ลูกค้าและโครงการบริการ
ชื่อจดทะเบียนหรือชื่อทางการค้า โครงการบริการ ผู้ติดต่อ ขอบเขต เจ้าของบริการ ความต้องการ และวันที่เริ่มต้น
เชื่อมต่อ: งานส่งต่อจากฝ่ายขายที่ได้รับการยอมรับและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดำเนินต่อเนื่องการเตรียมความพร้อมลูกค้าสำหรับบริการวิชาชีพ
เปลี่ยนข้อตกลงเป็นพื้นที่ส่งมอบงานที่พร้อมใช้
รวบรวมขอบเขต ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เอกสาร สิทธิ์เข้าถึง ความต้องการ บริบทการเรียกเก็บเงิน และงานเร่งด่วนที่ทีมบริการจำเป็นต้องใช้ โดยไม่บังคับให้ลูกค้าเข้าไปใช้งานระบบโครงการภายใน
มุมมองแรกคือบอร์ดเตรียมงานของเจ้าของบริการ ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับเอกสาร สิทธิ์เข้าถึง การตัดสินใจ และงานของตน แทนการเข้าไปใช้งานพอร์ตโฟลิโอภายใน
- ยืนยันขอบเขตก่อนขอเอกสารหรือสิทธิ์เข้าถึง
- ให้รายการงานและกำหนดเวลาที่ชัดเจนแก่ลูกค้า
- เปลี่ยนช่องว่างในการเตรียมงานที่ยังไม่คลี่คลายให้เป็นการติดตามงานส่งมอบที่มีเจ้าของรับผิดชอบ
แยกบริบทลูกค้าที่ใช้ต่อเนื่องออกจากงานเตรียมความพร้อมครั้งเดียว
วิธีนี้ช่วยไม่ให้ข้อมูลบริการที่ใช้เป็นประจำถูกฝังอยู่ในรายการตรวจสอบสำหรับการประชุมเริ่มต้น
ข้อกำหนดในการเตรียมงาน
เอกสาร สิทธิ์เข้าถึง การตัดสินใจ การกำหนดค่า หรือการอนุมัติที่จำเป็น พร้อมเหตุผล ผู้ร้องขอ เจ้าของงาน กำหนดเวลา และสถานะการทบทวน
เชื่อมต่อ: การประชุมเริ่มต้นหรือหลักชัยด้านบริการที่ข้อกำหนดนี้ช่วยให้ดำเนินต่อได้ข้อยกเว้นด้านความพร้อม
สิ่งที่ยังขาด ผลกระทบต่อบริการ วิธีแก้ปัญหาชั่วคราว เจ้าของผู้รับผิดชอบ และวันที่คาดว่าจะกู้สถานการณ์ได้
เชื่อมต่อ: การตัดสินใจเริ่มบริการและการติดตามหลังการประชุมเริ่มต้นขอเฉพาะข้อมูลถัดไปที่นำไปใช้ได้ ไม่ใช่แผนภายในทั้งหมด
ประสบการณ์ที่ตรงประเด็นสำหรับลูกค้าช่วยให้งานเสร็จสมบูรณ์มากขึ้นและลดการติดต่อกลับไปกลับมา
ยืนยันผู้ติดต่อหลัก ผลลัพธ์ที่ต้องการ วันที่เริ่มต้น และช่องทางการสื่อสารที่ต้องการ
ทีมบริการทราบว่าใครมีอำนาจตัดสินใจและความสำเร็จมีความหมายอย่างไร
ทบทวนขอบเขตบริการที่ยอมรับแล้ว และแจ้งความไม่สอดคล้องก่อนดำเนินการเตรียมงานต่อ
ทีมจะไม่ตั้งค่าระบบบนสมมติฐานที่ยังไม่ได้รับการยอมรับ
อัปโหลดหรือยืนยันเฉพาะไฟล์ ข้อมูลรับรอง และสิทธิ์ที่จำเป็นสำหรับโครงการบริการ
ทุกคำขอมีวัตถุประสงค์ เจ้าของงาน กำหนดเวลา และผลการทบทวน
ยืนยันผู้เข้าร่วม ประเด็นที่ต้องตัดสินใจตามวาระ งานเร่งด่วน และช่องทางยกระดับปัญหา
ทั้งสองฝ่ายออกจากการหารือพร้อมขั้นตอนถัดไปที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน
บันทึกเงื่อนไขที่ยังคงเหลือและเจ้าของงานบริการที่รับช่วงดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้า
งานตั้งค่าที่ยังค้างอยู่ไม่ได้หายไปหลังการประชุมเริ่มโครงการ
ไม่ให้ลูกค้าต้องรับรู้ความซับซ้อนภายใน
ทีมภายในยังคงควบคุมรายละเอียดได้ ขณะที่ลูกค้าเห็นเส้นทางสั้น กระชับ และมีจุดมุ่งหมาย
คำขอเอกสาร
เก็บ
ระบุไฟล์ที่ต้องการ เหตุผล รูปแบบ กำหนดส่ง ช่องทางส่งที่ปลอดภัย และผลการตรวจสอบ
ควรหลีกเลี่ยง
โฟลเดอร์อัปโหลดทั่วไปที่ไม่มีผู้รับผิดชอบหรือสถานะ
คำขอสิทธิ์เข้าถึง
เก็บ
ระบุระบบ ระดับสิทธิ์ บุคคล เหตุผลทางธุรกิจ ผู้อนุมัติ และวันหมดอายุหรือวันที่ทบทวน
ควรหลีกเลี่ยง
เก็บรหัสผ่านไว้ในบันทึกหรือสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกัน
งานจากการประชุมเริ่มโครงการ
เก็บ
ระบุการตัดสินใจหรืองาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง งานที่ต้องพึ่งพา และหลักฐานการดำเนินงานเสร็จสิ้น
ควรหลีกเลี่ยง
บันทึกการประชุมที่ไม่มีใครนำไปแปลงเป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบ
ข้อยกเว้นด้านความพร้อม
เก็บ
ระบุผลกระทบ เงื่อนไขชั่วคราว แนวทางแก้ไข ผู้รับผิดชอบ และวันที่เป้าหมาย
ควรหลีกเลี่ยง
ระบุว่าลูกค้า “พร้อม” ทั้งที่ยังซ่อนช่องว่างสำคัญในการตั้งค่าไว้
กระบวนการรับลูกค้าใหม่ 5 ขั้นตอน
กระบวนการนี้สั้นกว่าการดำเนินโครงการที่ซับซ้อน แต่ยังคงควบคุมขอบเขตงานและความรับผิดชอบได้
- 01
รับงาน
ตรวจสอบขอบเขตงานที่ขายไว้ ผลลัพธ์ ผู้ติดต่อ สมมติฐาน วันที่ และรายการที่ไม่รวม
รับช่วงงานหรือส่งกลับพร้อมคำขอแก้ไขที่ชัดเจน - 02
รวบรวมข้อมูลจำเป็น
ขอข้อมูลลูกค้า เอกสาร สิทธิ์เข้าถึง ความต้องการ และการอนุมัติ โดยระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
แนบข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบเข้ากับระเบียนลูกค้า - 03
เตรียมเริ่มโครงการ
แก้ไขช่องว่างของขอบเขตงาน และกำหนดวาระ บทบาท การตัดสินใจ และงานแรก
เอกสารเตรียมประชุมและรายชื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ - 04
ยืนยันความพร้อมให้บริการ
ตรวจสอบผู้รับผิดชอบ สิทธิ์เข้าถึง ไฟล์ที่จำเป็น รอบการทำงาน และเงื่อนไขที่ยังค้าง
ตัดสินว่าพร้อม พร้อมแบบมีเงื่อนไข หรือยังไม่พร้อม - 05
ส่งต่อความรับผิดชอบ
มอบหมายเจ้าของงานบริการระยะต่อเนื่องและเก็บงานตั้งค่าที่ยังไม่เสร็จไว้
รับดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าและกำหนดวันทบทวนครั้งถัดไป
เชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงแต่ละจุดในกระบวนการกับผลลัพธ์ของลูกค้า
เป้าหมายไม่ใช่การมีแบบฟอร์มเพิ่มขึ้น แต่คือความพร้อมให้บริการที่ชัดเจนขึ้น
แรงเสียดทานในปัจจุบัน
ลูกค้าได้รับคำขอซ้ำจากหลายทีม
การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน
ระเบียนข้อกำหนดเพียงรายการเดียวแสดงสิ่งที่ต้องการ เหตุผล ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และผลการตรวจสอบ
ผล
การวัด: จำนวนคำขอที่ยังเปิดอยู่ต่อลูกค้าหนึ่งรายและรอบเวลาตรวจสอบเฉลี่ยคำขอซ้ำลดลงและความรับผิดชอบของลูกค้าชัดเจนขึ้น
แรงเสียดทานในปัจจุบัน
ทีมส่งมอบพบว่าขอบเขตงานไม่ตรงกันหลังการประชุมเริ่มโครงการ
การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน
ทีมดำเนินโครงการรับช่วงหรือส่งงานกลับก่อนเริ่มตั้งค่า
ผล
การวัด: จำนวนงานส่งต่อที่ถูกส่งกลับและการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่เกิดจากขอบเขตงานลดการทำงานซ้ำและลดการขอให้ลูกค้าแก้ไขในสถานการณ์ที่น่าอึดอัด
แรงเสียดทานในปัจจุบัน
งานจากการประชุมเริ่มโครงการหายไปในบันทึก
การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน
การตัดสินใจและงานกลายเป็นระเบียนที่มีผู้รับผิดชอบ พร้อมงานที่ต้องพึ่งพาและกำหนดเวลา
ผล
การวัด: งานที่เสร็จภายในวันให้บริการครั้งแรกเดินหน้าจากการประชุมสู่ความพร้อมส่งมอบได้เร็วขึ้น
ใช้ Jodoo เพื่อปรับการตั้งค่าบริการได้อย่างยืดหยุ่น—ไม่ใช่เพื่อทดแทนทุกระบบที่ลูกค้าใช้งาน
การรับลูกค้าใหม่สำหรับบริการวิชาชีพอาจต้องใช้เวิร์กโฟลว์การดำเนินงานที่ปรับแต่งได้ พอร์ทัลที่ดูเป็นมืออาชีพ เอกสารที่มีการกำกับดูแล หรือหลายระบบที่ทำงานร่วมกัน
การรับข้อมูลลูกค้าและความพร้อมให้บริการที่ปรับตามงาน
เลือก Jodoo เมื่อ
ออกแบบการรับรองขอบเขตงาน ข้อกำหนด คำขอสิทธิ์เข้าถึง งานจากการประชุมเริ่มโครงการ ข้อยกเว้น และการส่งต่อให้เจ้าของงานบริการให้เหมาะกับงานแต่ละประเภท
เลือกซอฟต์แวร์เฉพาะทางเมื่อ
เลือกแพลตฟอร์มรับลูกค้าใหม่แบบสำเร็จรูป เมื่อพอร์ทัลที่มีแบรนด์และประสบการณ์มาตรฐานของแพลตฟอร์มนั้นสอดคล้องกับรูปแบบบริการอยู่แล้ว
ไฟล์และลายเซ็นที่มีการกำกับดูแล
เลือก Jodoo เมื่อ
ขอไฟล์ ติดตามผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง ผลการตรวจสอบ และงานที่จะดำเนินต่อได้เมื่อได้รับไฟล์
เลือกซอฟต์แวร์เฉพาะทางเมื่อ
เก็บการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร การเก็บรักษา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การกำกับดูแลระเบียน และคลังข้อมูลที่ปลอดภัยไว้ในระบบเฉพาะทางที่เป็นเจ้าของข้อมูลเหล่านั้น
การยืนยันตัวตน การชำระเงิน หรือการรับลูกค้าใหม่ภายใต้ข้อกำกับ
เลือก Jodoo เมื่อ
ประสานงานและการตัดสินใจของบุคลากรรอบการตรวจสอบโดยระบบเฉพาะทางเมื่อจำเป็น
เลือกซอฟต์แวร์เฉพาะทางเมื่อ
ใช้บริการเฉพาะด้านสำหรับการยืนยันตัวตน KYC การชำระเงิน ภาษี หรือการรับลูกค้าใหม่ภายใต้ข้อกำกับ เพื่อทำธุรกรรมที่ใช้อ้างอิงอย่างเป็นทางการ
คำถามเกี่ยวกับการตั้งค่าและสิทธิ์เข้าถึงของลูกค้า
ซอฟต์แวร์รับลูกค้าใหม่ควรมีอะไรบ้าง
สำหรับบริการวิชาชีพ ควรครอบคลุมขอบเขตงานที่รับรองแล้ว ผู้ติดต่อ เอกสารและสิทธิ์เข้าถึงที่ขอ งานตั้งค่า การตัดสินใจในการประชุมเริ่มโครงการ ข้อยกเว้น ความพร้อมให้บริการ และผู้รับผิดชอบระยะต่อเนื่อง
การรับลูกค้าใหม่สำหรับงานบริการเหมือนกับการรับลูกค้าใหม่ทั่วไปหรือไม่
ทั้งสองอย่างมีส่วนทับซ้อนกัน “การรับลูกค้าใหม่สำหรับงานบริการ” มักหมายถึงความสัมพันธ์ด้านบริการวิชาชีพที่มีขอบเขตงาน เอกสาร สิทธิ์เข้าถึง และการตั้งค่าบริการ ส่วน “การรับลูกค้าใหม่ทั่วไป” มักครอบคลุมการดำเนินโครงการผลิตภัณฑ์ การเปิดใช้งานจริง และการได้รับคุณค่าครั้งแรก
ลูกค้าส่งเอกสารโดยไม่เห็นบันทึกภายในได้หรือไม่
ได้ ควรออกแบบหน้าส่งข้อมูลและดูสถานะที่ตรงจุดสำหรับลูกค้า และจำกัดข้อมูลภายในเกี่ยวกับความเสี่ยง การค้า และลูกค้ารายอื่นไว้ภายใต้สิทธิ์ที่เหมาะสม
มอบเส้นทางสู่ความพร้อมให้บริการที่สั้นและชัดเจนขึ้นแก่ลูกค้ารายถัดไป
เปิดพื้นที่ทำงานตัวอย่าง แทนที่ขอบเขตงานและข้อกำหนดตัวอย่างด้วยงานปัจจุบันหนึ่งงาน แล้วทดสอบประสบการณ์ทั้งจากมุมมองของลูกค้าและเจ้าของงานบริการ