PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỘI VIÊN
Phần mềm quản lý hội viên từ khi gia nhập đến khi gia hạn
Tập trung hồ sơ đăng ký, thông tin hội viên, công việc theo dõi gia hạn, thay đổi trạng thái và hoạt động tham gia vào một hệ thống vận hành mà đội ngũ của bạn có thể tùy chỉnh không cần viết mã.
Ứng dụng mẫu có sẵn dữ liệu về hồ sơ đăng ký đầy đủ, hồ sơ được yêu cầu bổ sung, trường hợp cần xét ngoại lệ về điều kiện gia nhập, gia hạn đúng hạn và quá hạn, thời gian ân hạn, hội viên hết hiệu lực và báo cáo chi hội đã được chấp thuận.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Theo dõi mọi quyết định liên quan đến hội viên từ đăng ký đến gia hạn
Từ hồ sơ đăng ký đến hồ sơ hội viên có trách nhiệm quản lý rõ ràng
Mỗi giai đoạn có người phụ trách và quyết định riêng. Hệ thống cần thể hiện rõ việc bàn giao giữa các giai đoạn.
Xét duyệt hồ sơ đăng ký
Kiểm tra độ đầy đủ và điều kiện gia nhập, trả lại hồ sơ kèm yêu cầu cụ thể về minh chứng còn thiếu, hoặc chấp thuận hồ sơ thông qua nhiệm vụ xét duyệt đã được phân công.
Tạo hồ sơ hội viên phục vụ công việc thực tế
Tập trung chi hội, loại hội viên, trạng thái hội viên, ngày gia hạn, quyền hiển thị trong danh bạ và lựa chọn dịch vụ vào một hồ sơ, thay vì phân tán giữa CRM và bảng tính.
Quản lý kết quả gia hạn
Phân biệt rõ thông báo đã gửi, hồ sơ gia hạn đã nộp, thông tin thanh toán do hội viên cung cấp, xác nhận từ bộ phận tài chính, thời gian ân hạn và quyết định hết hiệu lực để nhân viên nắm đúng tình hình.
Lưu giữ lịch sử thay đổi
Mỗi thay đổi hồ sơ và trạng thái hội viên đều lưu nội dung được đề nghị, minh chứng, quyết định, ngày có hiệu lực và nhận xét của người xét duyệt.
Phân công người phụ trách các trường hợp thiếu hồ sơ, quá hạn và có tranh chấp
Các trường hợp thiếu hồ sơ, quá hạn và có tranh chấp cần được hỗ trợ hội viên nhất quán hơn bao giờ hết.
Hồ sơ đăng ký chưa đầy đủ
Hồ sơ của Owen Riley giữ trạng thái yêu cầu bổ sung cho đến khi có thư xác nhận đơn vị công tác; hồ sơ này được tách riêng khỏi các hồ sơ đã sẵn sàng xét duyệt.
Ngoại lệ về điều kiện gia nhập
Chứng chỉ quốc tế tương đương của Maya Thompson được ghi nhận là trường hợp ngoại lệ cần xem xét, thay vì mặc nhiên coi là đủ điều kiện hoặc bị từ chối.
Thời gian ân hạn
Việc kéo dài thời hạn cho Nina Patel có ngày và lý do cụ thể, trong khi hội phí vẫn đang chờ xác nhận.
Tư cách hội viên hết hiệu lực
Hồ sơ của Marcus Green thể hiện các thông báo đã gửi, ngày kết thúc ân hạn và ảnh hưởng đến việc hiển thị trong danh bạ, giúp làm rõ trạng thái hội viên hiện tại.
Dùng bảng tổng quan để đưa ra quyết định thiết thực
Một hệ thống hữu ích giúp giải đáp những câu hỏi nhân viên gặp phải mỗi tuần.
Hồ sơ nào có thể chuyển sang bước tiếp theo?
Độ đầy đủ của hồ sơ, điều kiện gia nhập và lý do yêu cầu bổ sung giúp xác định nên chấp thuận, trả lại hay chuyển lên cấp có thẩm quyền.
Trường hợp gia hạn nào cần xử lý hôm nay?
Thời hạn hội viên, phản hồi, tình trạng đóng hội phí và ghi chú ngoại lệ giúp phân biệt việc nhắc hạn thông thường với những trường hợp cần hỗ trợ trực tiếp.
Danh bạ hội viên có còn đáng tin cậy?
Trạng thái hội viên, ngày gia hạn và lựa chọn quyền riêng tư giúp phát hiện hồ sơ lỗi thời hoặc không phù hợp trước khi các bộ phận khác sử dụng.
Chi hội nào cần hỗ trợ?
Báo cáo chi hội tổng hợp biến động hội viên, sự kiện, giờ tình nguyện, kết quả hoạt động và yêu cầu hỗ trợ.
Thử nghiệm quy trình quản lý hội viên thực tế với tối đa năm người dùng
Gói miễn phí hiện tại của Jodoo cho phép một nhóm nhỏ kiểm chứng hồ sơ, các bước xét duyệt và bảng tổng quan trước khi quyết định mở rộng.
Thử nghiệm với năm vai trò thực tế
Mời điều phối viên, người xét duyệt, người phụ trách chi hội, người phụ trách gia hạn và quản lý cùng tham gia để thử nghiệm việc bàn giao công việc giữa các vai trò.
Xử lý các tình huống tiêu biểu
Thử xử lý một hồ sơ đầy đủ, một yêu cầu bổ sung, một trường hợp ngoại lệ, một trường hợp đến hạn gia hạn và một hội viên hết hiệu lực để sớm phát hiện điểm cần cải thiện.
Bắt đầu không cần thẻ tín dụng
Đăng ký gói miễn phí không cần thẻ, sau đó xem trang giá hiện hành để biết giới hạn về bản ghi, tự động hóa, dung lượng lưu trữ và các tính năng trả phí trước khi triển khai rộng rãi.
Dự toán chi phí triển khai thực tế
Dựa trên quá trình dùng thử thực tế để ước tính số người dùng, bản ghi, tác vụ tự động, tích hợp và nhu cầu hỗ trợ trong tương lai.
Để mỗi trạng thái chỉ rõ việc người phụ trách tiếp theo cần làm
Mỗi trạng thái cần xác định cách xử lý, quyền truy cập hoặc bước theo dõi tiếp theo, thay vì chỉ đổi màu trên bảng tổng quan.
| Trạng thái hiện tại | Hành động tiếp theo | Không nên mặc định rằng |
|---|---|---|
| Yêu cầu bổ sung | Người đăng ký cung cấp đúng thông tin được yêu cầu | Hồ sơ đang được xét duyệt |
| Đủ điều kiện và đầy đủ hồ sơ | Người xét duyệt được phân công ghi nhận quyết định | Hồ sơ hội viên đã được tạo |
| Đã nộp hồ sơ gia hạn | Xác nhận hội phí hoặc kết quả xử lý ngoại lệ | Trạng thái hội viên tự động chuyển sang còn hiệu lực |
| Thời gian ân hạn | Xử lý trường hợp ngoại lệ trong thời hạn đã ghi nhận | Tư cách hội viên đã hết hiệu lực |
| Hết hiệu lực | Áp dụng các quy định đã ghi nhận về dịch vụ và quyền hiển thị | Phải xóa hồ sơ của người này |
VÌ SAO NÊN XÂY DỰNG TRÊN Jodoo
Điều chỉnh vòng đời hội viên mà không phải chờ dự án phát triển phần mềm
Xây dựng vòng đời hội viên theo thông tin, quyết định và công việc theo dõi mà đội ngũ thực sự sử dụng. Nhân viên được cấp quyền có thể thay đổi biểu mẫu, quy trình, chế độ xem có bộ lọc và bảng tổng quan mà không cần viết mã.
Bắt đầu với ứng dụng quản lý vòng đời hội viên có thể sử dụng ngay, rồi để đội ngũ vận hành điều chỉnh trường thông tin, quy trình và báo cáo theo nhu cầu.Điều chỉnh hồ sơ và quy tắc
Thêm các trường thông tin, nhóm phân loại và luồng xử lý ngoại lệ cần thiết cho vòng đời hội viên, rồi điều chỉnh khi chương trình thay đổi.
Giao quyền quyết định cho đúng người
Sử dụng nhiệm vụ xét duyệt được phân công cụ thể, bước trả lại để bổ sung và phân quyền khi quy trình hội viên cần quyết định của người có trách nhiệm.
Xác định bước xử lý tiếp theo
Hồ sơ đăng ký, trường hợp gia hạn ngoại lệ, thay đổi hồ sơ và rủi ro tại chi hội xuất hiện trong danh sách công việc để đội ngũ phụ trách kịp thời xử lý.
Vai trò của Jodoo trong toàn bộ vòng đời hội viên
Sử dụng Jodoo khi vòng đời hội viên cần hồ sơ liên kết, quyết định được phân công rõ ràng và các trường hợp ngoại lệ dễ theo dõi. Kết nối hoặc tiếp tục sử dụng các sản phẩm chuyên biệt cho những chức năng mà chúng đang đáp ứng tốt.
Quản lý trong Jodoo
Biểu mẫu, các bước xét duyệt, danh sách công việc, lời nhắc và bảng tổng quan giúp nhân viên quản lý toàn bộ vòng đời hội viên.
Kết nối các hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức
Với các giao dịch thanh toán, bút toán kế toán, email hàng loạt hoặc xác thực, hãy tiếp tục xử lý trong hệ thống chuyên trách và chuyển trạng thái cần thiết về để nhân viên theo dõi.
Khi nền tảng chuyên dụng là lựa chọn phù hợp hơn
Chọn nền tảng quản lý hiệp hội chuyên dụng (AMS) khi cổng hội viên, website công khai, thu phí định kỳ và các chức năng thương mại dành cho hiệp hội tích hợp sẵn là ưu tiên hàng đầu.
Câu hỏi về phần mềm quản lý hội viên
Phần mềm quản lý hội viên quản lý những gì?
Phần mềm có thể liên kết hồ sơ đăng ký, thông tin hội viên, gia hạn, thay đổi trạng thái hội viên, các ban/ủy ban, sự kiện và báo cáo chi hội. Phạm vi phù hợp phụ thuộc vào hệ thống phụ trách thanh toán, liên lạc và danh tính người dùng.
Jodoo có thể quản lý việc xét duyệt hội viên không?
Có. Ứng dụng mẫu sử dụng các nhiệm vụ xét duyệt được phân công ngay trong Jodoo cho hồ sơ đăng ký hội viên, thay đổi hồ sơ, thay đổi trạng thái và báo cáo chi hội, bao gồm cả bước trả lại để bổ sung.
Jodoo có xử lý thanh toán hội phí không?
Ứng dụng này ghi nhận tình trạng hội phí để phục vụ quản lý và quyết định gia hạn. Hãy sử dụng tích hợp khi giao dịch và đối soát do đơn vị xử lý thanh toán hoặc hệ thống tài chính phụ trách.
Nhân viên nghiệp vụ có thể thay đổi quy trình quản lý hội viên không?
Có. Người được cấp quyền xây dựng ứng dụng có thể thay đổi trường thông tin, loại hội viên, quy tắc, bước xét duyệt, danh sách công việc và bảng tổng quan mà không cần viết mã.
XÂY DỰNG TỪ MẪU ĐÃ HOẠT ĐỘNG
Sử dụng ứng dụng quản lý hội viên nàyXây dựng hoạt động quản lý hội viên theo quy định thực tế của bạn
Mở ứng dụng có sẵn dữ liệu, xem hồ sơ đăng ký và các trường hợp gia hạn ngoại lệ, sau đó cài đặt một bản sao và tùy chỉnh trường thông tin, quy trình cùng bảng tổng quan mà không cần viết mã.