Bieten Sie den Fachbereichen eine zentrale Anlaufstelle für Rechtsanfragen. Erfassen Sie die nötigen Informationen, fordern Sie fehlende Angaben nach und lassen Sie eine benannte Person entscheiden, welche Anfragen die Rechtsabteilung übernimmt.
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Sehen Sie sich ein fiktives Beispiel an. Melden Sie sich an, um die App in der Vorschau anzusehen oder zu nutzen.
Ein langer Fragenkatalog erschwert alltägliche Anfragen und lässt dennoch wichtige Informationen offen. Beginnen Sie mit wenigen allgemeinen Fragen und blenden Sie dann die Fragen ein, die für den gewählten Anfragetyp erforderlich sind.
| Anfragetyp | Benötigte Informationen | Was bei der Erstprüfung zu klären ist |
|---|---|---|
| Geschäftlicher Vertrag | Vertragspartner, geschäftliche Eckpunkte, gewünschtes Ergebnis und vom Fachbereich benötigter Termin | Ist der Umfang klar genug, um die rechtliche Prüfung zuzuweisen? |
| Arbeitsrechtliche Frage | Frage zum Vorgehen, relevanter Sachverhalt und gewünschte Beratung | Liegen der Rechtsabteilung die nötigen Informationen vor, ohne unnötige personenbezogene Angaben zu erfassen? |
| Richtlinienprüfung | Titel und Versionsstand der Richtlinie, betroffene Teams und vorgeschlagene Änderung | Liegt ein Entwurf zur Prüfung vor, und ist klar, wer über die Richtlinie entscheidet? |
| Sonstige rechtliche Beratung für Fachbereiche | Relevanter Sachverhalt, gewünschtes Ergebnis und Dringlichkeit | Fällt die Anfrage in den Zuständigkeitsbereich der internen Rechtsabteilung? |
Die anfragende Person beschreibt das gewünschte Ergebnis und erklärt, warum der Termin wichtig ist. Fordern Sie Unterlagen nur an, wenn sie benötigt werden. Beschreiben Sie den Leistungsumfang klar, damit erkennbar ist, welche Anfragen an die Rechtsabteilung gehören und welche an andere Stellen.
Die für die Erstprüfung zuständige Person prüft Kategorie, Sachverhalt, Termin und gewünschtes Ergebnis. Im Beispiel kann eine Anfrage nicht angenommen werden, solange sie als ergänzungsbedürftig markiert ist. Die zuständige Person kann sie mit einer konkreten Begründung zurückgeben, statt einen zusätzlichen E-Mail-Verlauf zu beginnen.
Die anfragende Person aktualisiert denselben Datensatz im integrierten Workflow und reicht die Anfrage erneut ein. Der bisherige Prüfverlauf bleibt mit der Anfrage verknüpft. Die zuständige Person sieht die ergänzten Angaben, bevor sie die Anfrage zur Bearbeitung annimmt oder ablehnt.
Halten Sie fest, wer die Anfrage bearbeitet, und legen Sie bei Bedarf einen Rechtsvorgang an. Eine kurze Klärung erfordert nicht immer einen neuen Vorgang. Gestalten Sie die Übergabe eindeutig, damit eine angenommene Anfrage nicht ohne Zuständigkeit in der Warteschlange bleibt.
Fragen Sie, welches Ereignis von der Beratung abhängt, seit wann der Fachbereich davon weiß und welche Folgen eine Terminverschiebung hätte. Diese Angaben helfen bei der Priorisierung. Die App erfasst den vom Fachbereich genannten Termin; sie berechnet keine gesetzlichen oder gerichtlichen Fristen.
Beschränken Sie die Erfassung auf die Angaben, die zur Weiterleitung und Einschätzung der Anfrage erforderlich sind. Nutzen Sie für sensible Unterlagen gegebenenfalls einen dafür freigegebenen Kanal mit eingeschränktem Zugriff. Richten Sie die Berechtigungen der installierten App ein, bevor Sie echte Anfragen zulassen. Das Beispiel verwendet bewusst fiktive Daten.
Lehnen Sie die Anfrage mit einer hilfreichen Begründung ab und nennen Sie einen geeigneten nächsten Schritt. Eine Anfrage zur Beratung in einer privaten Angelegenheit sollte beispielsweise nicht stillschweigend in die interne Bearbeitung übernommen werden. Dokumentieren Sie die Entscheidung, damit die anfragende Person weiß, ob ihre Anfrage bearbeitet wird.
Für vertragsbezogene Fragen nutzen Sie zunächst das Formular für Vertragsanfragen →
Mit Jodoo kann die für die Organisation der Rechtsabteilung zuständige Person Felder, Auswahlmöglichkeiten für Kategorien, bedingte Fragen und integrierte Prüfschritte anpassen, wenn sich das Leistungsangebot weiterentwickelt. Ergänzen Sie für einen neuen Geschäftsprozess gezielt die Angaben, die für die Prüfung benötigt werden, statt das Formular für alle Anfragenden zu verlängern.
Im Beispiel sind Einreichung und Erstprüfung getrennt. Anfragende aus den Fachbereichen können im ersten Schritt nicht die Annahme oder Ablehnung auswählen, über die die prüfende Person entscheidet. Dank integrierter Rückgabe und erneuter Einreichung bleiben Korrekturen im selben Workflow. Die Anfrageübersicht zeigt Anfragen und fehlende Angaben zusammen an.
Klären Sie die Erwartungen an den Service auch außerhalb des Formulars. Legen Sie fest, wer für den Anfrageeingang zuständig ist, wie regelmäßig Anfragen gesichtet werden, was als dringend gilt und wie Anfragende nachfassen sollen. Die Software macht die Übergabe sichtbar; unklare interne Serviceregeln kann sie für Sie nicht klären.
Ein Vertriebsteam benötigt die Prüfung eines Vertrags mit einem Vertriebshändler. Es nennt den Vertragspartner, die geschäftlichen Eckpunkte, das gewünschte Ergebnis und den gewünschten Termin. Fehlen die geschäftlichen Eckpunkte, gibt die zuständige Person die Anfrage zur Ergänzung zurück. Anschließend nimmt sie die ergänzte Anfrage an und weist die rechtliche Bearbeitung zu.
Trennen Sie ergänzungsbedürftige Anfragen von solchen, die zur Erstprüfung bereit sind. Öffnen Sie die Anfrage, prüfen Sie den Termin des Fachbereichs und die fehlenden Angaben und geben Sie eine klare Antwort oder bitten Sie gezielt um Ergänzungen. Wird für eine angenommene Anfrage ein Rechtsvorgang angelegt, bleiben Zuständigkeit und Referenz erhalten.
Dieses Beispiel richtet sich an Fachbereiche, die Unterstützung von einer internen Rechtsabteilung anfragen. Die Prüfung potenzieller Mandanten, Mandatsvereinbarungen, Identitätsprüfungen, die buchhalterische Verwaltung von Fremdgeldern und Schnittstellen zur Kanzleisoftware stellen andere Anforderungen. Wenn diese Aufgaben im Vordergrund stehen, sollten Sie dafür spezialisierte Lösungen prüfen.
Beginnen Sie mit anfragender Person, Abteilung, Anfragetyp, Fragestellung, gewünschtem Ergebnis, gewünschtem Termin und Begründung der Dringlichkeit. Ergänzen Sie bei Bedarf Dateien und kategoriespezifische Angaben. Ziel sind ausreichende Informationen für die nächste Entscheidung, nicht ein möglichst langer Fragenkatalog.
Jodoo unterstützt die mobile Formulareingabe. Auch die Beispielanfrage lässt sich auf einem Smartphone öffnen. Halten Sie die allgemeinen Fragen kurz und testen Sie die Kategorien, den Umgang mit Dateien und die Berechtigungen, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird. Die mobile Ansicht zeigt dieselben Anfragekategorien mit den jeweils relevanten Fragen.
Nein. Die Annahme bedeutet, dass die Rechtsabteilung die Anfrage bearbeitet. Eine Vertragsfreigabe, eine kaufmännische Freigabe oder eine andere geschäftliche Entscheidung kann einen eigenen Workflow mit entsprechend berechtigten Personen erfordern. Benennen Sie diese Entscheidungen getrennt, damit der Anfragestatus nicht mit einer Erlaubnis zur Umsetzung verwechselt wird.
Öffnen Sie das Beispiel, sehen Sie sich die Datensätze an und erstellen Sie eine eigene Kopie, die Sie an die Anforderungen Ihres Teams anpassen können.
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