Kết nối thông tin ứng viên đã nhận việc với phần chuẩn bị của HR, kế hoạch của quản lý, thiết bị, quyền truy cập, nơi làm việc, đào tạo và theo dõi tuần đầu—không để vướng mắc bị bỏ quên trong các hộp thư riêng lẻ.
Ứng dụng mẫu điều phối công việc xoay quanh hệ thống HR hiện có. Mỗi nhiệm vụ, vướng mắc và quyết định về mức độ sẵn sàng đều được hiển thị, còn hệ thống lương, phúc lợi, xác minh việc làm và quản lý danh tính vẫn lưu giữ dữ liệu chuyên trách.
Bắt đầu với gói miễn phí của Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Một hệ thống onboarding hữu ích cần có hồ sơ trung tâm để kết nối công việc mà không buộc mọi phòng ban dùng chung một biểu mẫu.
Vai trò, phòng ban, quản lý, địa điểm, ngày bắt đầu, giai đoạn vòng đời, trạng thái, vướng mắc và hành động tiếp theo đều nằm trong hồ sơ tổng hợp.
Bộ phận HR có thể biết nhân viên đã thực sự sẵn sàng hay chưa, thay vì chỉ nhìn trạng thái của từng nhiệm vụ.HR, quản lý, IT, cơ sở vật chất và đào tạo có nhiệm vụ, thời hạn, phụ thuộc và bằng chứng riêng với trách nhiệm rõ ràng.
Hồ sơ dùng chung không làm mất trách nhiệm chuyên môn của từng bộ phận.Người đánh giá có thể phê duyệt, phê duyệt có điều kiện hoặc trả lại hồ sơ kèm nội dung cần sửa cụ thể.
Chỉ số phần trăm hoàn thành không đủ để khẳng định nhân viên đã sẵn sàng cho ngày đầu tiên.Mỗi giai đoạn tạo ra một kết quả vận hành cụ thể và xác định rõ người phụ trách bước tiếp theo.
Nắm bắt vai trò, người quản lý, địa điểm làm việc và ngày bắt đầu đã được thống nhất từ hệ thống tuyển dụng hoặc nhân sự.
Điểm kích hoạt: ứng viên nhận lời mời làm việc hoặc quyết định điều chuyển nội bộ được phê duyệt.Giao gói nhiệm vụ theo vai trò cho HR, quản lý, thiết bị, quyền truy cập, nơi làm việc và đào tạo.
Tính thời hạn dựa trên ngày bắt đầu thực tế.Hiển thị rõ máy tính giao muộn, vai trò chưa xác nhận, tài liệu còn thiếu hoặc người phụ trách vắng mặt, kèm ảnh hưởng và hành động khắc phục.
Chỉ chuyển cấp phần việc đang phụ thuộc, không đẩy toàn bộ quy trình onboarding lên cấp trên.Xác nhận điều kiện tối thiểu cho ngày đầu, ghi nhận ngoại lệ đã được duyệt và chỉ định người phụ trách theo dõi.
Đừng nhầm lẫn giữa “nhiệm vụ được tạo” với “nhân viên đã sẵn sàng”.Theo dõi kết quả tuần đầu, nội dung đào tạo còn lại và việc chuyển giao trách nhiệm sau khi đã gửi thông báo chào mừng.
Onboarding chỉ hoàn tất khi đạt được kết quả vận hành đã thống nhất, không phải ngay khi tạo xong tài khoản.Cùng một hồ sơ phải trả lời được câu hỏi của từng vai trò mà không làm lộ dữ liệu nhạy cảm không liên quan.
Nhân viên mới nào đang có rủi ro, ai đang trễ hạn và cần thay đổi điều gì trước ngày bắt đầu?
Kế hoạch công việc, người hướng dẫn, lịch tuần đầu và kỳ vọng kết quả đã sẵn sàng chưa?
Cần cấp hoặc chuẩn bị những gì, trước thời điểm nào, và ngoại lệ nào đang cản trở?
Điểm nghẽn nào thường lặp lại, ai thường trễ hạn và ngoại lệ nào đang ảnh hưởng đến các đợt nhận việc sắp tới?
Nhóm nhỏ không cần triển khai phức tạp, nhưng vẫn phải biết ai chuẩn bị kế hoạch cho quản lý, thiết bị, quyền truy cập, tài liệu và phần theo dõi tuần đầu.
Bắt đầu với nhân viên, vai trò, người quản lý, ngày bắt đầu, 5 đến 10 kết quả thiết yếu và một người phụ trách chịu trách nhiệm cho mỗi kết quả.
Tệp được chia sẻ có thể hoạt động cho một quy trình tuyển dụng nhỏ, ổn định khi các thay đổi không thường xuyên và mọi người phụ trách đều tuân theo cùng một thói quen cập nhật.
Dùng ứng dụng kết nối khi lời nhắc, phân quyền, khác biệt theo vai trò, mối phụ thuộc bị vướng hoặc nhiều nhân viên mới cùng lúc khiến việc đối soát thủ công không còn đáng tin cậy.
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể thay đổi quy trình mà không phải chờ lộ trình phát triển sản phẩm.
Thêm lựa chọn vai trò, nhiệm vụ cụ thể theo địa điểm, trường bằng chứng có điều kiện, bước xem xét, lời nhắc hoặc chế độ xem được lọc trong hàng chục phút đến vài giờ.
Kiểm thử luồng đã thay đổi bằng dữ liệu mẫu trước khi áp dụng cho nhân viên thật.Dùng HRIS để quản lý dữ liệu nhân viên chính thức, lương và phúc lợi; dùng công cụ quản lý danh tính để cấp quyền chính thức; dùng Jodoo để điều phối công việc, bằng chứng và ngoại lệ tùy theo quy trình doanh nghiệp.
Tích hợp cần giảm nhập liệu trùng lặp mà không làm mờ trách nhiệm của từng hệ thống.Tối thiểu cần có một hồ sơ chuyển đổi, gói nhiệm vụ theo vai trò, người chịu trách nhiệm, thời hạn tính từ ngày bắt đầu, mối phụ thuộc, xử lý ngoại lệ, bằng chứng, chế độ xem cho quản lý và HR, lời nhắc, đánh giá mức độ sẵn sàng và theo dõi giai đoạn đầu.
Danh sách kiểm tra xác định việc cần làm. Phần mềm giúp nhiều người thực hiện công việc theo thời hạn, phụ thuộc, bằng chứng, quyền hạn, ngoại lệ và quyết định; đồng thời cho thấy rủi ro trên toàn bộ danh sách nhân viên.
Có. Dùng địa điểm, loại lao động, phòng ban và vai trò để chọn đúng nhiệm vụ, người phụ trách, bằng chứng và mốc thời hạn tính từ ngày bắt đầu. Yêu cầu lao động và tuân thủ tại địa phương cần được kiểm tra bởi bộ phận chuyên trách.
Lưu hồ sơ việc làm, lương, phúc lợi và hồ sơ theo luật định trong hệ thống HR phù hợp. Dùng Jodoo để điều phối phần việc bảo đảm sẵn sàng, ngoại lệ và bằng chứng xung quanh các hồ sơ đó.
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể thêm gói nhiệm vụ theo vai trò, trường dữ liệu, quy tắc kiểm tra, lộ trình, lời nhắc, chế độ xem có bộ lọc hoặc bảng điều khiển mà không cần phát hành phần mềm. Một thay đổi tập trung thường có thể được cấu hình và kiểm thử trong vài chục phút đến vài giờ.
Mở ứng dụng có dữ liệu mẫu, đi từ chỉ số rủi ro ngày bắt đầu trên bảng điều khiển tới hồ sơ chi tiết, rồi điều chỉnh gói nhiệm vụ và quy tắc đánh giá theo quy trình của bạn.
