Thiết bị dùng để làm gì?
Mục đích và nơi làm việc giúp điều phối viên đánh giá độ phù hợp. Máy ảnh phù hợp để kiểm tra tại bàn có thể không phù hợp khảo sát ngoài trời. Thiết bị thay thế cũng cần được kiểm tra mức độ sẵn sàng.
Lên kế hoạch thiết bị dùng chung cho công việc tiếp theo
Xét duyệt đặt trước thiết bị, thời gian chuẩn bị giữa các lượt và thay đổi lịch. Phân biệt cam kết tương lai với người đang giữ thiết bị.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Chừa thời gian kiểm tra và chuẩn bị thiết bị giữa các lịch đặt
Máy chiếu được đặt cho buổi trao đổi 10:00–12:00 có thể cần thêm 30 phút để nhận lại, kiểm tra và chuyển đến phòng tiếp theo. Đội thứ hai không thể yên tâm lên kế hoạch chỉ dựa vào giờ trả 12:00 nếu chưa tính khoảng đệm đó.
10:00 → 12:00Thời gian sử dụng yêu cầu
12:00 → 12:30Thời gian chuẩn bị giữa các lượt
Từ 12:30 trở điGiờ bắt đầu hợp lệ tiếp theo, nếu thiết bị đủ điều kiện khác
Bắt đầu lượt tiếp theo lúc 12:15: trùng khung giờ đang bị chiếm. Hãy đổi giờ hoặc chọn thiết bị phù hợp khác.
Bắt đầu lượt tiếp theo lúc 12:30: không vướng khung giờ này. Vẫn cần kiểm tra các yêu cầu khác, tình trạng và việc trả thực tế.
Giờ minh họa giải thích quy tắc; lịch hiển thị các bản ghi đặt trước giả định hiện có. Các bên cần thống nhất múi giờ vận hành.
Cung cấp đủ thông tin để điều phối viên ra quyết định
Đã có những cam kết nào?
Kiểm tra giờ bắt đầu, giờ kết thúc yêu cầu và thời điểm hết chiếm dụng của cùng thiết bị. Xử lý phần trùng trước khi xác nhận, kể cả khung giờ do yêu cầu đang chờ giữ chỗ.
Điều gì có thể cản trở việc nhận thiết bị?
Người mượn hiện tại, lỗi chưa xử lý hoặc kiểm tra chưa hoàn tất có thể khiến lịch đặt tưởng như khả thi bị ảnh hưởng. Luôn hiển thị các thông tin đó, thay vì coi kiểm tra ngày giờ là đã đánh giá đầy đủ mức độ sẵn sàng.
Gắn từng thay đổi với yêu cầu gốc
| Tình huống | Hành động của điều phối viên | Tác động đến thiết bị |
|---|---|---|
| Yêu cầu cần chỉnh sửa | Gửi lại để sửa ngày giờ, mục đích hoặc lựa chọn thiết bị, rồi xét duyệt yêu cầu đã sửa. | Chưa có bàn giao thực tế. Không ghi nhận người mượn đang giữ thiết bị. |
| Công việc đã xác nhận đổi lịch | Xét duyệt thay đổi lịch và đối chiếu khung giờ mới với các cam kết khác. | Cập nhật yêu cầu đặt trước và lịch gốc. Giữ lại lý do thay đổi. |
| Công việc bị hủy | Chấp nhận hủy lịch đã xác nhận. | Giải phóng khung giờ đặt trước, không thay đổi người đang giữ thiết bị. |
| Yêu cầu bị từ chối | Ghi quyết định trong nhiệm vụ xét duyệt được giao. | Bỏ khung giờ chặn nhưng giữ lịch sử yêu cầu bị từ chối. |
| Người mượn đến nhận thiết bị | Ghi đúng thiết bị thực tế, thời điểm cấp, người mượn và hạn trả. | Bản ghi bàn giao cho biết ai đang giữ thiết bị và hạn trả. Thay đổi lịch đặt sau đó không ghi nhận việc trả thiết bị thực tế. |
Khi người mượn trước trả muộn, hãy bảo đảm công việc cho đội tiếp theo
Máy chiếu chưa được trả
Bắt đầu từ lượt mượn chưa hoàn tất và liên hệ người đang giữ. Sau đó tìm lịch đặt sắp tới và thông báo cho đội bị ảnh hưởng về những gì có thể thay đổi: giờ nhận, thiết bị hoặc chính lịch đặt. Không xóa lượt mượn quá hạn chỉ để lịch trông như còn trống.
Theo dõi lượt mượn thực tế và yêu cầu gia hạnĐiều chỉnh yêu cầu theo công việc cần thiết bị
Thời gian chuẩn bị dài hơn
Đội khảo sát cần thời gian vận chuyển và lắp đặt, không chỉ chuyển thiết bị giữa các phòng. Quản trị viên nghiệp vụ được cấp quyền có thể điều chỉnh thời gian chuẩn bị mặc định và thông tin bắt buộc trong yêu cầu cho quy trình này.
Người xét duyệt khác
Dụng cụ đo chuyên dụng cần điều phối viên hiểu cách sử dụng. Điều chỉnh người xét duyệt và thông tin hiển thị trên nhiệm vụ, đồng thời giữ liên kết với thiết bị và lịch đặt gốc.
Jodoo hữu ích khi quy tắc đặt trước nội bộ cần thích ứng với công việc thay đổi. Phần mềm cho thuê chuyên dụng có thể phù hợp hơn nếu cần đặt lịch công khai, giá thuê, thanh toán hoặc cam kết theo hợp đồng về khả năng cung cấp.
So sánh hệ thống thiết bị theo nhu cầu vận hànhTrước khi mời điều phối viên đặt lịch tham gia, hãy so sánh giới hạn các gói Jodoo hiện hành với tính năng xét duyệt và số lượng lịch đặt đội ngũ cần.
Những câu hỏi ảnh hưởng đến cách đặt lịch thiết bị
Có cách miễn phí để quản lý đặt trước thiết bị nội bộ không?
Jodoo cung cấp gói nền tảng miễn phí với giới hạn tính năng và mức sử dụng, cùng 15 ngày dùng thử đầy đủ tính năng cho tài khoản mới. Trước hết, kiểm tra xem số lượng yêu cầu, lượt xét duyệt và bản ghi cần thiết có phù hợp với gói sử dụng lâu dài không. Ví dụ này xử lý yêu cầu nội bộ; tài khoản miễn phí không bổ sung cửa hàng cho thuê công khai, xử lý thanh toán hay cam kết theo hợp đồng về khả năng cung cấp thiết bị.
Vì sao cần thời gian chuẩn bị sau mỗi lịch đặt?
Thiết bị có thể cần được thu hồi, kiểm tra, sạc hoặc đóng gói lại trước khi giao cho người tiếp theo. Thêm khoảng thời gian hợp lý sau giờ kết thúc yêu cầu. Trong ví dụ, lịch kết thúc lúc 12:00 với 30 phút chuẩn bị sẽ chiếm khung giờ đến 12:30; lịch tiếp theo có thể bắt đầu lúc 12:30, không phải 12:15.
Gửi yêu cầu có nghĩa là thiết bị đã được xác nhận không?
Không. Điều phối viên vẫn cần xem xét thiết bị, ngày giờ và mức độ sẵn sàng. Ví dụ giữ một khung giờ có thể tra cứu cho yêu cầu đã gửi trong khi chờ quyết định. Xác nhận, từ chối, hủy và bàn giao thực tế là các kết quả riêng biệt.
Lịch đặt bị hủy hoặc từ chối sẽ ra sao?
Bản ghi gốc được giữ để lưu lịch sử, nhưng khung giờ không còn chặn yêu cầu khác. Hủy lịch đã xác nhận cần yêu cầu thay đổi lịch được xét duyệt. Từ chối sẽ giải phóng khung giờ của yêu cầu chưa được phê duyệt. Cả hai đều không đồng nghĩa với việc thu hồi thiết bị đang do người mượn giữ.
Có thể đặt thiết bị đang cho mượn để dùng sau không?
Yêu cầu sử dụng trong tương lai và lượt mượn hiện tại là hai thông tin khác nhau. Xem ngày giờ đề xuất có khả thi không dựa trên thời điểm dự kiến trả, lịch đặt xung đột và tình trạng thiết bị. Kiểm tra lại trước khi nhận: cam kết cho tuần sau không chứng minh thiết bị quá hạn hoặc hỏng đã sẵn sàng hôm nay.
Hai người có thể đặt cùng thiết bị vào cùng thời điểm không?
Ứng dụng đối chiếu thời gian yêu cầu với các lịch đặt hiện có khi gửi và xét duyệt. Các yêu cầu đến đúng cùng một thời điểm có thể cần thêm quy tắc điều phối. Với đặt lịch công khai số lượng lớn, hãy chọn hệ thống cam kết rõ chỉ phân bổ một lần khi khách hàng đặt đồng thời.
Có bao gồm lịch lặp lại và thanh toán tiền thuê không?
Ví dụ này không có. Ứng dụng xử lý từng khung giờ yêu cầu, xét duyệt, thay đổi và chuyển sang bàn giao. Quy tắc lịch lặp, thanh toán của khách hàng, giá thuê và công khai tình trạng còn sẵn cần được thiết kế thêm hoặc dùng hệ thống cho thuê chuyên dụng.
Kiểm tra cam kết tiếp theo trước khi hứa cấp thiết bị
Đăng nhập để khám phá lịch đặt mẫu hoặc mở biểu mẫu yêu cầu để xem điều phối viên sẽ nhận được thông tin gì.