Mẫu biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA)

Tiếp nhận các yêu cầu RMA với thông tin khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, số sê-ri hoặc số lô, lý do trả hàng, tình trạng, ảnh chụp, kết quả kiểm tra, quyết định xử lý, thay thế hoặc ghi có và theo dõi tiếp của người phụ trách.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được xây dựng cho đội ngũ dịch vụ khách hàng, kho, chất lượng và tài chính cần theo dõi số ủy quyền, tiếp nhận hàng trả lại, kiểm tra, hướng xử lý, thay thế, ghi có và hoàn tất xử lý.

Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình ủy quyền trả hàng (RMA) đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Các quy trình ủy quyền trả hàng cần khâu tiếp nhận rõ ràng và hướng xử lý ở các bước sau. Mẫu này theo dõi thông tin khách hàng và đơn hàng, tình trạng mặt hàng, lý do trả hàng, bằng chứng, kiểm tra, hướng xử lý, quyết định thay thế hoặc ghi có, người phụ trách và bước hoàn tất cuối cùng.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Đội ngũ dịch vụ khách hàng thu thập yêu cầu RMA với số đơn hàng, mặt hàng, số sê-ri hoặc số lô, lý do trả hàng, ghi chú của khách hàng và ảnh chụp.

Đội ngũ kho hoặc chất lượng kiểm tra hàng trả lại, ghi nhận tình trạng, hướng xử lý, trạng thái cách ly và quyết định nhập lại kho hoặc loại bỏ.

Đội ngũ tài chính và hỗ trợ theo dõi việc thay thế, hoàn tiền, phiếu ghi có, trả lại nhà cung cấp và theo dõi khách hàng cho đến khi hoàn tất.

Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuẩn hóa việc tiếp nhận và theo dõi biểu mẫu ủy quyền trả hàng.

Quản lý xem xét khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hoạt động theo dõi quá hạn.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu RMA

Tiếp nhận thông tin khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, số sê-ri hoặc số lô, số lượng, lý do trả hàng, ảnh chụp, phương án xử lý được yêu cầu và thông tin liên hệ.

Kiểm tra hàng trả lại và hướng xử lý

Theo dõi ngày nhận hàng, tình trạng, kết quả kiểm tra, hướng xử lý, trạng thái cách ly và quyết định nhập lại kho, sửa chữa, loại bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp.

Quy trình thay thế, hoàn tiền hoặc ghi có

Định tuyến các quyết định thay thế, hoàn tiền, phiếu ghi có hoặc từ chối với người phụ trách phê duyệt và hoạt động theo dõi của bộ phận tài chính.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA)
Ghi chú theo dõi bản gửi

Chế độ xem

Hàng đợi tiếp nhận RMA
Hàng đợi tiếp nhận hàng trả lại
Bảng kiểm tra và xử lý hàng trả lại

Tự động hóa

Thông báo người phụ trách
Nhắc nhở bản gửi chưa hoàn chỉnh
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Người dùng tuyến đầu
Quản lý

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Kiểm soát việc trả hàng không được ủy quyền bằng cách yêu cầu thông tin khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, lý do, tình trạng và phương án xử lý mong muốn trước khi RMA được phê duyệt.
Kết nối dịch vụ khách hàng, tiếp nhận tại kho, kiểm tra chất lượng, xử lý tài chính và hoàn tất với khách hàng trong một bản ghi trả hàng duy nhất.
Theo dõi các quyết định xử lý như nhập lại kho, sửa chữa, loại bỏ, trả lại nhà cung cấp, thay thế, ghi có, từ chối và theo dõi tiếp việc hoàn tiền.
Thay thế các bảng tính rời rạc bằng một quy trình có cấu trúc cho biểu mẫu ủy quyền trả hàng.
Giúp toàn bộ đội ngũ nhìn rõ người phụ trách, trạng thái và bước tiếp theo.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Mẫu biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA) preview

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Hàng đợi tiếp nhận RMA

Xem các yêu cầu RMA mới theo số ủy quyền, khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, lý do, tình trạng, người phụ trách và trạng thái hiện tại.

Biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA)

Thu thập thông tin khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, số sê-ri hoặc số lô, lý do trả hàng, ảnh chụp, phương án xử lý được yêu cầu, chi tiết lô hàng và trạng thái ủy quyền.

Bảng kiểm tra và xử lý hàng trả lại

Theo dõi hàng đã nhận, kết quả kiểm tra, trạng thái cách ly, nhập lại kho, sửa chữa, loại bỏ, trả lại nhà cung cấp, thay thế, ghi có và hoàn tất với khách hàng.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Người dùng dịch vụ khách hàng tạo yêu cầu RMA với thông tin khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, số lượng, lý do, bằng chứng và phương án xử lý được yêu cầu.

Đội ngũ kho hoặc chất lượng nhận hàng, kiểm tra tình trạng và ghi nhận hướng xử lý như nhập lại kho, sửa chữa, loại bỏ, trả lại nhà cung cấp, thay thế hoặc ghi có.

Người phụ trách tài chính hoặc hỗ trợ phê duyệt hoàn tiền, ghi có, thay thế, từ chối hoặc trao đổi theo dõi tiếp.

Bản ghi RMA được đóng với hướng xử lý, ghi chú của người phụ trách, kết quả cho khách hàng và lịch sử trả hàng có thể tra cứu.

Một thành viên trong đội ngũ gửi bản ghi biểu mẫu ủy quyền trả hàng kèm các thông tin và bằng chứng bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Mẫu biểu mẫu yêu cầu RMA này bao gồm những gì?

Mẫu bao gồm các trường thông tin về khách hàng, đơn hàng, mặt hàng, số sê-ri hoặc số lô, lý do trả hàng, tình trạng, ảnh chụp, kiểm tra, hướng xử lý, thay thế hoặc ghi có và theo dõi tiếp.

Mẫu này khác gì so với biểu mẫu trả hàng thông thường?

Mẫu hỗ trợ toàn bộ quy trình RMA từ tiếp nhận yêu cầu đến nhận hàng, kiểm tra, xử lý, quyết định tài chính và hoàn tất với khách hàng.

Mẫu có thể theo dõi các quyết định thay thế hoặc ghi có không?

Có. Bạn có thể theo dõi phương án xử lý được yêu cầu, người phụ trách phê duyệt, trạng thái thay thế, quyết định hoàn tiền hoặc ghi có và liên hệ cuối cùng với khách hàng.

Đội ngũ kho có thể dùng mẫu này để kiểm tra hàng trả lại không?

Có. Hãy thêm ngày nhận hàng, tình trạng, kết quả kiểm tra, trạng thái cách ly, hướng xử lý và ghi chú nhập lại kho hoặc loại bỏ.

Mẫu có xử lý được việc trả lại cho nhà cung cấp không?

Có. Bạn có thể mở rộng quy trình với người phụ trách trả lại nhà cung cấp, số RMA của nhà cung cấp, trạng thái lô hàng và ghi chú thu hồi.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

8 mẫu

Phần mềm quản lý trả hàng

Xây dựng quy trình quản lý trả hàng cho yêu cầu trả hàng, bản ghi RMA, khâu kiểm tra, phê duyệt hoàn tiền, yêu cầu bảo hành và theo dõi tiếp khách hàng.

Biểu mẫu yêu cầu RMA / Biểu mẫu ủy quyền trả hàng (RMA) / Mẫu theo dõi yêu cầu hoàn tiền 7 mẫu

Phần mềm quản lý bảo hành

Lập kế hoạch quy trình quản lý bảo hành cho yêu cầu bảo hành, kiểm tra điều kiện bảo hành, quyết định sửa chữa hoặc thay thế, hoàn tiền và theo dõi tiếp với khách hàng.

Mẫu yêu cầu bảo hành / Mẫu theo dõi bảo hành / Biểu mẫu yêu cầu RMA 7 mẫu