Cẩm nang

Cẩm nang quy trình RFI, Submittal và Change Order

Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu RFI, submittal và change order trong xây dựng, quyền phụ trách rà soát, bằng chứng, hạn xử lý và bàn giao hiện trường trước khi chọn mẫu.

RFI, submittal và change order là các bản ghi riêng biệt, nhưng chúng thường đi qua cùng một thực tế rà soát: một người gửi yêu cầu, một người rà soát, và quyết định sẽ ảnh hưởng đến công việc hiện trường. Cẩm nang này giúp đội ngũ xây dựng xác định các trường dữ liệu và bước bàn giao để công việc rà soát luôn minh bạch.

Rà soát trường dữ liệu cho quy trình xây dựngMở mẫu RFI

Bắt đầu từ: Mẫu biểu mẫu yêu cầu cung cấp thông tin trong xây dựng

Dùng đúng bản ghi cho từng câu hỏi rà soát

RFI, submittal và change order không nên gộp vào một biểu mẫu chung. Mỗi loại có mục đích khác nhau, nhưng nên dùng chung các trường dữ liệu rõ ràng về người rà soát và trạng thái.

Dùng các trường dữ liệu RFI cho câu hỏi từ hiện trường, tham chiếu bản vẽ, tác động và nhu cầu phản hồi.
Dùng các trường dữ liệu submittal cho hồ sơ, mục thông số kỹ thuật, người rà soát và trạng thái phê duyệt.
Dùng các trường dữ liệu change order cho phạm vi, chi phí, tác động đến tiến độ, phê duyệt và các điều khoản đã điều chỉnh.
Giữ thống nhất dự án, địa điểm, tài liệu liên quan và hạn xử lý trên cả ba loại.

Người phụ trách rà soát giúp tránh chậm trễ bị che khuất

Công việc rà soát trong xây dựng sẽ bị đình trệ khi quyền phụ trách không rõ ràng. Mỗi bản ghi cần thể hiện ai là người phải đưa ra quyết định tiếp theo và điều gì đang cản trở quyết định đó.

Người rà soát, vai trò người rà soát, ngày được giao, hạn xử lý và người phụ trách escalation.
Thông tin còn thiếu, lý do trả lại, yêu cầu làm rõ và trạng thái phản hồi.
Trạng thái quyết định như mở, đang rà soát, đã phê duyệt, bị từ chối, đã chỉnh sửa hoặc đã đóng.
Trạng thái quá hạn và tác động đến công việc hiện trường hoặc tiến độ.

Lịch sử quyết định cần luôn được đính kèm

Chỉ có câu trả lời cuối cùng là chưa đủ. Đội ngũ cần biết điều gì đã thay đổi, ai đã phê duyệt và liệu quyết định đó có ảnh hưởng đến chi phí, tiến độ, bản vẽ, vật tư hay công việc punch list hay không.

Câu hỏi, phản hồi, bản sửa đổi, ngày ra quyết định và ghi chú của người phê duyệt.
Tác động chi phí, tác động tiến độ, tác động hiện trường và tác động hợp đồng.
Liên kết đến báo cáo hằng ngày, bản vẽ, hồ sơ submittal hoặc bản ghi thay đổi.
Trạng thái thông báo cho đội ngũ tại công trường và các nhà thầu phụ bị ảnh hưởng.

Bàn giao quyết định trở lại hiện trường

Một bản ghi đã được rà soát cần làm thay đổi cách triển khai tại hiện trường. Quy trình cần cho thấy câu trả lời đã được truyền đạt, triển khai hay đã chuyển sang công việc thay đổi hoặc hoàn tất hồ sơ hay chưa.

Người phụ trách hiện trường, trạng thái triển khai, ngày hiệu lực và ghi chú trao đổi.
Có cần change order, đã tạo hạng mục punch list hay cần sửa submittal.
Bản vẽ cập nhật, thông số kỹ thuật, trạng thái vật tư hoặc ghi chú tiến độ.
Bằng chứng hoàn tất sau khi quyết định được áp dụng.

Quy trình rà soát

Bàn giao RFI, submittal và change order

Dùng các trường dữ liệu này để công việc rà soát xây dựng luôn minh bạch từ tiếp nhận đến triển khai tại hiện trường.

Bản ghiTrường dữ liệu cốt lõiTrường dữ liệu quyết địnhBàn giao hiện trường

RFICâu hỏi, bản vẽ, vị trí, tác động, hạn xử lý.Phản hồi, người rà soát, ngày ra quyết định.Câu trả lời đã được truyền đạt cho người phụ trách hiện trường.

SubmittalHồ sơ, mục thông số kỹ thuật, bản sửa đổi, người rà soát.Đã phê duyệt, bị từ chối, sửa lại và nộp lại.Hồ sơ đã phê duyệt được phát hành để thi công.

Change orderPhạm vi, chi phí, tiến độ, tác động hợp đồng.Trạng thái phê duyệt và các điều khoản đã điều chỉnh.Thay đổi đã được triển khai hoặc đang được theo dõi.

Liên kết báo cáo hằng ngàyNgày, ghi chú tại công trường, vướng mắc, công việc liên quan.Việc rà soát có đang cản trở tiến độ hay không.Tiến độ hoặc chậm trễ đã được cập nhật.

Liên kết punch listHạng mục mở, người phụ trách, hạn xử lý, bằng chứng.Hoàn tất hồ sơ được chấp nhận hay mở lại.Hoàn thành đã được xác minh.

Mẫu

Kết nối bản ghi rà soát với triển khai tại hiện trường

Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu rà soát, sau đó kết nối RFI, submittal, change order, báo cáo hằng ngày và theo dõi tiếp punch list.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Mẫu biểu mẫu yêu cầu cung cấp thông tin trong xây dựng

Bắt đầu tại đây khi các câu hỏi từ hiện trường cần phạm vi công việc, tham chiếu bản vẽ, người phụ trách rà soát, ngày phản hồi, lịch sử quyết định và tác động hiện trường trong cùng một quy trình.

Mẫu biểu mẫu yêu cầu cung cấp thông tin trong xây dựngThu thập chi tiết RFI trong xây dựng, chuyển từng yêu cầu đến đúng người phụ trách và luôn hiển thị trạng thái trong suốt quá trình theo dõi tiếp, trong một quy trình có cấu trúc.

Nhật ký theo dõi hồ sơ đệ trình xây dựngTheo dõi hồ sơ đệ trình xây dựng, bàn giao giữa người duyệt, hạn chót và lịch sử phiên bản trong một mẫu Jodoo có thể tùy chỉnh.

Biểu mẫu phiếu thay đổiThu thập chi tiết phiếu thay đổi, tệp đính kèm hỗ trợ và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.

Phần mềm kiểm soát thay đổiTheo dõi các yêu cầu kiểm soát thay đổi với đánh giá tác động, phê duyệt, tác vụ triển khai, bằng chứng xác thực và trạng thái hoàn tất.

Biểu mẫu báo cáo công việc hằng ngày công trườngThu thập chi tiết báo cáo công việc hằng ngày tại công trường, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc. Bắt đầu với tiến độ công trường hằng ngày, nhật ký nhân công và thiết bị, thông tin thời tiết và tài liệu về chậm trễ.

Biểu mẫu danh sách nghiệm thuGhi nhận các hạng mục danh sách nghiệm thu, phân công tổ đội chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ hoàn tất trong một mẫu Jodoo có thể tùy chỉnh.

Biểu mẫu Sơ tuyển Nhà thầu phụThu thập thông tin năng lực nhà thầu phụ, giấy phép, chứng nhận bảo hiểm, lịch sử an toàn, phạm vi hạng mục, ghi chú rủi ro và quyết định phê duyệt.

Phần mềm lập lịch công việc lợp máiLên lịch kiểm tra mái, báo giá, sửa chữa, phân công đội thi công, giai đoạn công việc, ghi chú thời tiết, vật tư và theo dõi tiếp khách hàng trong một không gian làm việc.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu rà soát xây dựng liên quan

Mẫu Vận hành Xây dựng Mẫu Dịch vụ Hiện trường & Bảo trì Mẫu Kho vận & Tồn kho

Quy trình liên kết

Xem quy trình vận hành hiện trường xây dựng

Bộ quy trình Vận hành Hiện trường Xây dựng

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình rà soát xây dựng

RFI, submittal và change order có nên nằm trong một quy trình không?

Chúng nên được giữ thành các bản ghi riêng biệt, nhưng có thể dùng chung các trường dữ liệu người rà soát, hạn xử lý, lịch sử quyết định và bàn giao dự án để đội ngũ nhìn thấy công việc liên quan.

Mỗi bản ghi rà soát xây dựng nên có những trường dữ liệu nào?

Hãy bao gồm dự án, địa điểm, người phụ trách, người rà soát, hạn xử lý, trạng thái, quyết định, tác động, tài liệu hỗ trợ và trạng thái triển khai tại hiện trường.

Khi nào một RFI trở thành change order?

Khi phản hồi ảnh hưởng đến phạm vi, chi phí, tiến độ, điều khoản hợp đồng hoặc công việc bắt buộc, nó nên kích hoạt một change order hoặc bản ghi kiểm soát thay đổi.

Bước tiếp theo

Mở mẫu RFI

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu câu hỏi, hàng đợi người rà soát, hạn xử lý và các bước bàn giao quyết định theo quy trình rà soát xây dựng của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá