Thu thập nội dung khiếu nại từ khách hàng hoặc đội ngũ hỗ trợ bằng biểu mẫu trực tuyến có cấu trúc.
Mẫu biểu mẫu khiếu nại khách hàng
Ghi nhận nội dung khiếu nại của khách hàng, bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, nguyên nhân gốc rễ, theo dõi tiếp của người phụ trách và trạng thái xử lý trong một mẫu Jodoo duy nhất có thể cập nhật theo thời gian thực.
Được xây dựng cho đội ngũ hỗ trợ, chất lượng, vận hành và quản lý khách hàng khi cần nhiều hơn một biểu mẫu khiếu nại dạng PDF hoặc bảng tính.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, danh mục, người phụ trách, hàng chờ theo dõi tiếp, bảng tổng quan và quy tắc thông báo cho quy trình xử lý khiếu nại của bạn. Xem trước quy trình của Biểu mẫu khiếu nại khách hàng, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các vấn đề phát sinh với khách hàng cần được tiếp nhận nhất quán, có bằng chứng, có trách nhiệm rõ ràng của người phụ trách và khả năng theo dõi tiến độ xử lý. Mẫu này biến mỗi lần gửi biểu mẫu khiếu nại thành một quy trình có thể theo dõi với bảng tổng quan và lịch sử theo dõi tiếp.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Ghi nhận danh mục vấn đề, mức độ nghiêm trọng, bằng chứng và phương án xử lý được yêu cầu trước khi rà soát.
Định tuyến từng biểu mẫu khiếu nại đã gửi vào hàng chờ của người phụ trách để theo dõi tiếp và hoàn tất.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận biểu mẫu khiếu nại khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng, tài khoản, sản phẩm, danh mục, mức độ nghiêm trọng, bằng chứng và phương án xử lý được yêu cầu trong một biểu mẫu trực tuyến có cấu trúc.
Rà soát khiếu nại và định tuyến người phụ trách
Định tuyến từng khiếu nại đã gửi đến người phụ trách xử lý cùng với các trường dữ liệu về trạng thái, hạn xử lý, nguyên nhân gốc rễ và quyết định.
Bảng tổng quan xử lý và hàng chờ theo dõi tiếp
Theo dõi các khiếu nại đang mở, cơ cấu theo danh mục, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách và hành động theo dõi tiếp từ các bảng tổng quan theo thời gian thực.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu khiếu nại khách hàng
- Nhật ký theo dõi tiếp khiếu nại
- Hàng chờ rà soát khiếu nại
- Bảng tổng quan xử lý khiếu nại
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo leo thang
- Hỗ trợ khách hàng
- Quản lý chất lượng
- Người phụ trách rà soát
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thay thế cách tiếp nhận khiếu nại bằng tính bằng biểu mẫu khiếu nại trực tiếp để nhóm hỗ trợ ghi nhận thông tin và bằng chứng nhất quán.
- Giúp mỗi nội dung gửi lên có thể rà soát với bản ghi có thể theo dõi người phụ trách, trạng thái, hạn xử lý và ghi chú xử lý.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu tiếp nhận khiếu nại khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng, sản phẩm, danh mục vấn đề, mức độ nghiêm trọng, bằng chứng và chi tiết phương án xử lý được yêu cầu.
Hàng chờ theo dõi tiếp khiếu nại
Theo dõi các nhiệm vụ làm rõ, rà soát, phê duyệt, hành động khắc phục và đóng khiếu nại trên các bản ghi khiếu nại.
Bảng tổng quan xử lý khiếu nại
Theo dõi trạng thái khiếu nại, danh mục vấn đề, cơ cấu mức độ nghiêm trọng, kết quả xử lý và khối lượng công việc của người phụ trách.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong đội ngũ hỗ trợ hoặc chất lượng gửi biểu mẫu khiếu nại khách hàng với thông tin về tài khoản, sản phẩm, danh mục, mức độ nghiêm trọng và bằng chứng.
Người phụ trách xử lý rà soát khiếu nại, xác nhận nguyên nhân gốc rễ và cập nhật trạng thái hoặc yêu cầu thêm thông tin.
Các hành động theo dõi tiếp ghi nhận trao đổi với khách hàng, hành động khắc phục, khoản bồi hoàn, thay thế hoặc công việc hoàn tất xử lý.
Bảng tổng quan giúp nhà quản lý luôn nắm được số lượng khiếu nại tồn đọng, mức độ nghiêm trọng, danh mục và khối lượng công việc của người phụ trách.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đây có phải chỉ là một biểu mẫu khiếu nại khách hàng tĩnh không?
Không. Mẫu này bao gồm biểu mẫu tiếp nhận đang hoạt động, bản ghi khiếu nại, hàng chờ theo dõi tiếp, theo dõi trạng thái và bảng tổng quan.
Chúng tôi có thể tùy chỉnh danh mục khiếu nại và mức độ nghiêm trọng không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu, danh mục, trạng thái, người phụ trách, thông báo và chế độ xem bảng tổng quan để phù hợp với quy trình của mình.
Ai nên sử dụng mẫu biểu mẫu khiếu nại này?
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, chất lượng, vận hành và quản lý khách hàng có thể sử dụng mẫu này để chuẩn hóa việc tiếp nhận khiếu nại và theo dõi tiếp quá trình xử lý.
Mẫu biểu mẫu khiếu nại khách hàng này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm tính năng tiếp nhận, chế độ xem rà soát và nhắc nhở để đội ngũ có thể thu thập và rà soát các khiếu nại khách hàng mà không bỏ sót chi tiết quan trọng.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
8 mẫu
Phần mềm quản lý khiếu nại khách hàng
Lập kế hoạch quy trình quản lý khiếu nại khách hàng cho tiếp nhận khiếu nại, phân loại, phân công người phụ trách, xác định nguyên nhân gốc rễ, xử lý, hoàn tiền và theo dõi tiếp.
Mẫu theo dõi khiếu nại khách hàng / Biểu mẫu khiếu nại khách hàng / Biểu mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ8 mẫuPhần mềm quản lý trả hàng
Xây dựng quy trình quản lý trả hàng cho yêu cầu trả hàng, bản ghi RMA, khâu kiểm tra, phê duyệt hoàn tiền, yêu cầu bảo hành và theo dõi tiếp khách hàng.
Biểu mẫu yêu cầu RMA / Biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA) / Mẫu theo dõi yêu cầu hoàn tiền7 mẫuPhần mềm RMA
Lập kế hoạch quy trình phần mềm RMA cho phê duyệt hoàn trả, tiếp nhận hàng, kiểm tra, xử lý, phê duyệt hoàn tiền và theo dõi bảo hành.
Biểu mẫu yêu cầu RMA / Biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA) / Mẫu theo dõi yêu cầu hoàn tiềnBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.