Điều gì đã kích hoạt công việc?
Gọi đúng tên sự kiện thực tế: ứng viên nhận lời mời, nhân viên gửi yêu cầu, quản lý ra quyết định, năng lực sắp đến hạn, kế hoạch nghỉ việc hoặc thông tin mới.
QUY TRÌNH VẬN HÀNH NHÂN SỰ
HR employee operations workflow for decisions, tasks, exceptions, and outcomes
Lập sơ đồ công việc từ lúc phát sinh thay đổi—nhân viên mới, điều chuyển, nghỉ phép, chứng chỉ đến hạn, đánh giá hoặc nghỉ việc—qua những người và hồ sơ phải hoàn thành công việc đó.
Sử dụng mô hình quy trình công việc này để phân công các quyết định và theo dõi giữa nhân sự, người quản lý, CNTT, cơ sở vật chất, bảng lương và người phụ trách thiết bị.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem dữ liệu mẫu giả lập. Hãy cài một bản sao trước khi cấp quyền cho nhân viên, thêm thông tin mật hoặc áp dụng quy định HR của riêng bạn.
7câu hỏi cho mỗi lần bàn giao
6lịch sử nhân viên được kết nối
2yêu cầu được gửi để người quản lý xem xét
Thiết kế quy trình làm việc xung quanh các bản chuyển giao chứ không phải xung quanh một biểu mẫu phổ quát
Tham gia, nghỉ việc và thay đổi vai trò cần có các hồ sơ khác nhau, nhưng mọi quy trình đáng tin cậy đều trả lời các câu hỏi kiểm soát giống nhau.
Bản ghi nào mang bối cảnh?
Sử dụng yêu cầu hoặc kế hoạch được liên kết với chủ nhân viên thay vì đặt mọi trường tạm thời vào thư mục.
Ai quyết định và ai hành động?
Tách người đánh giá cho phép thay đổi khỏi người phụ trách áp dụng quyền truy cập, thiết bị, tài liệu, kế hoạch nhân sự thay thế, đào tạo hoặc cập nhật hồ sơ.
Bằng chứng nào xác nhận công việc đã hoàn tất?
Xác định trạng thái hiển thị cuối cùng, bằng chứng, ngày tháng và người phụ trách để phê duyệt hoặc hộp kiểm không bị nhầm lẫn với kết quả đã hoàn thành.
Sử dụng mô hình hoạt động cụ thể cho từng sự kiện của nhân viên
Điều kiện kích hoạt, quyết định, ngoại lệ và kết thúc phải phù hợp với nhiệm vụ.
Tiếp nhận, điều chuyển và nghỉ việc
Điều phối tài liệu, tài khoản, nhóm ứng dụng, giấy phép, thiết bị, đào tạo, bàn giao quản lý, chuyển giao kiến thức và hoàn tất theo một ngày mục tiêu.
Thay đổi dữ liệu nhân viên
Đối chiếu dữ liệu hiện tại với thay đổi đề xuất, thẩm quyền phê duyệt, ngày hiệu lực, trạng thái cập nhật và lịch sử được lưu giữ.
Nghỉ phép và vắng mặt
Quyết định yêu cầu, chỉ định kế hoạch nhân sự thay thế, duy trì chuyển giao, đưa ra các ngoại lệ và hoàn tất kiểm tra trả lại.
Trình độ và phát triển
Liên kết yêu cầu của vai trò, bằng chứng, bước xác minh, thời hạn, hạn chế, nội dung trao đổi trong kỳ đánh giá và việc theo dõi có người phụ trách.
Đặt bảy câu hỏi trước khi tự động hóa quy trình của nhân viên
Sử dụng lại các câu hỏi trong khi vẫn lưu giữ hồ sơ thực tế và các bước cụ thể cho sự kiện của nhân viên.
| Question | Những gì cần xác định | Ví dụ |
|---|---|---|
| Cò súng | Sự kiện bắt đầu công việc có trách nhiệm | Chấp nhận lời đề nghị, nộp đơn xin nghỉ phép, phê duyệt thay đổi vai trò, đủ tiêu chuẩn |
| Bối cảnh | Hồ sơ và sự kiện cần thiết để quyết định | Nhân viên, thông tin hiện tại, thay đổi đề xuất, ngày hiệu lực, lý do, bằng chứng |
| Phán quyết | Người và tiêu chí cho phép đường dẫn | Phê duyệt của người quản lý, đánh giá nhân sự, xác minh tài liệu |
| Công việc | Các nhiệm vụ và người phụ trách hạ nguồn | Tạo hoặc vô hiệu hóa tài khoản, gán nhóm và giấy phép, chuẩn bị hoặc khôi phục thiết bị, cập nhật hồ sơ |
| Ngoại lệ | Điều kiện dừng hoặc thay đổi lộ trình | Thiếu bằng chứng, xung đột tài khoản, thiết bị không được trả lại, bàn giao không đầy đủ |
| kết quả | Kết quả có thể sử dụng và bằng chứng hoàn thành | Đã xác nhận quyền truy cập, ghi lại hiện tại, phạm vi được chỉ định, thiết bị được trả lại |
| Đo lường | Sự chậm trễ hoặc thất bại đáng được cải thiện | Thời gian đến tay người phụ trách, tỷ lệ hoàn trả, công việc quá hạn, hoàn thành sau khi được phê duyệt |
Dùng các chỉ số cho thấy quy trình nhân sự đang mắc kẹt ở đâu
Số lần gửi không nói lên nhiều điều về việc liệu nhân viên hoặc doanh nghiệp có đạt được kết quả như mong đợi hay không.
Thời gian đến khi có người nhận xử lý
Đo từ thời điểm kích hoạt đến thời điểm người phụ trách được đặt tên chấp nhận nhiệm vụ tiếp theo.
Tỷ lệ hoàn trả và hiệu chỉnh
Xem yêu cầu nào được trả lại nhiều lần vì hướng dẫn, bằng chứng hoặc trường bắt buộc không rõ ràng.
Hoàn thành sau khi được phê duyệt
Theo dõi thời gian từ khi quyết định đến khi áp dụng thay đổi hồ sơ, thiết lập quyền truy cập, trả lại thiết bị, tài liệu đã được xác minh hoặc kết quả thực tế khác.
TÙY CHỈNH QUY TRÌNH THEO CÁCH NHÓM CỦA BẠN LÀM VIỆC
Điều chỉnh bước bàn giao khi trạng thái trong vòng đời nhân viên thay đổi
người phụ trách quy trình có thể cập nhật yêu cầu, bước xem xét, người phụ trách xuôi dòng, tín hiệu ngoại lệ và kiểm tra hoàn thành mà không buộc mọi sự kiện của nhân viên vào một mẫu.
Quy trình làm việc đa chức năng có thể được tập hợp trong vài giờ, sau đó được điều chỉnh trong vài phút khi các nhóm, chính sách, hệ thống và trách nhiệm thay đổi.- 01Thêm ứng dụng, giấy phép, thiết bị hoặc tác vụ xóa nhóm mới vào kế hoạch triển khai.
- 02Cần thay đổi người quản lý hoặc đánh giá nhân sự khi chuyển vai trò hoặc địa điểm.
- 03Thêm điều kiện chặn hoàn tất khi bằng chứng bắt buộc còn thiếu.
- 04Tạo hàng đợi cho các tác vụ trong vòng đời đã quá hạn hoặc sẵn sàng để xác minh.
Điều phối bàn giao trong vòng đời nhân viên mà không tuyên bố thay thế mọi nền tảng HR hoặc IT
Jodoo có thể quản lý bằng chứng kế hoạch liên phòng ban, bước đánh giá, ngoại lệ và trạng thái hoàn tất, còn hệ thống chuyên dụng thực hiện các nghiệp vụ bắt buộc hoặc kỹ thuật.
Sử dụng Jodoo để điều phối có trách nhiệm
Phân công công việc tiếp nhận, điều chuyển nội bộ, nghỉ phép và nghỉ việc cho HR, quản lý, IT, cơ sở vật chất, bảng lương và người phụ trách thiết bị, với điều kiện hoàn tất rõ ràng.
Hãy để mỗi hệ thống chuyên gia thực hiện hành động riêng của mình
Các nhà cung cấp danh tính cung cấp tài khoản, công cụ thiết bị quản lý phần cứng và các sản phẩm trả lương hoặc phúc lợi thực hiện các phép tính và hồ sơ chính thức của họ.
Yêu cầu bằng chứng trước khi hoàn tất sự kiện vòng đời
Ghi lại ai đã xác nhận quyền truy cập, thiết bị, tài liệu, kế hoạch nhân sự thay thế hoặc bản cập nhật chính của nhân viên thay vì coi việc phê duyệt hoặc thay đổi trạng thái là hoàn thành.
Cách kết nối các quy trình của nhân viên mà không khiến chúng giống hệt nhau
Quy trình vận hành nhân sự là gì?
Đó là đường dẫn được kết nối từ một sự kiện hoặc yêu cầu của nhân viên thông qua hồ sơ nhân viên, đánh giá, nhiệm vụ tiếp theo, ngoại lệ, kết quả và biện pháp quản lý.
Mọi quy trình nhân sự có nên sử dụng cùng một quy trình làm việc không?
Không. Có thể dùng chung các nguyên tắc kiểm soát như chỉ định người phụ trách, đánh giá, trả lại, xử lý ngoại lệ và bằng chứng hoàn tất; nhưng hồ sơ cùng điều kiện hoàn tất phải phù hợp riêng với tiếp nhận nhân viên, nghỉ phép, thay đổi dữ liệu, năng lực, đánh giá hoặc nghỉ việc.
Việc thay đổi trạng thái có giống như quy trình phê duyệt không?
Không. Quy trình phê duyệt thực sự sẽ định tuyến nhiệm vụ cho người đánh giá được ủy quyền, kiểm soát ai có thể đưa ra quyết định, hỗ trợ trả lại hoặc từ chối và duy trì kết quả. Yêu cầu thay đổi nhân viên đã được chứng minh sử dụng lộ trình đánh giá gốc của Jodoo.
Jodoo có thể tự cấp phép hoặc vô hiệu hóa tài khoản của nhân viên không?
Jodoo có thể điều phối yêu cầu HR-to-IT, người phụ trách, ngày đến hạn, ngoại lệ và xác nhận. Nhà cung cấp danh tính hoặc quản trị viên ứng dụng phải thực hiện các thay đổi về tài khoản, nhóm, giấy phép và quyền truy cập trừ khi bạn định cấu hình và xác thực tích hợp riêng biệt.
Làm cách nào để ngăn quy trình làm việc nhân sự trở nên quá phức tạp?
Tự động chuyển giao ổn định trước tiên. Giữ phán đoán hiếm hoi trong một nhiệm vụ đánh giá được đặt tên, hiển thị rõ ràng các trường hợp ngoại lệ và chỉ thêm các bước khi chúng ngăn chặn được lỗi thực sự hoặc chứng tỏ đã hoàn thành.
Chúng ta nên đo lường những gì?
Đo thời gian đến khi có người nhận xử lý, số yêu cầu bị trả lại hoặc chưa đầy đủ, nhiệm vụ cuối quy trình bị quá hạn, thời gian từ lúc duyệt đến lúc cập nhật và tỷ lệ kết quả được xác minh—không chỉ đếm số biểu mẫu đã gửi.
XEM HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN ĐANG HOẠT ĐỘNG
Xây dựng quy trình nhân sự tạo ra kết quả có thể sử dụng
Mở các hàng đợi có dữ liệu mẫu và quy trình đánh giá thay đổi gốc, rồi ánh xạ sự kiện kích hoạt, quyền quyết định, người phụ trách nhiệm vụ, ngoại lệ và điều kiện hoàn tất của bạn.
Mở ứng dụng quy trình làm việc của nhân viên