Định nghĩa lịch
Tần suất, ngày đến hạn tiếp theo, loại công việc, người phụ trách mặc định, khoảng nhắc trước, tiêu chí và trạng thái hoạt động.
Tạm dừng, bỏ qua, phân công lại hoặc sửa lịch kèm lý do.Quản lý công việc định kỳ
Vận hành công việc định kỳ ổn định, không cần tạo lại
Tách lịch định kỳ khỏi từng lần thực hiện để người phụ trách, ngày hạn, lời nhắc, trở ngại, bằng chứng và xác minh luôn chính xác theo thời gian.
Công việc định kỳ không chỉ là lời nhắc lặp lại. Nó cần lịch, bản ghi công việc được tạo, người chịu trách nhiệm, tuyến xử lý ngoại lệ, bằng chứng hoàn thành và lịch sử kiểm soát.
- Một lịch có thể tạo ra nhiều lần thực hiện với người chịu trách nhiệm rõ ràng
- Ngoại lệ vẫn hiển thị mà không làm thay đổi chu kỳ gốc
- Bước xác minh và bằng chứng hỗ trợ kiểm soát vận hành
Tách quy tắc định kỳ khỏi từng lần thực hiện
Sửa một công việc quá hạn không được âm thầm thay đổi các lần thực hiện sau.
Công việc đã tạo
Một lần thực hiện công việc có ngày, người phụ trách, trạng thái, ưu tiên, trở ngại, hành động tiếp theo và lịch nguồn.
Xử lý trễ hoặc giao lại ở lần thực hiện này mà không làm sai các ngày tương lai.Hoàn thành và xác minh
Bằng chứng, ngày hoàn thành, người rà soát, kết quả chấp nhận hoặc trả lại và bình luận.
Trả lại công việc chưa hoàn chỉnh và giữ lại lịch sử xác minh thất bại.Rà soát kiểm soát
Số lần bỏ lỡ, lần thực hiện quá hạn, số lần bị trả lại và trở ngại lặp lại theo từng lịch.
Thay đổi chu kỳ, người phụ trách, tiêu chí, đào tạo hoặc quy trình nền.Giúp quản lý tập trung vào công việc lặp lại đã lệch khỏi mẫu dự kiến
Một hàng đợi ngoại lệ gọn gàng hữu ích hơn lịch dài chứa toàn các lần thực hiện bình thường.
Chưa tạo
Được đưa vào khi
Đã đến lịch nhưng không có bản ghi công việc tương ứng.
Cách xử lý
Sửa quy tắc tạo việc hoặc tạo phần việc còn thiếu.
Sắp đến hạn
Được đưa vào khi
Công việc định kỳ sắp đến hạn nhưng chưa có tiến độ hoặc bằng chứng.
Cách xử lý
Nhắc việc, phân công lại hoặc làm rõ trở ngại dự kiến.
Lần thực hiện định kỳ quá hạn
Được đưa vào khi
Lần thực hiện công việc đã không đạt cam kết.
Cách xử lý
Khôi phục công việc và bảo vệ chu kỳ tiếp theo.
Lỗi lặp lại
Được đưa vào khi
Cùng một lịch liên tục bị trễ, bị chặn hoặc bị trả lại.
Cách xử lý
Cải thiện quy trình thay vì chuyển cấp từng lần riêng lẻ.
Thay đổi quy tắc lịch mà không viết lại các công việc lịch sử
Nhóm phải có thể cải thiện các lần thực hiện tương lai mà vẫn giữ nguyên những gì đã xảy ra.
Việc thêm chu kỳ, khoảng nhắc trước, quy tắc bằng chứng, hàng đợi ngoại lệ và chỉ số rà soát có thể mất 2–10 ngày làm việc nếu phải qua hàng đợi sản phẩm cố định hoặc đội phát triển.
Quản trị viên được đào tạo thường có thể cấu hình và kiểm tra thay đổi tập trung cho công việc định kỳ trong 30 phút–3 giờ.
- Chuyển đợt kiểm tra hằng tháng sang ngày làm việc cuối cùng
- Thêm lời nhắc trước hạn hai ngày
- Yêu cầu ảnh cho một loại công việc
- Chuyển cấp sau hai lần trả lại liên tiếp
Thiết kế công việc lặp lại vẫn có thể kiểm toán
Vì sao phải tách lịch định kỳ khỏi công việc?
Lịch xác định quy tắc lặp; mỗi công việc ghi lại những gì thực sự xảy ra vào một ngày cụ thể. Tách hai phần này giúp giữ lịch sử và ngăn một ngoại lệ làm thay đổi mọi lần thực hiện trong tương lai.
Nên xử lý công việc định kỳ bị bỏ lỡ thế nào?
Giữ lần thực hiện bị lỡ ở trạng thái mở hoặc đóng với kết quả rõ ràng, ghi lại nguyên nhân, bảo vệ lần tiếp theo và rà soát các lần lỡ lặp lại ở cấp lịch.
Công việc định kỳ có thể bắt buộc bằng chứng không?
Có. Hãy cấu hình bằng chứng và bước xác minh phù hợp với công việc, chẳng hạn như tệp, ảnh, checklist, kết quả đo, quyết định của người rà soát hoặc ghi chú hoàn thành.
Những công việc định kỳ nào phù hợp với Jodoo?
Kiểm tra vận hành, rà soát, gia hạn, đối soát, điều phối bảo trì, theo dõi, kiểm toán, báo cáo và các công việc lặp lại khác cần cấu hình trường dữ liệu, định tuyến, bằng chứng và dashboard.
Thử một lịch qua hai lần thực hiện thực tế
Tạo công việc, thay đổi một lần thực hiện, hoàn thành và xác minh, rồi xác nhận lần tiếp theo cùng lịch sử lịch vẫn đúng.