กรณีพนักงานออก
บุคคล บทบาท ผู้จัดการ เวลาทำงานสุดท้าย ความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบ HR และขั้นตอนถัดไปยังมองเห็นได้ในภาพรวม
ซอฟต์แวร์ Offboarding พนักงาน
ปิดทุกกรณีพนักงานออกด้วยการส่งมอบที่ตรวจสอบได้
เปลี่ยนการออกจากงานที่ยืนยันแล้วเป็นแผนปิดงานตามเวลา ระบุผู้รับผิดชอบจาก HR ผู้จัดการ IT อาคารสถานที่ และการเงิน พร้อมตรวจหลักฐานก่อนปิดกรณี
ตัวอย่างนี้ประสานทั้งงานบุคคลและงานปฏิบัติการ ระบบบริหารตัวตนควรเป็นผู้ดำเนินการยกเลิกสิทธิ์อย่างเป็นทางการ ส่วนระบบเงินเดือนและ HR ยังคงเก็บข้อมูลเฉพาะทาง
เริ่มด้วยแผนฟรีของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าคน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- ควบคุมตามเวลาที่มีผลจริง ไม่ใช่เช็กลิสต์ที่ไม่มีวันเวลา
- การยอมรับการส่งมอบความรู้และการโอนความรับผิดชอบ
- หลักฐานการจัดการสิทธิ์และทรัพย์สินก่อนปิดงานขั้นสุดท้าย
ตัวอย่างการทำงานที่มีข้อมูลพร้อมสถานะปกติ รอดำเนินการ เกินกำหนด ถูกบล็อก ถูกส่งกลับ และยืนยันแล้วปรับให้เข้ากับงานหลังติดตั้งเปลี่ยนฟิลด์ กฎ บทบาท และแดชบอร์ดโดยไม่ต้องสร้างแอปใหม่
แยกเหตุการณ์พนักงานออกจากงานที่ต้องทำให้ครบเพื่อปิดอย่างปลอดภัย
เวลาพ้นสภาพที่มีผลจริงเป็นตัวกำหนดระเบียนงานหลายชุด ซึ่งมีผู้รับผิดชอบและหลักฐานต่างกัน
ความรู้และความรับผิดชอบ
ผู้รับช่วงงานที่ระบุชื่อต้องยอมรับการตัดสินใจ ภาระผูกพัน ไฟล์ ความสัมพันธ์ และขั้นตอนปฏิบัติงานถัดไปอย่างชัดเจน
สิทธิ์เข้าถึงและอุปกรณ์
ทุกระบบ บัญชี อุปกรณ์ กุญแจ หรือบัตรต้องระบุการดำเนินการ เวลา ผู้รับผิดชอบ ข้อยกเว้น และหลักฐานยืนยัน
การตรวจทานก่อนปิดกระบวนการ
HR หรือผู้ตรวจทานที่รับผิดชอบตรวจข้อยกเว้นที่ยังไม่จบก่อนทำเครื่องหมายปิดกรณี
การออกจากงานแต่ละกรณีไม่ได้ใช้ลำดับเดียวกัน
วาง Workflow ตามระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ความเสี่ยง และเวลาที่มีผลจริงอย่างแม่นยำ
การออกจากงานที่วางแผนไว้
เริ่มถ่ายทอดความรู้และวางแผนคืนทรัพย์สินล่วงหน้า พร้อมกำหนดยกเลิกสิทธิ์ในช่วงเวลาทำงานสุดท้าย
การออกจากงานทันทีหรือมีความเสี่ยงสูง
ใช้เส้นทางที่จำกัดเฉพาะผู้มีอำนาจจาก HR กฎหมาย ความปลอดภัย และฝ่ายตัวตน อย่าเปิดเผยรายละเอียดอ่อนไหวในเช็กลิสต์ทั่วไป
พนักงานทางไกลหรือผู้รับเหมา
ยืนยันการจัดส่ง ผู้ดูแลทรัพย์สินในพื้นที่ บัญชีภายนอก การส่งมอบลูกค้า และระเบียนผู้ปฏิบัติงานที่เป็นแหล่งข้อมูลหลัก
การย้ายตำแหน่งภายใน
ยกเลิกสิทธิ์และความรับผิดชอบเดิมพร้อมจัดเตรียมบทบาทใหม่ โดยไม่ปฏิบัติต่อผู้ย้ายงานเหมือนการเลิกจ้างทั้งหมด
แทนคำว่า “เสร็จแล้ว” ด้วยหลักฐานที่ผู้รับผิดชอบอีกคนตรวจสอบได้
ระเบียนควรตอบได้ว่าอะไรเปลี่ยน ใครยอมรับ และยังมีอะไรค้างอยู่
ความครอบคลุมของสิทธิ์เข้าถึง
สัดส่วนการดำเนินการที่ยืนยันแล้วเทียบกับแอปและบัญชีทั้งหมดที่ทราบ
Workflow พิสูจน์ความครอบคลุมไม่ได้ หากมองไม่เห็นแอปที่ใช้นอกการกำกับการกระทบยอดทรัพย์สิน
เทียบสิ่งของที่รับคืนและตรวจสภาพแล้วกับทรัพย์สินที่มอบหมาย พร้อมระบุข้อยกเว้นกรณีสูญหายหรืออยู่ระหว่างจัดส่ง
การยอมรับการส่งมอบความรู้
ผู้รับช่วงงานที่ระบุชื่อต้องยอมรับการส่งมอบ ไม่ใช่เพียงให้พนักงานที่กำลังออกอัปโหลดไฟล์
ข้อยกเว้นที่ยังคงค้าง
รายการค้างต้องระบุผลกระทบ ผู้รับผิดชอบการแก้ไข และกำหนดส่ง ณ จุดตัดสินใจปิดกระบวนการ
ประสานการปิดกระบวนการทั้งหมด ขณะที่ระบบเฉพาะทางดำเนินการควบคุมของตน
Jodoo เหมาะที่สุดเมื่อกระบวนการพนักงานออกแตกต่างกัน และหลายทีมต้องแสดงหลักฐานว่างานเสร็จจริง
ใช้ Jodoo สำหรับการประสานงานที่ออกแบบตามกระบวนการของคุณ
เชื่อมงานของ HR ผู้จัดการ IT อาคารสถานที่ และการเงิน พร้อมปรับช่องข้อมูล เส้นทาง การเตือน และมุมมองเมื่อรูปแบบการออกจากงานเปลี่ยน
ให้ระบบเฉพาะทางเป็นผู้รับผิดชอบการดำเนินการเฉพาะทาง
ใช้ IAM สำหรับยกเลิกสิทธิ์จริง ใช้ MDM ควบคุมอุปกรณ์ ใช้ HRIS/ระบบเงินเดือนเก็บข้อมูลพนักงานและการจ่าย และใช้ที่ปรึกษากฎหมายสำหรับข้อกำหนดเฉพาะเขตอำนาจ
คำถามเกี่ยวกับการออฟบอร์ดพนักงาน
ซอฟต์แวร์ Offboarding พนักงานควรติดตามอะไรบ้าง
ติดตามกรณีพนักงานออก เวลาที่มีผลจริง เส้นทางความเสี่ยง การส่งมอบความรู้และความรับผิดชอบ การจัดการสิทธิ์ การคืนทรัพย์สิน เอกสาร การส่งต่องานเงินเดือนหรือสวัสดิการ ข้อยกเว้น หลักฐาน และการตรวจขั้นสุดท้าย
เช็กลิสต์ Offboarding เพียงพอหรือไม่
เช็กลิสต์อาจพอสำหรับกรณีเล็กและความเสี่ยงต่ำ ซอฟต์แวร์จะมีประโยชน์เมื่อผู้รับผิดชอบต่างกัน วันเวลาสำคัญ มีข้อยกเว้นซ้ำ ต้องตรวจหลักฐาน หรือผู้บริหารต้องเห็นภาพรวม
Jodoo ยกเลิกสิทธิ์ผู้ใช้โดยอัตโนมัติได้หรือไม่
Jodoo ส่งต่องาน วางกำหนดเวลา และตรวจยืนยันงานยกเลิกสิทธิ์ รวมถึงเชื่อม API ได้เมื่อเหมาะสม แต่ผู้ให้บริการตัวตนหรือแพลตฟอร์มกำกับตัวตนควรยังเป็นระบบหลักสำหรับค้นหาและยกเลิกสิทธิ์
Jodoo ใช้แทนเครื่องมือบริหารตัวตนหรืออุปกรณ์หรือไม่
ไม่ ระบบเหล่านั้นควรดำเนินการและพิสูจน์การยกเลิกสิทธิ์หรือการจัดการอุปกรณ์อย่างเป็นทางการ ส่วน Jodoo ประสานเวลา ความรับผิดชอบ การแก้ข้อยกเว้น และหลักฐานปิดงานขั้นสุดท้าย
การออกจากงานแต่ละประเภทใช้การควบคุมต่างกันได้หรือไม่
ได้ ผู้ดูแลระบบธุรกิจสามารถกำหนดเส้นทางสำหรับกรณีปกติ วางแผนล่วงหน้า ทันที ทางไกล และกรณีที่อนุมัติอื่น ๆ โดยใช้สิทธิ์การมองเห็น ผู้รับผิดชอบ เวลา และกฎตรวจทานต่างกัน
ทดลองด้วยกระบวนการของคุณ
เปิดแอป Offboardingเปิดกรณีพนักงานออกที่มีงานส่งมอบถูกส่งกลับและงานด้านสิทธิ์ที่ยังรอดำเนินการ
ไล่ดูหลักฐานจากผลภาพรวมไปยังระเบียนงาน แล้วปรับกฎปิดกระบวนการให้ตรงกับความเสี่ยงและรูปแบบความรับผิดชอบของคุณ