วางแผนฟิลด์สำหรับการส่งมอบทรัพย์สิน การรับทราบ การคืน การโอน และสภาพ ก่อนเปิดใช้เทมเพลตควบคุมทรัพย์สิน
เวิร์กโฟลว์การส่งมอบและคืนทรัพย์สินจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อสามารถเก็บความรับผิดชอบ หลักฐาน และสภาพของทรัพย์สินในแต่ละขั้นตอนการส่งมอบได้อย่างครบถ้วน คู่มือนี้ช่วยให้ทีมของคุณกำหนดได้ว่าควรเก็บข้อมูลอะไรบ้างเมื่อมีการมอบหมาย โอน คืน หรือปิดงานทรัพย์สิน
เริ่มจาก: ฟอร์มส่งมอบทรัพย์สินเช็กลิสต์การส่งมอบควรระบุความรับผิดชอบให้ชัดเจน เรคคอร์ดควรแสดงผู้รับมอบหมาย ทรัพย์สิน สภาพ อุปกรณ์เสริม การรับทราบนโยบาย และแนวทางการคืนที่คาดไว้
ผู้รับมอบหมายควรยืนยันว่าได้รับอะไรบ้างและอยู่ในสภาพใด ซึ่งจะช่วยให้การติดตามเรื่องการคืน การโอน หรือความเสียหายในภายหลังจัดการได้ง่ายขึ้น
การโอนคือการเปลี่ยนเจ้าของงานหรือสถานที่ในขณะที่ทรัพย์สินยังคงใช้งานอยู่ ส่วนการคืนคือการสิ้นสุดการมอบหมายหรือส่งทรัพย์สินกลับไปยังคลัง การซ่อม หรือการจำหน่าย
เรคคอร์ดการคืนควรแสดงว่าทรัพย์สินพร้อมนำกลับมาใช้ใหม่หรือไม่ มีอุปกรณ์เสริมหาย เสียหาย ถูกโอน หรือปลดระวางหรือไม่ เพื่อป้องกันไม่ให้ทรัพย์สินที่คืนแล้วตกหล่นจากการติดตาม
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อเชื่อมโยงเรคคอร์ดการมอบหมาย การรับทราบ การโอน การคืน และการปิดงานเข้าด้วยกัน
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์การส่งมอบ จากนั้นเชื่อมกระบวนการเข้ากับเทมเพลตการคืนทรัพย์สิน การโอน การติดแท็ก การจำหน่าย คำขอแล็ปท็อป และการเบิกอุปกรณ์
เริ่มที่นี่เมื่อทรัพย์สินต้องมีเรคคอร์ดการส่งมอบแบบมีโครงสร้าง พร้อมรายละเอียดผู้รับมอบหมาย สภาพทรัพย์สิน การรับทราบ อุปกรณ์เสริม และเงื่อนไขการคืน
ฟอร์มส่งมอบทรัพย์สินบันทึกการส่งมอบทรัพย์สินด้วยรายละเอียดรายการ สภาพ การโอนเจ้าของ อุปกรณ์เสริม รูปภาพ ลายเซ็น และสถานะการติดตามงาน
ฟอร์มคืนทรัพย์สินรวบรวมทรัพย์สินที่ส่งคืนพร้อมการตรวจสอบสภาพ รายการอุปกรณ์เสริม ภาพถ่าย การลงนามยืนยันจากเจ้าของทรัพย์สิน และสถานะการติดตามงาน ก่อนนำอุปกรณ์ไปมอบหมายใช้งานใหม่
ฟอร์มโอนย้ายทรัพย์สินรวบรวมรายละเอียดการโอนย้ายทรัพย์สิน ไฟล์ประกอบ และบันทึกการตรวจสอบไว้ในฟอร์มเดียวที่มีโครงสร้างชัดเจน
ระบบติดแท็กสินทรัพย์จัดการการกำหนดแท็กสินทรัพย์ ป้ายบาร์โค้ด ตำแหน่ง เจ้าของ และสถานะการตรวจสอบได้จากพื้นที่ทำงานระบบติดแท็กสินทรัพย์ที่ค้นหาได้ในที่เดียว
ฟอร์มจำหน่ายสินทรัพย์จัดทำเอกสารคำขอจำหน่ายสินทรัพย์ พร้อมเหตุผลการปลดระวาง สถานะการอนุมัติ วิธีการจำหน่าย มูลค่าคงเหลือ และหลักฐาน ก่อนที่สินทรัพย์จะออกจากสินค้าคงคลัง
คำขอแล็ปท็อปรวบรวมคำขอแล็ปท็อปพร้อมบทบาทของพนักงาน ความต้องการอุปกรณ์ สถานะการอนุมัติ เจ้าของงานจัดเตรียมอุปกรณ์ และบันทึกการส่งต่องาน ก่อนที่ทีม IT จะดำเนินการจัดเตรียมอุปกรณ์ควรมีผู้รับมอบหมาย รหัสทรัพย์สิน หมายเลขซีเรียล อุปกรณ์เสริม สภาพ วันที่ส่งมอบ การรับทราบ การยอมรับนโยบาย กำหนดคืน และฟิลด์สำหรับการปิดงาน
การโอนคือการย้ายทรัพย์สินไปยังเจ้าของงานคนอื่นหรือสถานที่อื่นในขณะที่ทรัพย์สินยังคงใช้งานอยู่ ส่วนการคืนคือการสิ้นสุดการมอบหมายและส่งทรัพย์สินกลับไปเพื่อจัดเก็บ ซ่อม นำกลับไปใช้งานต่อ หรือจำหน่าย
ให้ใช้การจำหน่ายเมื่อทรัพย์สินล้าสมัย เสียหายเกินกว่าจะซ่อมอย่างคุ้มค่า ถูกปลดระวางตามนโยบาย หรือไม่ปลอดภัยหรือไม่คุ้มค่าที่จะใช้งานต่อ
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับฟิลด์ผู้รับมอบหมาย ขั้นตอนการรับทราบ การตรวจสอบสภาพ เรคคอร์ดการโอน และกฎการคืนให้เหมาะกับกระบวนการทรัพย์สินของคุณ
