Tạo một đầu mối rõ ràng để các bộ phận gửi yêu cầu hỗ trợ pháp lý. Thu thập thông tin cần thiết, trả lại yêu cầu để bổ sung thông tin còn thiếu và giao cho một người đánh giá cụ thể quyết định yêu cầu nào đội ngũ sẽ tiếp nhận xử lý.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá ví dụ với dữ liệu giả định. Đăng nhập để xem trước hoặc sử dụng ứng dụng.
Một bảng câu hỏi dài dùng chung khiến các bộ phận ngại gửi yêu cầu thông thường mà vẫn bỏ sót thông tin quan trọng. Hãy giữ phần câu hỏi chung ngắn gọn, rồi hiển thị thêm các câu hỏi cần thiết theo loại yêu cầu đã chọn.
| Loại yêu cầu | Thông tin cần thu thập | Điều người đánh giá cần xác định |
|---|---|---|
| Thỏa thuận thương mại | Đối tác, tóm tắt nội dung thương mại, kết quả mong muốn và thời hạn cần đáp ứng cho hoạt động kinh doanh | Phạm vi đã đủ rõ để giao việc rà soát chưa? |
| Câu hỏi về lao động | Câu hỏi về quy trình, bối cảnh áp dụng và nội dung cần hướng dẫn | Pháp chế đã có đủ thông tin cần thiết mà không thu thập những chi tiết cá nhân không cần thiết chưa? |
| Rà soát chính sách | Tên chính sách, phiên bản sửa đổi, các bộ phận chịu ảnh hưởng và thay đổi được đề xuất | Đã có bản dự thảo để rà soát và xác định rõ người chịu trách nhiệm quyết định về chính sách chưa? |
| Tư vấn về các vấn đề kinh doanh khác | Thông tin liên quan, kết quả mong muốn và mức độ khẩn cấp | Yêu cầu có thuộc phạm vi hỗ trợ của pháp chế nội bộ không? |
Người yêu cầu nêu rõ kết quả mong muốn và lý do cần hoàn thành vào ngày đề xuất. Chỉ yêu cầu tài liệu bổ trợ khi cần thiết. Nêu rõ phạm vi hỗ trợ để mọi người biết yêu cầu nào cần gửi cho pháp chế và yêu cầu nào nên chuyển đến bộ phận khác.
Người được phân công rà soát kiểm tra loại yêu cầu, bối cảnh, thời hạn và kết quả mong muốn. Trong ví dụ này, yêu cầu được đánh dấu là cần bổ sung thông tin sẽ chưa thể được tiếp nhận xử lý. Người rà soát có thể trả lại yêu cầu kèm giải thích cụ thể, thay vì mở thêm một luồng trao đổi qua email.
Người yêu cầu cập nhật ngay trên bản ghi hiện có trong quy trình tích hợp sẵn rồi gửi lại. Lịch sử rà soát trước đó vẫn được lưu cùng yêu cầu. Người rà soát xem thông tin đã chỉnh sửa trước khi quyết định tiếp nhận hoặc từ chối xử lý.
Ghi nhận người sẽ xử lý yêu cầu và mở vụ việc nếu công việc cần được quản lý riêng. Một câu hỏi chỉ cần giải đáp ngắn gọn không phải lúc nào cũng cần mở vụ việc mới. Bàn giao rõ ràng để yêu cầu đã được tiếp nhận không nằm chờ mà chưa có người phụ trách.
Hỏi rõ sự kiện nào cần có ý kiến tư vấn, bộ phận yêu cầu biết về sự kiện đó từ khi nào và việc thay đổi ngày sẽ ảnh hưởng ra sao. Những thông tin này giúp xác định mức độ ưu tiên. Ứng dụng ghi nhận thời hạn phục vụ công việc kinh doanh; không tính thời hạn theo luật hoặc thời hạn tố tụng tại tòa án.
Ở bước tiếp nhận, chỉ thu thập thông tin cần thiết để chuyển và đánh giá yêu cầu. Khi phù hợp, sử dụng kênh đã được phê duyệt và giới hạn quyền truy cập để trao đổi tài liệu gốc chứa thông tin nhạy cảm. Cấu hình quyền truy cập sau khi cài đặt ứng dụng và trước khi tiếp nhận yêu cầu thực tế; ví dụ này sử dụng tình huống giả định.
Từ chối xử lý kèm lời giải thích rõ ràng và hướng dẫn bước tiếp theo phù hợp. Ví dụ, không nên mặc nhiên tiếp nhận yêu cầu tư vấn cá nhân vào danh sách công việc nội bộ của doanh nghiệp. Lưu lại quyết định để người yêu cầu biết rõ yêu cầu có đang được xử lý hay không.
Với câu hỏi về một hợp đồng cụ thể, hãy bắt đầu từ biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu về hợp đồng →
Với Jodoo, người phụ trách vận hành pháp chế có thể điều chỉnh các trường dữ liệu, lựa chọn loại yêu cầu, câu hỏi theo điều kiện và các bước rà soát tích hợp sẵn khi nhu cầu hỗ trợ thay đổi. Khi có quy trình kinh doanh mới, hãy bổ sung những thông tin cụ thể mà người rà soát cần, thay vì yêu cầu mọi người điền biểu mẫu dài hơn.
Ví dụ này tách biệt trách nhiệm nhập thông tin và rà soát. Ở bước đầu tiên, người yêu cầu từ các bộ phận không thể chọn quyết định tiếp nhận hoặc từ chối thay cho người rà soát. Chức năng trả lại và gửi lại tích hợp sẵn giúp việc chỉnh sửa diễn ra trong cùng quy trình. Danh sách chờ tiếp nhận hiển thị từng yêu cầu cùng thông tin còn thiếu.
Ngoài biểu mẫu, cũng cần thống nhất cách bộ phận pháp chế hỗ trợ các đơn vị. Hãy xác định người phụ trách tiếp nhận, lịch phân loại và xác định ưu tiên, tiêu chí khẩn cấp và cách người yêu cầu hỏi về tiến độ. Phần mềm giúp mọi người theo dõi việc bàn giao, nhưng không thể thay bạn làm rõ chính sách hỗ trợ nội bộ.
Bộ phận kinh doanh cần rà soát hợp đồng phân phối và cung cấp thông tin đối tác, tóm tắt nội dung thương mại, kết quả mong muốn cùng ngày đề nghị hoàn thành. Người rà soát trả lại yêu cầu nếu thiếu phần tóm tắt nội dung thương mại, sau đó tiếp nhận bản đã bổ sung và phân công công việc pháp lý.
Tách riêng yêu cầu cần bổ sung thông tin với yêu cầu đã sẵn sàng để phân loại và xác định ưu tiên. Mở yêu cầu, xem thời hạn phục vụ công việc kinh doanh và thông tin còn thiếu, rồi trả lời rõ ràng hoặc đề nghị bổ sung. Khi đội ngũ mở vụ việc, công việc đã được tiếp nhận vẫn giữ thông tin người phụ trách và mã tham chiếu.
Ví dụ này dành cho các bộ phận trong doanh nghiệp gửi yêu cầu hỗ trợ đến pháp chế nội bộ. Đánh giá khách hàng tiềm năng của công ty luật, lập thư thỏa thuận cung cấp dịch vụ pháp lý, xác minh danh tính khách hàng, hạch toán tiền giữ hộ khách hàng và tích hợp với hệ thống quản lý hoạt động hành nghề là những nhu cầu khác. Hãy đánh giá các công cụ chuyên dụng nếu đó là công việc chính của bạn.
Bắt đầu với người yêu cầu, bộ phận, loại yêu cầu, câu hỏi cần pháp chế hỗ trợ, kết quả mong muốn, ngày đề nghị hoàn thành và lý do khẩn cấp. Bổ sung tệp tài liệu và thông tin riêng cho từng loại yêu cầu khi cần. Mục tiêu là có đủ thông tin để đưa ra quyết định tiếp theo, không phải tạo bảng câu hỏi càng dài càng tốt.
Jodoo hỗ trợ điền biểu mẫu trên thiết bị di động và cho phép mở yêu cầu trong ví dụ từ điện thoại. Giữ các câu hỏi chung ngắn gọn và kiểm tra các loại yêu cầu, cách xử lý tệp cùng quyền truy cập mà đội ngũ sẽ dùng trong thực tế. Giao diện di động hiển thị cùng các loại yêu cầu với những câu hỏi tương ứng.
Không. Tiếp nhận có nghĩa là pháp chế sẽ xử lý yêu cầu. Việc phê duyệt hợp đồng, chấp thuận về mặt thương mại hoặc đưa ra quyết định kinh doanh khác có thể cần quy trình riêng và người phê duyệt có thẩm quyền. Gọi tên rõ ràng từng quyết định để trạng thái tiếp nhận không bị hiểu nhầm là cho phép triển khai.
Mở ví dụ, khám phá các bản ghi và tạo bản sao riêng để điều chỉnh cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Khám phá ứng dụng tiếp nhận yêu cầu pháp lý