แบบฟอร์มรับข้อร้องเรียน

แบบฟอร์มข้อร้องเรียนของลูกค้าเพื่อการแก้ไขที่รวดเร็วขึ้น

ทำให้อธิบายเหตุการณ์ได้ง่าย พร้อมเก็บบริบทเกี่ยวกับลูกค้า ปัญหา ผลกระทบ ความยินยอม และการติดตามมากพอให้ทีมที่เหมาะสมตอบกลับ

แบบฟอร์มไม่ควรขอให้ลูกค้าวิเคราะห์กระบวนการของคุณ เก็บข้อเท็จจริงด้วยภาษาธรรมดาก่อน แล้วให้ทีมภายในเพิ่มความรุนแรง การส่งต่อ ผลการตรวจสอบ การตัดสินใจ และหลักฐานปิดเรื่อง

  • คำถามที่เป็นมิตรกับลูกค้าและรายละเอียดตามเงื่อนไข
  • สร้างหมายเลขข้อร้องเรียนและเวลารับเรื่องอัตโนมัติ
  • ส่งต่อไปยังคิวตอบรับและคัดแยกทันที
ถามเฉพาะสิ่งที่มีประโยชน์

แยกคำถามสำหรับลูกค้าออกจากฟิลด์ตรวจสอบภายใน

แบบฟอร์มสาธารณะที่สั้นและชัดเจนยังสร้างเคสภายในที่มีข้อมูลครบได้ เมื่อค่าเริ่มต้น การค้นหา ระบบอัตโนมัติ และระเบียนติดตามเพิ่มบริบทการดำเนินงาน

01

ใครและเรื่องอะไร

  • ชื่อ
  • องค์กร
  • รายละเอียดการติดต่อ
  • ผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  • คำสั่งซื้อหรือสัญญา

ระบุความสัมพันธ์โดยไม่บังคับให้ลูกค้าค้นหารหัสภายใน

02

เกิดอะไรขึ้น

  • วันที่
  • ช่องทางหรือสถานที่
  • คำอธิบายด้วยภาษาธรรมดา
  • บุคคลหรือสิ่งของที่ได้รับผลกระทบ

บันทึกข้อเท็จจริงที่สังเกตได้ก่อนจัดประเภทภายใน

03

ผลกระทบและความเร่งด่วน

  • ผลกระทบปัจจุบัน
  • ข้อกังวลด้านความปลอดภัย
  • ไม่สามารถใช้บริการได้
  • ความเร่งด่วนด้านเวลา

ส่งต่อข้อร้องเรียนเร่งด่วนอย่างรวดเร็วโดยไม่ขอให้ลูกค้ากำหนดความรุนแรง

04

การตอบกลับที่ต้องการ

  • ผลลัพธ์ที่ต้องการ
  • ช่องทางติดต่อที่ต้องการ
  • เวลาที่สะดวก
  • ไฟล์แนบ
  • ความยินยอมหรือประกาศความเป็นส่วนตัว

กำหนดความคาดหวังและทำให้การตอบครั้งแรกมีประโยชน์ยิ่งขึ้น

สิ่งที่เกิดขึ้นหลังส่ง

ออกแบบแบบฟอร์มตามการตอบสนองที่ควรเกิดขึ้น

เวิร์กโฟลว์ไม่ได้จบที่หน้ายืนยัน แต่ควรสร้างเคส มอบหมายผู้รับผิดชอบเริ่มต้น และแสดงคำมั่นว่าจะตอบรับ

  1. 01

    ยืนยันการรับเรื่อง

    แสดงหมายเลขข้อร้องเรียนที่สร้างขึ้นและอธิบายว่าลูกค้าจะได้รับการตอบกลับเมื่อใดและอย่างไร

    ข้อมูลที่ส่งต้องส่งต่อด้านความปลอดภัยหรือบริการอย่างเร่งด่วนหรือไม่
  2. 02

    คัดแยกให้เสร็จ

    ผู้ตรวจสอบภายในเพิ่มประเภท ความรุนแรง ทีมรับผิดชอบ SLA และคำขอหลักฐานที่ขาด

    ใครรับผิดชอบเคสและต้องตรวจสอบอะไรบ้าง
  3. 03

    แจ้งข้อมูลให้ลูกค้าทราบอย่างต่อเนื่อง

    บันทึกการตอบรับ ความคืบหน้าการตรวจสอบ แนวทางแก้ไข การส่งมอบ และการตอบกลับของลูกค้าไว้ในเคสเดียวกัน

    ลูกค้าควรทราบอะไรตอนนี้ และต้องติดต่อครั้งถัดไปเมื่อใด
ลดการละทิ้งแบบฟอร์ม

ใช้คำถามตามเงื่อนไขแทนแบบฟอร์มยาวที่ใช้กับทุกกรณี

แสดงรายละเอียดเฉพาะเมื่อคำตอบทำให้การส่งต่อหรือการตรวจสอบเปลี่ยนไป

เมื่อลูกค้าเลือกถามต่อยังไม่ต้องบังคับ
ปัญหาผลิตภัณฑ์ผลิตภัณฑ์ รุ่น หมายเลขประจำเครื่องหรือล็อต วันที่ซื้อ ความขัดข้อง รูปภาพสาเหตุรากเหง้าหรือรหัสข้อผิดพลาดทางเทคนิค
ปัญหาการจัดส่งคำสั่งซื้อ วันที่รับปาก สินค้าที่ได้รับ หลักฐานสินค้าขาดหรือเสียหายความรับผิดชอบของผู้ขนส่งภายใน
ปัญหาการเรียกเก็บเงินข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงิน จำนวนเงินที่โต้แย้ง เหตุผล เอกสารประกอบการอนุมัติภายในหรือรหัสเครดิต
ผลลัพธ์ของบริการวันที่รับบริการ สถานที่ งานที่ดำเนินการ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ผลกระทบปัจจุบันการประเมินโดยช่างเทคนิคภายใน
ขอบเขตแบบฟอร์ม

ใช้ประตูรับเรื่องเดียว แล้วแยกไปยังเวิร์กโฟลว์ภายในที่ถูกต้อง

แบบฟอร์มสำหรับลูกค้าควรใช้ง่าย แม้กระบวนการหลังบ้านจะซับซ้อน

แบบฟอร์มข้อร้องเรียนสาธารณะ

ลูกค้าต้องมีวิธีแจ้งปัญหาที่ชัดเจน เข้าถึงง่าย และได้รับหมายเลขอ้างอิง

ก่อนเลือกหลีกเลี่ยงการแสดงฟิลด์ภายในเกี่ยวกับความรุนแรง การกล่าวโทษ การอนุมัติ หรือหน้าที่รายงาน

การรับเรื่องโดยเจ้าหน้าที่ช่วยกรอก

ทีมโทรศัพท์ ดูแลบัญชี หรือบริการภาคสนามส่งข้อมูลแทนลูกค้า

ก่อนเลือกบันทึกช่องทางเดิมและถ้อยคำที่ลูกค้าพูดจริง

แบบฟอร์มข้อร้องเรียนเฉพาะผลิตภัณฑ์

หมายเลขประจำเครื่อง ล็อต ความขัดข้อง การใช้งาน ความปลอดภัย หรือหลักฐานทำให้แนวทางตรวจสอบเปลี่ยนไป

ก่อนเลือกใช้โมเดลฟิลด์เชิงลึกของหน้าข้อร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์
คำถามเกี่ยวกับแบบฟอร์มข้อร้องเรียน

ทำให้การส่งข้อมูลชัดเจนโดยไม่สร้างภาระ

ฟิลด์สำคัญในแบบฟอร์มข้อร้องเรียนของลูกค้ามีอะไรบ้าง

ข้อมูลติดต่อ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ เหตุการณ์ เวลาที่เกิด ผลกระทบปัจจุบัน การตอบกลับที่ต้องการ ช่องทางติดต่อที่ต้องการ และไฟล์แนบที่มีประโยชน์ เป็นชุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริง

ควรให้ลูกค้าเลือกระดับความรุนแรงของข้อร้องเรียนหรือไม่

โดยทั่วไปไม่ควร ให้ถามถึงผลกระทบและความเร่งด่วนที่สังเกตได้ แล้วให้ผู้ตรวจสอบที่ผ่านการฝึกอบรมใช้กฎความรุนแรงภายใน

ลูกค้าควรเห็นอะไรหลังส่งข้อมูล

หมายเลขอ้างอิงข้อร้องเรียน สรุปสิ่งที่ส่ง ช่วงเวลาที่คาดว่าจะได้รับการตอบรับ ช่องทางติดต่อถัดไป และวิธีเพิ่มหลักฐานอย่างปลอดภัย

Jodoo ส่งต่อข้อร้องเรียนแต่ละประเภทต่างกันได้หรือไม่

ได้ ฟิลด์และเวิร์กโฟลว์ตามเงื่อนไขส่งข้อร้องเรียนด้านผลิตภัณฑ์ การจัดส่ง การเรียกเก็บเงิน และบริการไปยังผู้รับผิดชอบและเส้นทางตรวจสอบต่างกันได้

เผยแพร่ช่องทางร้องเรียนที่ชัดเจนขึ้น

ให้ลูกค้ามีช่องทางสื่อสารที่ชัดเจน และให้ทีมมีเคสที่ใช้งานได้

เริ่มจากแบบฟอร์ม Jodoo ที่ใช้งานจริง แล้วปรับคำถาม การส่งต่อ การยืนยัน สิทธิ์ และการติดตามให้ตรงกับคำมั่นด้านบริการ

ใช้แบบฟอร์มข้อร้องเรียน