Bố trí nhân sự cho dự án mà không che giấu xung đột
Quản lý nguồn lực dự án cho việc bố trí nhân sự liên dự án
Bố trí cho mỗi dự án đúng kỹ năng và số giờ, đồng thời bảo vệ những cam kết mà cùng một người đã nhận ở nơi khác.
Đăng nhập để kiểm tra ứng dụng mẫu, sau đó cài đặt kèm dữ liệu mẫu để thử các bản ghi và quy trình xét duyệt.
Phần mềm cần làm được gì
Quản lý nguồn lực dự án kết nối nhu cầu dự án với nhân sự dùng chung, kỹ năng, tình trạng sẵn sàng, phê duyệt nhân sự, phân bổ và phản hồi thực tế từ quá trình triển khai. Nó bổ trợ cho quản lý dự án: công cụ dự án điều hành công việc, còn lớp quản lý nguồn lực xác định phần năng lực nào có thể cam kết một cách đáng tin cậy giữa các dự án.
- Nhu cầu theo tên cụ thể và nhu cầu chưa chỉ định người được tách riêng
- Xung đột liên dự án hiển thị trước khi phê duyệt
- Công sức thực tế giúp cập nhật các ước tính sau này
Quyết định bố trí nhân sự dự án
Chuyển một gói công việc thành yêu cầu có căn cứ
Chỉ ghi “Phân công Liam” là chưa đủ bối cảnh để người xét duyệt quyết định.
Mô tả gói công việc
Nêu rõ kết quả, thời gian, kỹ năng cần thiết, cấp bậc vai trò, công sức, mức ưu tiên và chủ dự án.
Tìm trong nguồn lực dùng chung
Kiểm tra tình trạng sẵn sàng của người hoặc vai trò trên tất cả phân bổ hiện có, lịch nghỉ và công việc được bảo vệ.
Đề xuất phân bổ
Ghi lại số giờ và thời gian yêu cầu cùng lý do về mức độ phù hợp và thời điểm.
Phê duyệt, trả lại hoặc từ chối
Giải quyết xung đột trước khi nhiệm vụ trở thành một cam kết bị che khuất.
So sánh kế hoạch với thực tế
Dùng phản hồi từ quá trình triển khai để cải thiện ước tính dự án và cách bố trí nhân sự lần sau.
Độ chính xác khi lập kế hoạch
Dùng vị trí chưa chỉ định người khi mức độ chắc chắn chưa đủ để nêu tên một người cụ thể
Đối tượng lập kế hoạch cần trưởng thành theo mức độ cam kết.
| Giai đoạn | Lập kế hoạch ở cấp độ này | Cần tránh |
|---|---|---|
| Pipeline ban đầu | Vai trò, kỹ năng, số giờ ước tính, khoảng thời gian, xác suất | Giữ chỗ một người thật cho công việc chưa chắc chắn |
| Dự án đã phê duyệt | Gói công việc, cấp độ cần thiết, số giờ, thời gian, mức ưu tiên | Một số lượng nhân sự chung cho cả dự án mà không có thời gian |
| Xét duyệt nhân sự | Ứng viên cụ thể, mức độ phù hợp, xung đột, công việc bị thay thế | Coi tình trạng sẵn sàng là tiêu chí lựa chọn duy nhất |
| Đang triển khai | Phân bổ đã xác nhận, tình trạng, thay đổi, phản hồi thực tế | Giữ nguyên ước tính ban đầu dù thực tế đã thay đổi |
Xử lý xung đột
Làm rõ sự đánh đổi cho cả chủ dự án và chủ nguồn lực
Ví dụ không âm thầm ghi đè một phân bổ đang xung đột.
Trùng thời gian
So sánh cả hai cam kết rồi quyết định dời, chia nhỏ hoặc thay thế phân bổ mới.
Nút thắt kỹ năng
Bảo vệ chuyên môn khan hiếm cho công việc có ảnh hưởng lớn đến kết quả; lập kế hoạch đào tạo chéo riêng.
Thay đổi ưu tiên
Ghi lại cam kết nào bị thay thế và ai đã cho phép thay đổi.
Ước tính lệch dần
Dùng công sức thực tế và tình trạng thực hiện công việc để điều chỉnh nhu cầu còn lại thay vì chỉ ghi nhận làm thêm giờ.
Câu hỏi thực tế
Các câu hỏi về bố trí nhân sự dự án cần giải quyết trước khi cam kết người
Tách thực thi dự án khỏi bố trí nhân sự liên dự án, rồi xác định cách vị trí chưa chỉ định trở thành phân công đã duyệt.
Phần mềm có thể tự động chọn đúng người cho mọi dự án không?
Không. Ví dụ này trình bày rõ dữ liệu về năng lực, kỹ năng, thời gian, khối lượng công việc và xung đột để người phụ trách đưa ra quyết định. Tối ưu tự động có thể hữu ích ở quy mô lớn, nhưng chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp đã thống nhất các ràng buộc, mức ưu tiên và yêu cầu chuyên môn. Jodoo phù hợp nhất khi doanh nghiệp cần tự thiết kế quy tắc vận hành và quy trình phê duyệt theo cách làm việc của mình. Ưu tiên liên dự án và hệ quả đối với việc thực hiện vẫn cần người chịu trách nhiệm rõ ràng, ngay cả khi hệ thống có đưa ra đề xuất.
Khi bố trí nhân sự dự án, có nên chỉ so sánh số giờ yêu cầu không?
Số giờ là một cơ sở tính thực tế, nhưng bản thân nó chưa đủ. Ví dụ đặt kỹ năng, cấp bậc vai trò, múi giờ, tình trạng sẵn sàng, thời gian, mức ưu tiên và tình trạng thực hiện công việc bên cạnh số giờ, để một người còn giờ trên giấy không bị nhầm là người phù hợp. Giai đoạn dự án, kỹ năng cần thiết, khoảng bắt đầu, công việc được bảo vệ và chi phí bàn giao đều có thể thay đổi câu trả lời đáng tin cậy.
Nhóm dự án có thể tự điều chỉnh quy trình yêu cầu nhân sự không?
Quản trị viên Jodoo đã được đào tạo có thể thêm trường, lựa chọn, màn hình, quy trình và bảng điều khiển mà không phải xây lại một ứng dụng truyền thống. Mọi thay đổi vẫn cần người chịu trách nhiệm, kiểm thử và truyền thông rõ ràng, nhất là khi ảnh hưởng đến phê duyệt, quyền truy cập hoặc chỉ số báo cáo. Quản trị viên đã được đào tạo có thể điều chỉnh lựa chọn vai trò, bước phê duyệt, trường xung đột và màn hình danh mục khi mô hình triển khai thay đổi.
Ứng dụng này có thay thế phần mềm quản lý dự án không?
Không. Hãy dùng phần mềm quản lý dự án cho phạm vi, cột mốc, đầu việc, quan hệ phụ thuộc, vấn đề và quá trình thực hiện. Dùng ứng dụng này để quyết định và quản trị năng lực dùng chung giữa các dự án. Liên kết mã dự án hoặc gói công việc để mỗi hệ thống có thể mở đúng bối cảnh ở hệ thống kia.
Có thể bố trí nhân sự trước khi chọn một người cụ thể không?
Có. Giữ nhu cầu theo vai trò hoặc kỹ năng trong giai đoạn dự báo, sau đó yêu cầu nêu tên người trước khi phân bổ cuối cùng. Cách này tránh tạo cảm giác chính xác giả nhưng vẫn làm rõ khoảng thiếu hụt năng lực trong tương lai.
Xem quy trình hoạt động
Kiểm tra ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực có dữ liệu
Mở các bản ghi và màn hình quyết định, sau đó điều chỉnh trường, vai trò và quy tắc theo cách nhóm bạn lập kế hoạch công việc.