Dự án
Nhà tài trợ, người phụ trách, giai đoạn, tình trạng, ngày hạn, phạm vi, kết quả và trạng thái tổng thể.
Mốc, cập nhật, hành động, trở ngại, quyết định, bằng chứng và báo cáo danh mục.Quản lý công việc dự án
Gắn từng công việc dự án với mốc và quyết định mà nó hỗ trợ
Quản lý các hành động được giao mà vẫn giữ được bối cảnh về giai đoạn dự án, mốc, phụ thuộc, trở ngại, tác động, cập nhật mới nhất và quyết định quản lý.
Công việc dự án không phải một việc cần làm riêng lẻ. Mức khẩn cấp và khả năng hoàn thành phụ thuộc vào cam kết dự án, cột mốc, quan hệ phụ thuộc và bằng chứng mà công việc đó thúc đẩy.
- Dự án → mốc → hành động hoặc trở ngại → bằng chứng
- Hàng đợi theo người phụ trách, tình trạng hạn, mức ưu tiên và dự án
- Tín hiệu trên dashboard dự án có thể mở công việc nguồn
Tổng hợp công việc mà không che đi những bản ghi giải thích tiến độ bàn giao
Mỗi lớp nên chịu trách nhiệm cho một quyết định khác nhau.
Mốc dự án
Cam kết bàn giao có ý nghĩa, ngày mục tiêu, người phụ trách, trạng thái và kết quả nghiệm thu.
Hành động, quan hệ phụ thuộc, trở ngại, bằng chứng và tình trạng dự án đã thay đổi.Hành động hoặc công việc
Công việc chịu trách nhiệm tiếp theo, người phụ trách, mức ưu tiên, ngày hạn, trạng thái, trở ngại và tiêu chí hoàn thành.
Dự án và mốc nguồn, cập nhật, bằng chứng, xác minh và bản ghi quyết định.Vấn đề hoặc quyết định
Tác động, lựa chọn, đề xuất, người ra quyết định chịu trách nhiệm, ngày đến hạn và kết quả.
Các dự án, cột mốc, công việc và tín hiệu quản lý bị ảnh hưởng.Xử lý những công việc có thể cải thiện tình trạng dự án
Hàng đợi công việc dự án phải giữ được bối cảnh dự án và mốc.
Hành động của cột mốc quan trọng
Được đưa vào khi
Các hành động đang mở gắn với mốc quan trọng hoặc lần nghiệm thu tiếp theo.
Cách xử lý
Xác nhận trách nhiệm, quan hệ phụ thuộc, bằng chứng và kế hoạch hạn.
Công việc dự án bị chặn
Được đưa vào khi
Công việc không thể tiếp tục và trở ngại đang ảnh hưởng đến việc bàn giao.
Cách xử lý
Giao hành động gỡ chặn và cập nhật tình trạng dự án.
Đang chờ quyết định
Được đưa vào khi
Công việc cần được phê duyệt hoặc quyết định trước khi tiếp tục.
Cách xử lý
Mở các phương án, tác động, người phụ trách và hạn ra quyết định.
Thiếu cập nhật
Được đưa vào khi
Công việc dự án đang mở thiếu trạng thái hiện tại hoặc hành động tiếp theo.
Cách xử lý
Cập nhật công việc trước buổi rà soát dự án.
Mức kiểm soát công việc phải tương xứng với độ phức tạp của dự án
Quản lý công việc và quản lý dự án khác nhau thế nào?
Quản lý công việc kiểm soát từng cam kết riêng lẻ. Quản lý dự án còn điều phối mốc, phụ thuộc, tình trạng dự án, phạm vi, bên liên quan, quyết định, báo cáo trạng thái và kết quả bàn giao.
Mọi công việc có nên thuộc về một mốc không?
Không. Chỉ gắn công việc với một mốc khi nó thực sự hỗ trợ cam kết bàn giao đó. Công việc hành chính hoặc liên dự án có thể giữ ở cấp dự án hoặc nhóm.
Trở ngại nên ảnh hưởng trạng thái dự án thế nào?
Định nghĩa mức độ, thời gian bị chặn hoặc tác động lên cột mốc nào sẽ làm thay đổi tình trạng dự án. Giữ lại trở ngại và phản hồi nguồn thay vì chép thủ công cảnh báo vào slide.
Khi nào phần mềm dự án chuyên dụng phù hợp hơn?
Chọn công cụ chuyên dụng khi lập lịch đường găng, cân bằng nguồn lực, giá trị thu được, kỹ thuật, xây dựng, bàn giao phần mềm hoặc tối ưu danh mục là trọng tâm.
Thử một dự án từ mốc đến hành động đã được xác minh
Tạo dự án và cột mốc, giao công việc, nêu trở ngại, ghi quyết định, cập nhật tình trạng dự án và mở dự án cùng công việc phía sau dashboard.