한 배포를 한 건씩 실행하세요. 모든 대시보드 신호에서 원 레코드와 증빙을 열 수 있어야 합니다.
실제 결정을 중심으로 첫 업무 경로 구축
검토나 배포가 어려운 실제 문서를 사용해 담당자 대기열, 반려 경로, 승인 증빙, 관리 상세 보기를 테스트합니다.