Theo dõi trạng thái gói hồ sơ đệ trình, người phụ trách rà soát và hạn xử lý trong toàn bộ dự án.
Mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình
Quản lý các gói hồ sơ đệ trình với mục thông số kỹ thuật, thời gian xử lý của người rà soát, trạng thái phê duyệt, lịch sử chỉnh sửa và khả năng hiển thị các trường hợp quá hạn.
Được xây dựng cho điều phối viên xây dựng và đội ngũ dự án cần hiển thị trạng thái hồ sơ đệ trình giữa các người rà soát, hạng mục thi công và quyết định cho phép thi công tại hiện trường.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình này nhấn mạnh rõ góc nhìn sổ đăng ký: trạng thái gói hồ sơ, người phụ trách rà soát, kiểm soát phiên bản, các hạng mục bị trả lại và rủi ro rà soát quá hạn.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý các vòng chỉnh sửa, hạng mục bị trả lại, nộp lại và lịch sử phê duyệt.
Hiển thị rủi ro chậm rà soát trước khi quyết định về hồ sơ đệ trình làm chặn việc mua sắm hoặc thi công hiện trường.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Theo dõi gói hồ sơ và mục thông số kỹ thuật
Ghi nhận gói hồ sơ, mục, hạng mục thi công, nhà cung cấp, phiên bản chỉnh sửa, người rà soát, hạn xử lý và ngày nộp.
Lịch sử phê duyệt và chỉnh sửa
Theo dõi kết quả gói hồ sơ đã phê duyệt, bị từ chối, yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại, bị trả lại và đã đóng.
Bảng tổng quan thời gian xử lý của người rà soát
Làm nổi bật các lượt rà soát quá hạn, hồ sơ nộp lại đang mở, gói hồ sơ bị chặn và quyết định cho phép thi công tại hiện trường.
Thành phần bao gồm
- Mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình
- Nhật ký hành động và theo dõi tiếp
- Sổ đăng ký kiểm soát
- Hàng đợi mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình
- Bảng tổng quan mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình
- Hàng đợi sổ đăng ký hồ sơ đệ trình
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo leo thang
- Quản lý dự án
- Chỉ huy công trường
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Kết nối chi tiết mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và các hành động tiếp theo trong một quy trình.
- Làm nổi bật ngoại lệ, công việc quá hạn, bản ghi bị chặn và khoảng trống trong theo dõi tiếp trước khi chúng làm chậm đội ngũ.
- Cung cấp cho quản lý các bản ghi có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, bối cảnh kiểm toán và cải tiến quy trình.
- Giúp phần tiếp nhận tuyến đầu, các bước bàn giao khi rà soát và bằng chứng hoàn tất luôn hiển thị với đúng người.
- Sử dụng bảng tổng quan để xem khối lượng công việc, xu hướng danh mục, hàng đợi người phụ trách và tiến độ đóng.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình.
Ghi nhận chi tiết mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình cùng tệp hỗ trợ, phân công người phụ trách, trạng thái rà soát và yêu cầu theo dõi tiếp.
Hàng đợi theo dõi tiếp sổ đăng ký hồ sơ đệ trình.
Ưu tiên công việc đang mở theo người phụ trách, trạng thái, hạn xử lý, lý do ngoại lệ và hành động theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát sổ đăng ký hồ sơ đệ trình.
Theo dõi khối lượng công việc, cơ cấu trạng thái, các hạng mục quá hạn, xu hướng danh mục và tiến độ đóng từ bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong đội ngũ tạo bản ghi mẫu sổ đăng ký hồ sơ đệ trình với các chi tiết bắt buộc và tệp hỗ trợ.
Người phụ trách chịu trách nhiệm rà soát bản ghi, phân công các hành động tiếp theo và cập nhật trạng thái.
Hàng đợi hiển thị các hạng mục quá hạn, bị chặn, ưu tiên cao hoặc đang chờ phản hồi.
Bảng tổng quan tóm tắt khối lượng, cơ cấu trạng thái, danh mục, khối lượng công việc của người phụ trách và tiến độ đóng.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, rà soát kiểm toán và lập kế hoạch trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình được dùng để làm gì?
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình theo dõi các gói hồ sơ, mục thông số kỹ thuật, người rà soát chịu trách nhiệm, hạn xử lý, trạng thái phê duyệt, lịch sử chỉnh sửa và quyết định cho phép thi công tại hiện trường.
Mẫu này khác gì so với nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng?
Nhật ký hồ sơ đệ trình có thể theo dõi từng mục riêng lẻ. Sổ đăng ký nhấn mạnh trạng thái ở cấp độ gói hồ sơ, thời gian xử lý của người rà soát, các vòng chỉnh sửa và khả năng hiển thị các trường hợp quá hạn trong toàn dự án.
Sổ đăng ký này có thể kết nối với RFI và lệnh thay đổi không?
Có. Quyết định về hồ sơ đệ trình có thể phụ thuộc vào việc làm rõ từ RFI và có thể kích hoạt các bước theo dõi tiếp liên quan đến thay đổi, chậm trễ hoặc điều phối hiện trường.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
15 mẫu
Phần mềm kiểm soát dự án xây dựng
So sánh các quy trình kiểm soát dự án xây dựng cho RFI, hồ sơ đệ trình, lệnh thay đổi, vấn đề, chậm tiến độ, phiếu công việc, báo cáo trạng thái và hạng mục tồn.
Nhật ký RFI xây dựng / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình / Nhật ký lệnh thay đổi8 mẫuPhần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng
Lập kế hoạch quy trình kiểm soát tài liệu xây dựng cho RFI, hồ sơ trình duyệt, thay đổi, phiên bản sửa đổi, quyết định, bằng chứng và bản ghi dự án.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Nhật ký RFI xây dựng / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình7 mẫuPhần mềm RFI cho xây dựng
Theo dõi RFI trong xây dựng với câu hỏi, tham chiếu bản vẽ, người rà soát, ngày đến hạn, phản hồi, ghi chú tác động và trạng thái đóng.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Nhật ký RFI xây dựng / Biểu mẫu Yêu cầu Thông tin Xây dựng7 mẫuPhần mềm quản lý hồ sơ trình duyệt xây dựng
Quản lý hồ sơ trình duyệt xây dựng với chi tiết gói hồ sơ, mục thông số kỹ thuật, nhà cung cấp, người rà soát, ngày đến hạn, lần trình lại và phê duyệt.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình / Nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng34 mẫuMẫu vận hành xây dựng
So sánh các mẫu xây dựng cho lệnh thay đổi, báo cáo hằng ngày, RFI, hồ sơ trình duyệt, danh sách tồn đọng, lập lịch hiện trường và quy trình tồn kho tại công trường.
Danh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Lập lịch đội thi công / Biểu mẫu phiếu thay đổiBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.