QUẢN LÝ VÒNG ĐỜI CHÍNH SÁCH

Phần mềm quản lý chính sách đảm bảo mọi phiên bản đều có trách nhiệm

Đưa chính sách từ bản dự thảo có người phụ trách qua các bước rà soát, phê duyệt, ban hành, xác nhận đã tiếp nhận, rà soát lại và cuối cùng ngừng áp dụng—mà không làm mất phiên bản, quyết định, đối tượng hay ngoại lệ liên quan.

Mô hình mẫu tách riêng hồ sơ chính sách, quy trình, bản sửa đổi, ban hành, xác nhận đã tiếp nhận, rà soát và miễn trừ để mỗi nhóm thấy rõ phần việc của mình.

Sử dụng ứng dụng quản lý chính sách Xem vòng đời xử lý

Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.

Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng

Một phiên bản hiện tại có lịch sử
Quyết định rà soát và trả lại thực tế
Đối tượng áp dụng và tình trạng xác nhận theo từng phiên bản

Policy control center in the Jodoo policy management workspace — **Trung tâm kiểm soát chính sách**Xem nhanh toàn bộ vòng đời, rồi mở đúng chính sách, bản sửa đổi, xác nhận, đợt rà soát hoặc ngoại lệ tạo nên từng chỉ số.

7các loại bản ghi được kết nối1phiên bản có hiệu lực hiện tại5 usersđiểm bắt đầu của kế hoạch miễn phí

TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KHI NGỪNG ÁP DỤNG

Giao người phụ trách và lưu hồ sơ bền vững cho từng quyết định trong vòng đời

Thư mục chỉ lưu được tệp. Quản lý chính sách còn phải cho biết lý do thay đổi, người phê duyệt, phiên bản đã gửi đến từng đối tượng và việc cần làm tiếp theo.

Soạn thảo và đánh giá tác động

Nắm bắt người phụ trách, phạm vi, lý do thay đổi, phiên bản đề xuất, đối tượng bị ảnh hưởng và tác động triển khai.

Rà soát và phê duyệt

Chuyển bản sửa đổi đến đúng người rà soát và phê duyệt; trả lại phần chưa đầy đủ kèm phản hồi cụ thể.

Ban hành và thông báo

Phát hành phiên bản đã được phê duyệt, lưu trữ phiên bản cũ, xác định từng đối tượng và đặt ngày đến hạn xác nhận.

Theo dõi và cải thiện

Theo dõi câu hỏi, phản hồi quá hạn, ngoại lệ, sự cố, phát hiện kiểm toán, ngày rà soát và quyết định ngừng áp dụng.

MÔ HÌNH HỒ SƠ LIÊN KẾT

Giữ tài liệu được kiểm soát tách biệt khỏi công việc xung quanh nó

Mô hình bản ghi rõ ràng sẽ ngăn cột trạng thái cố gắng thể hiện mọi sự kiện chính sách.

Sổ đăng ký chính sách

Phiên bản hiện hành, ngày hiệu lực, người phụ trách, đối tượng áp dụng, ngày rà soát, trạng thái, tệp đã phê duyệt và liên kết được kiểm soát.

So sánh kiểm soát chính sách với quản lý tài liệu →

Hồ sơ sửa đổi

Lý do, phiên bản đề xuất, tác động, người rà soát, người phê duyệt, nhận xét, quyết định và trạng thái ban hành.

Phân công đối tượng

Phiên bản, đối tượng áp dụng, kênh phân phối, người được phân công, hạn xác nhận và người phụ trách theo dõi.

Phản hồi xác nhận

Nhân viên, nhóm, phiên bản, ngày được chỉ định, phản hồi, xác nhận, câu hỏi và người phụ trách theo dõi.

Quyết định rà soát

Bằng chứng đã kiểm tra, kết quả giữ nguyên/sửa đổi/ngừng áp dụng, lý do, hành động tiếp theo và trạng thái hoàn thành.

Ngoại lệ hoặc miễn trừ

Yêu cầu bị ảnh hưởng, phương án thay thế, rủi ro, điều kiện, ngày hết hạn, ngày rà soát và trạng thái đóng hồ sơ.

TẦM NHÌN QUẢN LÝ

Đo lường tình trạng kiểm soát mà không nhầm lẫn hoạt động với việc hoàn thành

Việc đếm chỉ trở nên hữu ích khi mẫu số, ngày đến hạn, phiên bản và hành động tiếp theo hiển thị.

Question	Chỉ số hữu ích	Nội dung cần kiểm tra
Các chính sách có hiện hành không?	Số chính sách có hiệu lực được rà soát đúng hạn ÷ số chính sách đến hạn	Các đợt rà soát quá hạn theo người phụ trách, danh mục và mức rủi ro
Đúng người có nhận được đúng phiên bản không?	Số phân công đối tượng đã mở theo từng phiên bản chính sách	Thiếu người nhận, sai đối tượng hoặc phân phối thất bại
Mọi người có phản hồi không?	Số người xác nhận đúng hạn ÷ số người được phân công	Quá hạn, câu hỏi được đặt ra, bị từ chối hoặc không bao giờ được mở
Các trường hợp ngoại lệ có được kiểm soát không?	Các miễn trừ còn hiệu lực có ngày rà soát và hết hạn trong tương lai	Rủi ro cao, quá hạn rà soát hoặc đã hết hạn nhưng vẫn còn hiệu lực
Rà soát có dẫn đến hành động cụ thể không?	Các đợt rà soát đã hoàn tất và hành động tiếp theo đã được đóng	Quyết định giữ nguyên, sửa đổi hoặc ngừng áp dụng nhưng chưa được thực hiện

ĐỘ PHÙ HỢP VÀ GIỚI HẠN

Chọn Jodoo khi quy trình chính sách phải thích ứng với tổ chức của bạn

Jodoo phát huy tốt nhất khi vòng đời chính sách và quy trình nghiệp vụ liên kết thường xuyên thay đổi. Nếu nhu cầu mua chủ yếu nằm ở soạn thảo tài liệu, nội dung pháp quy, công nhận chuyên ngành hoặc quản trị doanh nghiệp chuyên sâu, một nền tảng chính sách hay GRC chuyên dụng có thể phù hợp hơn.

Trường hợp phù hợp với Jodoo

Hồ sơ chính sách tùy chỉnh, rà soát liên phòng ban, xác nhận, ngoại lệ, liên kết với hoạt động vận hành, biểu mẫu di động và bảng điều khiển mà quản trị viên nghiệp vụ có thể tự điều chỉnh.

Kiểm tra một nền tảng chuyên biệt

Theo dõi chỉnh sửa nâng cao, thư viện chính sách, nghiên cứu pháp lý, nguồn dữ liệu pháp quy, ánh xạ tiêu chuẩn công nhận, đào tạo tích hợp hoặc GRC doanh nghiệp quy mô lớn.

Kết nối thay vì thay thế

Khi cần, hãy giữ tệp chính thức trong kho tài liệu và dùng Jodoo để điều phối quyết định, phân công, ngoại lệ và công việc theo dõi xung quanh tệp đó.

CÂU HỎI TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Các câu hỏi thực tế về phần mềm quản lý chính sách

Phần mềm quản lý chính sách có tác dụng gì?+

Phần mềm quản lý công việc xoay quanh chính sách của tổ chức: trách nhiệm, soạn thảo, rà soát, phê duyệt, kiểm soát phiên bản, ban hành, phân phối, xác nhận, rà soát định kỳ, ngoại lệ và ngừng áp dụng.

Quản lý chính sách có giống như quản lý tài liệu không?+

Không. Quản lý tài liệu tập trung vào tệp, quyền truy cập, truy xuất, cộng tác và lưu giữ. Quản lý chính sách còn quản lý quyết định quản trị, phân phối tới đúng đối tượng, xác nhận đã tiếp nhận, chu kỳ rà soát và ngoại lệ.

Jodoo có thể theo dõi xác nhận chính sách của nhân viên không?+

Có. Ứng dụng Jodoo đã cấu hình có thể phân công một phiên bản chính sách cho từng đối tượng, ghi nhận từng phản hồi, hiển thị mục quá hạn hoặc có câu hỏi và chuyển công việc theo dõi. Hãy xác nhận yêu cầu về danh tính, chữ ký điện tử, lưu giữ và giá trị chứng cứ pháp lý trong giai đoạn thử nghiệm.

Quy trình làm việc chính sách có thể thay đổi nhanh như thế nào?+

Quản trị viên được đào tạo thường có thể thêm và kiểm tra một trường dữ liệu, quy tắc đối tượng, bước rà soát, chế độ xem theo vai trò hoặc chỉ số trên bảng điều khiển trong khoảng 30 phút đến 4 giờ. Những thay đổi quản trị có tác động lớn vẫn cần được thử nghiệm có kiểm soát.

Jodoo có chỉnh sửa tài liệu chính sách không?+

Jodoo có thể lưu tệp, liên kết và điều phối vòng đời xung quanh chúng. Nếu trọng tâm là đồng soạn thảo nâng cao, theo dõi chỉnh sửa, so sánh phiên bản, mẫu pháp lý hoặc quản lý hồ sơ, hãy đánh giá thêm một sản phẩm chuyên về tài liệu hoặc soạn thảo chính sách.

KIỂM TRA VÒNG ĐỜI CHÍNH SÁCH

Bắt đầu với một chính sách, một bản sửa đổi thực tế và một nhóm đối tượng

Dùng không gian làm việc có dữ liệu mẫu để thử toàn bộ quy trình: trả lại bản sửa đổi chưa đầy đủ, phê duyệt bản đã sửa, ban hành, thu thập phản hồi và xử lý một xác nhận quá hạn hoặc ngoại lệ.

Sử dụng ứng dụng quản lý chính sách

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá