Các đội dự án ghi nhận hồ sơ đệ trình, hạng mục thông số kỹ thuật, người phụ trách rà soát, hạn chót và số lần chỉnh sửa.
Mẫu nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng
Theo dõi hồ sơ đệ trình xây dựng trong một nhật ký có cấu trúc với hạn rà soát, trạng thái phê duyệt, lịch sử chỉnh sửa, các mục bị trả lại và rủi ro chậm rà soát.
Được xây dựng cho các điều phối viên cần hiển thị rõ lịch sử rà soát hồ sơ đệ trình trước khi các gói hồ sơ làm chậm mua sắm hoặc công việc tại hiện trường.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng này giúp các đội ngũ theo dõi từng bản ghi hồ sơ đệ trình, người rà soát, hạn chót, kết quả phê duyệt, lần chỉnh sửa, nhận xét bị trả lại và các hạng mục theo dõi tiếp còn mở trước khi việc rà soát làm chậm mua sắm hoặc công việc tại hiện trường.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Bộ phận kiểm soát tài liệu theo dõi nhận xét bị trả lại, hồ sơ tái đệ trình và các lượt rà soát quá hạn từ một hàng chờ duy nhất.
Quản lý rà soát các hồ sơ đệ trình đang mở, các mục tồn đọng lâu và lịch sử phê duyệt trước khi rủi ro tiến độ lan rộng.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình.
Ghi nhận gói hồ sơ, hạng mục thông số kỹ thuật, nhà cung cấp, người rà soát, hạn chót, trạng thái, số lần chỉnh sửa và các tệp đính kèm hỗ trợ.
Theo dõi bàn giao cho người rà soát.
Phân công người rà soát, ghi nhận nhận xét bị trả lại và giữ mọi quyết định rà soát gắn với bản ghi hồ sơ đệ trình.
Lịch sử chỉnh sửa và tái đệ trình.
Theo dõi các lần chỉnh sửa, ngày tái đệ trình, trạng thái phê duyệt và ghi chú hoàn tất mà không làm mất bản ghi trước đó.
Bảng tổng quan hồ sơ đệ trình.
Theo dõi các lượt rà soát quá hạn, các mục tồn đọng lâu, khối lượng công việc của người rà soát và các quyết định còn mở từ một chế độ xem dự án duy nhất.
Thành phần bao gồm
- Nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng
- Danh sách nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng
- Thông báo cho người phụ trách
- Người dùng tuyến đầu
- Giám sát viên
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ thông tin hồ sơ đệ trình, tệp đính kèm, nhận xét của người rà soát và lịch sử chỉnh sửa trong một nhật ký có thể tìm kiếm.
- Hiển thị các lượt rà soát quá hạn, nhận xét bị trả lại và hồ sơ tái đệ trình trước khi chúng trở thành rủi ro tiến độ.
- Giúp đội dự án bàn giao rõ ràng hơn giữa kiểm soát tài liệu, người rà soát, nhà cung cấp và quản lý.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình.
Rà soát hồ sơ đệ trình theo gói hồ sơ, người rà soát, hạn chót, trạng thái và lần chỉnh sửa từ một danh sách dùng chung.
Bản ghi rà soát hồ sơ đệ trình.
Mở từng bản ghi với tệp đính kèm, nhận xét, ghi chú chỉnh sửa, quyết định của người rà soát và lịch sử tái đệ trình.
Bảng tổng quan trạng thái rà soát.
Theo dõi các lượt rà soát quá hạn, các mục bị trả lại, hồ sơ tái đệ trình và tiến độ phê duyệt từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một điều phối viên ghi nhận hồ sơ đệ trình với chi tiết gói hồ sơ, các tệp bắt buộc, người rà soát, hạn chót và số lần chỉnh sửa.
Người rà soát thêm nhận xét, quyết định phê duyệt, trạng thái trả lại hoặc yêu cầu tái đệ trình trong cùng một bản ghi.
Hàng chờ và lời nhắc sẽ làm nổi bật các lượt rà soát quá hạn, tệp bị thiếu và hồ sơ tái đệ trình tồn đọng lâu trước khi việc kiểm soát dự án bị chậm trễ.
Các hồ sơ đệ trình đã đóng vẫn giữ lịch sử chỉnh sửa và bằng chứng phê duyệt để có thể tìm kiếm cho giai đoạn hoàn tất và kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm sổ đăng ký hồ sơ đệ trình, phân công người rà soát, hạn chót, theo dõi trạng thái, lịch sử chỉnh sửa, nhận xét bị trả lại, ghi chú tái đệ trình, bảng tổng quan và lời nhắc theo dõi tiếp.
Người rà soát và bộ phận kiểm soát tài liệu có thể tùy chỉnh quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh trường dữ liệu, giai đoạn rà soát, người phụ trách rà soát, quy tắc hạn chót, nhãn chỉnh sửa, chế độ xem và lời nhắc theo quy trình kiểm soát dự án của bạn.
Các đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ tại hiện trường và tại văn phòng có thể rà soát trạng thái, thêm nhận xét, cập nhật bản ghi và kiểm tra các mục quá hạn trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Mẫu này có thể theo dõi các lần chỉnh sửa và tái đệ trình không?
Có. Mỗi hồ sơ đệ trình có thể lưu số lần chỉnh sửa, nhận xét bị trả lại, ngày tái đệ trình, quyết định phê duyệt và ghi chú hoàn tất trong cùng một bản ghi.
Mẫu này phù hợp nhất cho ai?
Mẫu này hữu ích cho quản lý dự án, bộ phận kiểm soát tài liệu, điều phối viên xây dựng, nhà thầu và người rà soát cần một nhật ký hồ sơ đệ trình đang hoạt động.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp tùy chỉnh các trường dữ liệu hồ sơ đệ trình, giai đoạn rà soát, lời nhắc, bảng tổng quan và các bước bàn giao theo cách đội ngũ của bạn kiểm soát hồ sơ đệ trình.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
7 mẫu
Phần mềm quản lý hồ sơ trình duyệt xây dựng
Quản lý hồ sơ trình duyệt xây dựng với chi tiết gói hồ sơ, mục thông số kỹ thuật, nhà cung cấp, người rà soát, ngày đến hạn, lần trình lại và phê duyệt.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình / Nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng34 mẫuMẫu vận hành xây dựng
So sánh các mẫu xây dựng cho lệnh thay đổi, báo cáo hằng ngày, RFI, hồ sơ trình duyệt, danh sách tồn đọng, lập lịch hiện trường và quy trình tồn kho tại công trường.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Lập lịch đội thi công / Biểu mẫu phiếu thay đổiBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.