Xác nhận đã nhận thiết bị thực tế
Chọn lượt mượn gốc, xác minh thiết bị và nhập thời điểm cùng người nhận thực tế. Thông tin này cho biết người mượn đã hết giữ thiết bị hay chưa.
Ghi những gì đã nhận lại và đã sẵn sàng hay chưa
Liên kết việc trả với lượt mượn gốc, ghi tình trạng và phụ kiện thiếu, rồi chuyển kiểm tra trước khi cho phép sử dụng lại.
Ảnh chụp màn hình là ví dụ đã điền. Đăng nhập để mở lần trả mới hoặc cài đặt bản sao của riêng bạn.
Tiếp nhận, kiểm tra và cho phép sử dụng lại là ba hành động khác nhau
Ghi nhận tình trạng phát hiện
Chọn tình trạng, kiểm tra phụ kiện và mô tả hư hỏng hoặc bộ phận thiếu nếu có. Không ghi đè tình trạng bàn giao trước đó.
Quyết định có phù hợp để dùng lại không
Người xét duyệt kiểm tra thông tin đã gửi và việc theo dõi tiếp bắt buộc. Thiết bị có thể đã về cơ sở nhưng vẫn chưa sẵn sàng cho mượn.
Câu trả lời quyết định công việc tiếp theo
Tình trạng tốt · đủ phụ kiện
Máy chiếu, bộ chuyển đổi và hộp đã được trả
Người tiếp nhận xác nhận thiết bị và phụ kiện. Người kiểm tra có thể cho phép sử dụng lại sau khi kiểm tra tình trạng cần thiết. Bản ghi hoàn tất giải thích quyết định mà không cần báo cáo lỗi.
Bị hỏng · thiếu phụ kiện
Thước thủy bị gãy chốt và thiếu túi đựng
Biểu mẫu yêu cầu chi tiết hư hỏng và phụ kiện thiếu. Giữ thước thủy ở trạng thái không sẵn sàng đến khi xử lý việc sửa chữa, túi đựng thiếu và hoàn tất xét duyệt.
Thước thủy hỏng là minh họa biểu mẫu đã điền. Điều này không có nghĩa lượt mượn mẫu hiện còn mở của Jordan đã được trả.
Ghi chi tiết để người kiểm tra có thể xử lý
- Lượt mượn gốc
- Chọn đúng lượt mượn. Xác nhận thiết bị, mã và người mượn trước khi nhập phiếu tiếp nhận.
- Thời điểm nhận
- Ghi thời điểm thiết bị thực sự đến nơi. Không dùng hạn trả dự kiến chỉ vì dễ sao chép hơn.
- Chi tiết hư hỏng
- “Chốt hộp không đóng được” rõ hơn “bị hỏng”. Nêu bộ phận và vấn đề quan sát được, không đoán nguyên nhân.
- Phụ kiện thiếu
- Nêu rõ dây đo, bộ sạc hoặc túi đựng bị thiếu và đối chiếu với bản ghi bàn giao thực tế.
- Ghi chú kiểm tra và người xét duyệt
- Giải thích nội dung còn cần kiểm tra và giao quyết định cho người phù hợp.
Gắn công việc chưa xử lý với thiết bị
Camera nhiệt đang chờ kiểm tra
Trong ứng dụng mẫu, camera của Casey Morgan đã được tiếp nhận nhưng chưa sẵn sàng. Việc kiểm tra chưa hoàn tất giải thích vì sao danh mục không nên hứa cấp camera cho người mượn khác.
Nếu người xét duyệt cần sửa ngày hoặc làm rõ tình trạng, gửi lại cùng phiếu tiếp nhận để chỉnh sửa. Khi lỗi cần sửa chữa, giữ quan sát ban đầu và kết quả xử lý cuối cùng.
Không cho phép sử dụng lại chỉ vì đã xử lý một lý do tạm ngừng trong khi vẫn còn hạn chế khác chưa giải quyết.
Sắp xếp sửa chữa hoặc bảo trì khi cầnDùng câu hỏi kiểm tra riêng cho từng loại thiết bị
Máy chiếu văn phòng và dụng cụ đo trong xưởng không nên dùng cùng danh sách kiểm tra chung chung. Quản trị viên nghiệp vụ được cấp quyền có thể điều chỉnh lựa chọn tình trạng, yêu cầu phụ kiện và người xét duyệt trong Jodoo. Giữ bước trả thông thường ngắn gọn và hiển thị câu hỏi bổ sung khi có báo cáo vấn đề.
Nếu dụng cụ đo còn cần hiệu chuẩn hoặc chứng nhận chuyên môn còn hiệu lực, hãy xác nhận yêu cầu đó qua hệ thống phù hợp. Riêng biểu mẫu trả lại không chứng nhận độ chính xác đo lường.
Kết nối quyết định khi nhận lại với yêu cầu bảo trì và hiệu chuẩnCâu hỏi tại bàn tiếp nhận
Người khác có thể mang thiết bị trả thay người mượn không?
Ghi người tiếp nhận thực tế và thời điểm nhận theo lượt mượn gốc, đồng thời ghi người mang trả nếu quy trình yêu cầu. Người mượn ban đầu vẫn thuộc lịch sử cho mượn. Đổi người mang trả không nên dẫn đến việc phải tạo bản ghi lượt mượn thay thế.
Nếu thiết bị đã về nhưng thiếu phụ kiện thì sao?
Ghi việc tiếp nhận, chọn phụ kiện chưa đủ và nêu rõ món thiếu. Giữ thiết bị ở trạng thái không sẵn sàng nếu món thiếu cản trở sử dụng an toàn hoặc đầy đủ. Việc kiểm tra hoặc theo dõi tiếp cần xử lý đúng phụ kiện thiếu trước khi cho phép sử dụng.
Sửa bản ghi trả lại đã gửi sai thế nào?
Dùng bước gửi lại để chỉnh sửa trong nhiệm vụ xét duyệt, rồi gửi lại cùng phiếu tiếp nhận với thông tin đã sửa. Giữ liên kết lượt mượn gốc và giải thích của người xét duyệt. Không tạo phiếu trả trùng để bù cho tình trạng hoặc ngày bị nhập sai.
Trả muộn có cần biểu mẫu khác không?
Không. Ghi thời điểm nhận thực tế theo lượt mượn gốc. So sánh với hạn trả đã thống nhất để xác định mức trễ. Giữ yêu cầu gia hạn hoặc trao đổi liên quan gắn với lượt mượn đó, thay vì sửa thời điểm bàn giao ban đầu.
Có thể nhận lại chỉ một phần bộ dụng cụ của tổ không?
Dùng bản ghi trả từng dụng cụ tại kho cho tình huống này. Tiếp nhận những dòng cấp phát thực sự được mang về và giữ các thiết bị khác ở trạng thái chưa trả. Biểu mẫu trả một thiết bị này không nên đánh dấu đã trả toàn bộ bộ dụng cụ gồm nhiều thiết bị.
Ai quyết định thiết bị có thể được sử dụng lại?
Người tiếp nhận ghi thực tế; người xét duyệt được giao ra quyết định kiểm tra. Cấu hình thành viên và quyền phù hợp với tổ chức. Nếu cần sửa chữa hoặc kiểm tra chuyên môn, giữ thiết bị ở trạng thái không sẵn sàng đến khi xử lý xong công việc bắt buộc.
Hoàn tất quy trình mà vẫn giữ lịch sử tình trạng
Dùng biểu mẫu trả lại cho một lượt mượn. Với nhiều dụng cụ được trả riêng, hãy theo quy trình trả từng phần tại kho dụng cụ.