Создайте единый понятный канал для обращений за юридической помощью. Собирайте нужные сведения, возвращайте неполные запросы на уточнение и поручите назначенному юристу решать, что команда возьмет в работу.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Изучите пример на вымышленных данных. Войдите, чтобы просмотреть приложение или начать им пользоваться.
Длинная общая анкета отбивает желание обращаться с повседневными вопросами и при этом может упускать важные сведения. Оставьте короткий набор общих вопросов, а остальные показывайте в зависимости от выбранного типа запроса.
| Тип запроса | Какие сведения собрать | Что нужно решить при первичном разборе |
|---|---|---|
| Коммерческий договор | Контрагент, краткое описание коммерческих условий, ожидаемый результат и срок, важный для бизнеса | Достаточно ли понятен объем работы, чтобы поручить проверку юристу? |
| Вопрос по трудовым отношениям | Вопрос о порядке действий, существенные обстоятельства и необходимые разъяснения | Есть ли у юридической службы все необходимые сведения и не запрашиваются ли лишние персональные данные? |
| Проверка внутренней политики | Название и версия политики, затронутые подразделения и предлагаемое изменение | Есть ли проект для проверки и определен ли ответственный за решение по политике? |
| Другие консультации по вопросам бизнеса | Существенные факты, желаемый результат и срочность | Входит ли запрос в круг задач корпоративной юридической службы? |
Заявитель описывает желаемый результат и объясняет, почему важна указанная дата. Запрашивайте дополнительные материалы только при необходимости. Четко обозначьте круг задач юридической службы, чтобы сотрудники понимали, с какими вопросами обращаться к юристам, а с какими — в другие подразделения.
Назначенный юрист проверяет категорию запроса, исходные сведения, срок и ожидаемый результат. В примере запрос с отметкой о нехватке информации нельзя принять в работу. Юрист может вернуть его с конкретным пояснением, не начиная отдельную переписку по электронной почте.
Заявитель обновляет ту же запись во встроенном рабочем процессе и отправляет ее повторно. История предыдущих проверок сохраняется в запросе. Прежде чем принять запрос в работу или отклонить его, юрист видит уточненные сведения.
Укажите, кто займется запросом, и заведите дело, если характер работы этого требует. Для краткого разъяснения отдельное дело нужно не всегда. Явно фиксируйте передачу задачи, чтобы принятый запрос не оставался в очереди без ответственного.
Уточните, какое событие зависит от консультации, когда бизнес впервые узнал о нем и что произойдет при переносе даты. Эти сведения помогут определить приоритет. Приложение фиксирует срок, указанный бизнесом, но не рассчитывает сроки, установленные законом или судом.
При приеме собирайте только те сведения, которые нужны для оценки запроса и его направления ответственному. При необходимости передавайте чувствительные исходные материалы через одобренный канал с ограниченным доступом. Настройте права в установленном приложении до начала приема реальных запросов: в примере намеренно используются вымышленные данные.
Отклоните запрос, объясните причину и предложите подходящий следующий шаг. Например, запрос на личную юридическую консультацию не следует без объяснений принимать в очередь корпоративной юридической службы. Сохраните решение, чтобы заявителю было понятно, занимается ли кто-то его вопросом.
Если запрос касается договора, используйте форму запроса на работу с договором →
В Jodoo ответственный за организацию работы юридической службы может менять поля, список категорий, вопросы, которые появляются при определенных условиях, и встроенные этапы проверки по мере изменения работы службы. Для нового коммерческого процесса добавьте вопросы о конкретных фактах, нужных юристу, вместо того чтобы расширять форму для всех заявителей.
В примере заполнение запроса и его проверка разделены по ролям. На начальном этапе заявители из бизнес-подразделений не могут выбрать за юриста решение о принятии или отклонении запроса. Встроенные функции возврата и повторной отправки позволяют вносить уточнения в том же рабочем процессе, а в очереди приема вместе с запросами видны сведения о том, какой информации не хватает.
Закрепите правила работы и вне формы. Определите ответственного за прием запросов, регулярность первичного разбора, критерии срочности и порядок уточнения статуса заявителями. Программа делает передачу задачи видимой, но не может за вас устранить неясности во внутренних правилах работы службы.
Отделу продаж нужна проверка дистрибьюторского договора. Он указывает контрагента, краткое описание коммерческих условий, желаемый результат и нужную дату. Если описание коммерческих условий отсутствует, юрист возвращает запрос, затем принимает уточненную версию и назначает ответственного за юридическую работу.
Отделяйте запросы, требующие уточнений, от готовых к первичному разбору. Откройте запрос, проверьте указанный бизнесом срок и выясните, каких сведений не хватает, затем дайте заявителю понятный ответ или попросите внести уточнения. Когда команда заводит дело, у принятого запроса сохраняются ответственный и идентификатор.
Этот пример предназначен для подразделений компании, которые обращаются за помощью в корпоративную юридическую службу. Отбор потенциальных клиентов юридической фирмы, соглашения об оказании юридических услуг, проверка личности клиентов, учет клиентских средств и интеграции с системами управления юридической практикой — отдельные требования. Если это ваши основные задачи, рассмотрите специализированные решения.
Начните с общих полей: заявитель, подразделение, тип запроса, вопрос от бизнеса, желаемый результат, нужная дата и причина срочности. При необходимости добавьте файлы и сведения для конкретной категории. Цель — собрать достаточно информации для следующего решения, а не составить как можно более длинную анкету.
Jodoo поддерживает заполнение форм с мобильных устройств, и запрос из примера можно открыть на телефоне. Сделайте общие вопросы краткими и проверьте категории, работу с файлами и права доступа, которые будет использовать ваша команда. В мобильном представлении доступны те же категории запросов с соответствующими вопросами.
Нет. Принятие в работу означает, что юридическая служба займется запросом. Для согласования договора, утверждения коммерческих условий или другого бизнес-решения может потребоваться отдельный рабочий процесс с уполномоченными согласующими. Дайте этим решениям отдельные названия, чтобы статус приема запроса нельзя было принять за разрешение действовать.
Откройте пример, изучите записи и создайте свою копию, чтобы адаптировать ее под работу команды.
Посмотреть приложение для приема запросов