Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho bàn giao, xác nhận, hoàn trả, chuyển giao và tình trạng trước khi mở mẫu kiểm soát tài sản.
Quy trình bàn giao và hoàn trả tài sản hiệu quả nhất khi lưu giữ rõ trách nhiệm, bằng chứng và tình trạng ở từng lần bàn giao. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định những thông tin cần thu thập khi tài sản được phân công, chuyển giao, hoàn trả hoặc kết thúc.
Bắt đầu từ: Biểu mẫu bàn giao tài sảnDanh sách kiểm tra bàn giao cần thể hiện rõ trách nhiệm. Bản ghi nên cho thấy người được giao, tài sản, tình trạng, phụ kiện, xác nhận chính sách và hướng hoàn trả dự kiến.
Người được giao nên xác nhận những gì đã nhận và tình trạng khi nhận. Điều này giúp xử lý dễ hơn các vấn đề phát sinh sau này liên quan đến hoàn trả, chuyển giao hoặc hư hỏng.
Chuyển giao là thay đổi người phụ trách hoặc địa điểm trong khi tài sản vẫn đang hoạt động. Hoàn trả là kết thúc việc phân công hoặc đưa tài sản về kho, sửa chữa hoặc thanh lý.
Bản ghi hoàn trả nên thể hiện liệu tài sản đã sẵn sàng để tái sử dụng, thiếu phụ kiện, bị hư hỏng, được chuyển giao hay đã ngừng sử dụng. Điều này giúp tài sản đã hoàn trả không bị thất lạc trong quá trình quản lý.
Dùng các trường dữ liệu này để kết nối bản ghi phân công, xác nhận, chuyển giao, hoàn trả và kết thúc.
Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu bàn giao, sau đó kết nối quy trình với các mẫu hoàn trả tài sản, chuyển giao, gắn thẻ, thanh lý, yêu cầu laptop và cấp phát thiết bị.
Bắt đầu tại đây khi tài sản cần một bản ghi bàn giao có cấu trúc với thông tin người được giao, tình trạng hạng mục, xác nhận, phụ kiện và yêu cầu hoàn trả.
Biểu mẫu bàn giao tài sảnGhi nhận việc bàn giao tài sản với thông tin tài sản, tình trạng, chuyển người phụ trách, phụ kiện, ảnh, chữ ký và trạng thái theo dõi tiếp.
Biểu mẫu hoàn trả tài sảnThu thập tài sản được hoàn trả với kiểm tra tình trạng, danh sách phụ kiện, ảnh, xác nhận ký nhận của người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp trước khi thiết bị được phân bổ lại.
Biểu mẫu bàn giao tài sảnThu thập thông tin bàn giao tài sản, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.
Hệ thống gắn thẻ tài sảnQuản lý việc gán thẻ tài sản, nhãn mã vạch, vị trí, người phụ trách và trạng thái kiểm kê trong một không gian làm việc gắn thẻ tài sản có thể tìm kiếm.
Biểu mẫu thanh lý tài sảnGhi nhận yêu cầu thanh lý tài sản với lý do ngừng sử dụng, trạng thái phê duyệt, phương thức thanh lý, giá trị còn lại và bằng chứng trước khi tài sản được loại khỏi danh mục tài sản.
Yêu cầu cấp laptopThu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.Nên bao gồm người được giao, mã tài sản, số sê-ri, phụ kiện, tình trạng, ngày bàn giao, xác nhận, đồng ý chính sách, thời điểm hoàn trả dự kiến và các trường dữ liệu kết thúc.
Chuyển giao là chuyển tài sản sang người phụ trách khác hoặc địa điểm khác trong khi tài sản vẫn đang được sử dụng. Hoàn trả là kết thúc việc phân công và đưa tài sản về để lưu kho, sửa chữa, tái phân bổ hoặc thanh lý.
Nên thanh lý khi tài sản đã lỗi thời, hư hỏng vượt quá khả năng sửa chữa thực tế, bị ngừng sử dụng theo chính sách hoặc không còn an toàn hay hiệu quả kinh tế để tiếp tục vận hành.
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu người được giao, bước xác nhận, kiểm tra tình trạng, bản ghi chuyển giao và quy định hoàn trả theo quy trình tài sản của bạn.
