Quy định ai được cấp, tiếp nhận và cho phép dùng lại thiết bị chung. Lập cách xử lý bàn giao, gia hạn quá hạn, trả hỏng và đợt cấp cho tổ chưa hoàn tất.
| Vai trò | Trách nhiệm | Bản ghi thể hiện trách nhiệm |
|---|---|---|
| Người mượn hoặc người yêu cầu | Nêu mục đích và ngày giờ sử dụng; xác nhận thiết bị và yêu cầu trả lại. | Yêu cầu đặt trước và thông tin bàn giao. |
| Điều phối viên | Xét duyệt cam kết, xung đột và thay đổi lịch đặt. | Nhiệm vụ xét duyệt đặt trước hoặc thay đổi được giao. |
| Người cấp | Nhận diện thiết bị thực tế và ghi nhận người thực sự giữ. | Bản ghi bàn giao hoặc cấp từng thiết bị cho tổ. |
| Người tiếp nhận | Ghi những gì đã nhận, thời điểm và tình trạng. | Phiếu tiếp nhận liên kết với lượt mượn hoặc dòng cấp phát gốc. |
| Người kiểm tra hoặc xử lý | Quyết định thiết bị đã sẵn sàng hay cần khắc phục gì. | Quyết định kiểm tra và lý do tạm ngừng chưa xử lý. |
Thiết bị nào cần mã riêng? Điều gì khiến thiết bị không đủ điều kiện: ngừng sử dụng, đang có người giữ, hư hỏng hay kiểm tra bắt buộc? Xác định nguồn của từng hạn chế để biểu mẫu không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ lời cảnh báo.
Thống nhất hạn trả, thời gian chuẩn bị giữa các lượt và múi giờ vận hành. Quyết định yêu cầu đang chờ có giữ khung giờ không và ai được phê duyệt thay đổi.
Chọn những gì người tiếp nhận phải kiểm tra và ai được cho phép sử dụng lại. Xác định khi nào hư hỏng, phụ kiện thiếu hoặc công việc chuyên môn khiến thiết bị chưa thể cho mượn.
Giữ giao dịch gốc, ghi chú liên quan và giải thích của người xét duyệt. Dùng chỉnh sửa và gửi lại thay vì xóa lịch sử gây bất tiện.
Điều phối viên xét yêu cầu dựa trên ngày giờ, thời gian chuẩn bị và mức độ sẵn sàng của thiết bị. Xác nhận là cho phép sử dụng theo kế hoạch, không phải ghi nhận đang giữ thiết bị.
Xem quyết định đặt trướcĐối chiếu mã tài sản, người mượn, tình trạng và phụ kiện. Tạo lượt mượn với thời điểm cấp thực tế và hạn trả.
Dùng biểu mẫu bàn giaoGhi thiết bị đã nhận và thời điểm nhận. Kiểm tra tình trạng thay vì sao chép tình trạng ban đầu.
Dùng biểu mẫu trả lại có liên kếtQuyết định kiểm tra và các lý do tạm ngừng chưa xử lý quyết định mức độ sẵn sàng. Giữ lượt mượn và phiếu tiếp nhận đã hoàn tất sau khi thiết bị có thể cho mượn lại.
Xem trạng thái hiện tại của thiết bịYêu cầu gia hạn theo lượt mượn gốc. Đối chiếu lại hạn trả đề xuất với lịch đặt tương lai trước khi chấp nhận. Cập nhật lượt mượn hiện có và hạn trả thiết bị mà không tạo người mượn khác hoặc ghi sai là đã trả.
Không được: âm thầm ghi đè ngày giờ hoặc hủy lịch đặt của người khác.
Tiếp nhận, ghi hư hỏng và giữ trạng thái không sẵn sàng. Gửi lại thông tin kiểm tra chưa rõ để sửa; ghi việc sửa chữa hoặc xử lý hạn chế trước khi cho phép dùng lại. Kiểm tra còn lý do tạm ngừng nào khác cản trở sử dụng không.
Không được: coi “đã nhận” là “sẵn sàng” hoặc xóa lỗi ban đầu.
Tiếp nhận những dòng cấp phát thực sự được trả. Giữ rõ mã các dụng cụ còn lại, người đang giữ và hạn trả. Theo dõi vấn đề tình trạng chưa xử lý riêng với số lượng chưa trả.
Không được: đóng cả đợt cấp chỉ vì đã gửi một biểu mẫu trả lại.
| Chỉ số | Định nghĩa | Quyết định được hỗ trợ |
|---|---|---|
| Lượt mượn chưa hoàn tất đã quá hạn | Lượt mượn chưa hoàn tất có hạn trả đã thống nhất sớm hơn thời điểm rà soát. | Cần liên hệ ai và lịch đặt tiếp theo nào có thể bị ảnh hưởng. |
| Thiết bị của tổ chưa trả | Số lượng đã cấp trừ số lượng đã nhận lại, gắn với cùng đợt cấp. | Chính xác thiết bị nào còn cần thu hồi. |
| Thiết bị đã nhận còn việc chưa xử lý | Thiết bị đã nhận nhưng chưa hoàn tất kiểm tra bắt buộc hoặc xử lý tình trạng. | Thiết bị nào chưa thể đưa vào sử dụng lại. |
| Tỷ lệ sẵn sàng sử dụng | Số thiết bị còn sẵn đang được quản lý chia cho tổng số thiết bị đang được quản lý trong cùng nhóm; loại trừ thiết bị đã ngừng sử dụng. | Mức độ sẵn sàng hiện tại có đáp ứng nhu cầu trước mắt không. |
Đây là định nghĩa vận hành, không phải cam kết cải thiện hiệu suất. Đo mức độ sử dụng theo thời gian cần dữ liệu thời lượng đáng tin cậy ngoài số lượng theo trạng thái trong mẫu.
Xử lý mã trùng, xác nhận vị trí thực tế và đối chiếu mọi lượt mượn chưa hoàn tất. Cấu hình thành viên, người xét duyệt, quyền và thông báo. Giữ lịch sử cũ để tra cứu trong khi thay dữ liệu mẫu giả định.
So sánh kiểm tra trên kệ với các lần bàn giao và tiếp nhận gần nhất. Hỏi người cấp và người nhận câu hỏi nào còn thiếu hoặc không cần thiết. Điều chỉnh biểu mẫu và chế độ xem mà không đổi ý nghĩa mã thiết bị hoặc lượt mượn gốc.
Xử lý chênh lệch chưa rõ nguyên nhân và kiểm tra ngoại lệ với các vai trò vận hành thực tế. Xác nhận việc trả lại, từ chối hoặc chỉnh sửa cập nhật đúng bản ghi liên quan. Sau đó thêm cơ sở hoặc nhóm thiết bị khác.
Không nhất thiết. Bàn giao thông thường với thiết bị đủ điều kiện có thể được nhập trực tiếp nếu chính sách cho phép. Đặt trước, thay đổi cam kết hoặc cho phép sử dụng lại sau kiểm tra có thể cần con người quyết định. Áp dụng phê duyệt theo rủi ro và trách nhiệm thay vì thêm nhiệm vụ xét duyệt cho mọi lần chỉnh sửa.
Giữ ý nghĩa riêng. Đặt trước lập kế hoạch sử dụng tương lai; bàn giao ghi nhận người thực sự giữ thiết bị. Hủy lịch đặt không được khiến thiết bị đang mượn hiển thị là đã trả. Liên kết các bản ghi có thể hữu ích, nhưng kết quả của chúng không nên ghi đè nhau.
Dùng mã định danh riêng cho từng thiết bị, người mượn và liên hệ, thời điểm cấp và hạn trả, phiếu tiếp nhận liên kết cùng quyết định rõ về tình trạng. Thống nhất ai cập nhật bản ghi. Chỉ thêm xét duyệt đặt trước và đối chiếu nhiều thiết bị khi phát sinh các nghiệp vụ đó, thay vì bắt đầu với phê duyệt không cần thiết.
Giữ giao dịch gốc và lý do của người xét duyệt. Cho người yêu cầu sửa thông tin liên quan và gửi lại cùng bản ghi. Kiểm tra lại thông tin liên kết trước khi chấp nhận vì mức độ sẵn sàng hoặc cam kết tương lai có thể đã thay đổi trong lúc chỉnh sửa.
Thử một lượt mượn thông thường, lịch đặt trùng, gia hạn quá hạn, trả thiết bị hỏng và trả một phần dụng cụ của tổ. Kiểm tra các bản ghi thiết bị, lượt mượn và yêu cầu sau xử lý, không chỉ thông báo thành công. Xác nhận riêng quyền và việc gửi thông báo cho thành viên thực tế.
Dùng biểu mẫu, nhiệm vụ xét duyệt và bản ghi liên kết của Jodoo để điều chỉnh bàn giao và nhận lại theo cách vận hành của bạn.
