PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆP HỘI
Phần mềm quản lý hiệp hội cho chương trình hội viên và hoạt động chi hội
Kết nối văn phòng hiệp hội, chi hội, các ban/ủy ban và chương trình hội viên bằng những hồ sơ phù hợp với từng hoạt động.
Ứng dụng mẫu thể hiện cơ cấu tổ chức cấp quốc gia và khu vực, trạng thái hội viên hiện tại, nhiệm kỳ ban/ủy ban, sức chứa sự kiện và báo cáo chi hội có yêu cầu bổ sung.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Vận hành chi hội, các ban/ủy ban và chương trình hội viên bằng hồ sơ liên kết
Phân định rõ trách nhiệm giữa cấp quốc gia, chi hội và các ban/ủy ban
Hoạt động hiệp hội thường cần quản lý theo cơ cấu và vai trò, vượt xa một danh sách hội viên đơn thuần.
Cơ cấu tổ chức
Ghi nhận hiệp hội cấp trên, các chi hội, khu vực, người phụ trách địa phương và người phụ trách dịch vụ để phân nhóm công việc mà không tạo hồ sơ hội viên trùng lặp.
Trạng thái hội viên
Giúp nhân viên phục vụ hội viên dễ dàng theo dõi loại hội viên, chi hội, ngày gia hạn và trạng thái hội viên.
Hoạt động trong ban/ủy ban
Theo dõi bổ nhiệm, vai trò, thời hạn nhiệm kỳ, nhiệm kỳ sắp kết thúc và vị trí còn trống, tách biệt với hồ sơ hội viên chính.
Báo cáo chi hội
Thu thập kết quả theo tiêu chí thống nhất để dễ đối chiếu, đồng thời lưu rõ rủi ro và yêu cầu hỗ trợ riêng của từng địa phương.
Biến báo cáo thành các công việc tiếp nối dễ theo dõi
Văn phòng trung ương cần dữ liệu đủ nhất quán để so sánh giữa các chi hội, đồng thời giữ được đặc thù của từng địa phương.
Báo cáo cần chỉnh sửa
Tổng số hội viên đã gia hạn và hết hiệu lực của Khu vực Duyên hải không khớp, nên báo cáo được trả lại kèm yêu cầu chỉnh sửa cụ thể.
Nhiệm kỳ ban/ủy ban sắp kết thúc
Vị trí cần bổ nhiệm trong Ban Sự kiện được hiển thị trước cuộc họp thường niên, giúp hiệp hội có thời gian chọn người thay thế.
Sự kiện đã đủ chỗ
Hội thảo khu vực hiển thị sức chứa và danh sách chờ gồm bảy người, đồng thời xác định bước xử lý tiếp theo cho các lượt đăng ký.
Chi hội cần hỗ trợ
Rủi ro và yêu cầu hỗ trợ được trình bày cùng kết quả hoạt động hội viên và chương trình, giúp người phụ trách dễ nhận biết và xử lý.
Phân biệt nghiệp vụ cốt lõi với các chức năng chuyên biệt bổ sung
Để lựa chọn phù hợp, trước hết cần xác định những nghiệp vụ mà hệ thống quản lý hiệp hội sẽ phụ trách.
Quản lý hồ sơ vận hành
Hồ sơ đăng ký, trạng thái hội viên, ban/ủy ban, báo cáo chi hội và điều kiện tham dự sự kiện cần được kết nối trong cùng một hệ thống vận hành.
Kết nối dữ liệu tài chính đã xác nhận
Để hệ thống thanh toán hoặc kế toán xác nhận giao dịch, còn Jodoo điều phối việc gia hạn và xử lý các trường hợp ngoại lệ liên quan.
Kết nối hoạt động truyền thông
Sử dụng nền tảng gửi email cho các chiến dịch quy mô lớn, đồng thời lưu nhóm hội viên mục tiêu và trạng thái công việc tiếp nối trong hồ sơ vận hành.
Dễ dàng điều chỉnh
Nhân viên nghiệp vụ có thể thêm trường thông tin chi hội, bước xét duyệt hoặc chỉ tiêu báo cáo mà không phải chờ nhà cung cấp phát triển.
Xác định hệ thống lưu dữ liệu chính cho từng câu hỏi của hiệp hội
Không nhất thiết phải tập trung mọi chức năng trong cùng một sản phẩm.
| Question | Hệ thống phụ trách phù hợp nhất | Vai trò của Jodoo |
|---|---|---|
| Người này có tư cách hội viên còn hiệu lực không? | Hồ sơ quản lý hội viên | Quản lý trạng thái hội viên và ngày hiệu lực |
| Đã nhận được tiền chưa? | Hệ thống thanh toán hoặc tài chính | Tiếp nhận xác nhận và điều phối xử lý ngoại lệ |
| Ai đang tham gia ban/ủy ban này? | Hồ sơ vận hành hiệp hội | Quản lý việc bổ nhiệm, nhiệm kỳ và vị trí còn trống |
| Ai đã nhận được email của chiến dịch? | Nền tảng email | Cung cấp nhóm người nhận và lưu thông tin công việc tiếp nối |
| Chi hội cần hỗ trợ gì? | Báo cáo hoạt động chi hội | Quản lý việc xét duyệt và các công việc hỗ trợ |
VÌ SAO NÊN XÂY DỰNG TRÊN Jodoo
Điều chỉnh mô hình hoạt động của hiệp hội mà không phải chờ một dự án phát triển phần mềm
Xây dựng mô hình hoạt động của hiệp hội dựa trên thông tin, quyết định và công việc tiếp nối mà đội ngũ thực sự sử dụng. Nhân viên được phân quyền có thể chỉnh sửa biểu mẫu, quy trình, chế độ xem có bộ lọc và bảng điều khiển mà không cần viết mã.
Bắt đầu với một ứng dụng hoạt động theo mô hình của hiệp hội, rồi để đội ngũ vận hành điều chỉnh trường thông tin, quy trình và báo cáo khi nhu cầu thay đổi.Điều chỉnh hồ sơ và quy tắc
Bổ sung các trường thông tin, nhóm phân loại và luồng xử lý ngoại lệ phù hợp với mô hình hoạt động của hiệp hội, rồi điều chỉnh khi chương trình thay đổi.
Giao quyền quyết định cho đúng người
Khi cần quyết định của người có trách nhiệm, hãy thiết lập nhiệm vụ xét duyệt có người phụ trách cụ thể, bước trả lại để chỉnh sửa và phân quyền cập nhật trạng thái.
Xác định bước xử lý tiếp theo
Báo cáo chi hội, vị trí còn trống trong ban/ủy ban, thay đổi trạng thái hội viên và danh sách chờ sự kiện đều được hiển thị rõ để đội ngũ theo dõi và xử lý.
Vai trò của Jodoo trong vận hành hiệp hội
Sử dụng Jodoo khi việc vận hành hiệp hội cần hồ sơ được kết nối, quyết định có người phụ trách và các trường hợp ngoại lệ dễ theo dõi. Kết nối hoặc tiếp tục sử dụng các sản phẩm chuyên biệt cho những chức năng mà chúng đang đáp ứng tốt.
Quản lý trong Jodoo
Biểu mẫu, bước xét duyệt, danh sách công việc cần xử lý, lời nhắc và bảng điều khiển giúp nhân viên vận hành hiệp hội.
Kết nối các hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức
Khi hiệp hội cần xử lý giao dịch thanh toán, bút toán kế toán, email hàng loạt hoặc xác thực, hãy duy trì các chức năng này trong hệ thống chuyên trách và chuyển thông tin trạng thái cần thiết về cho nhân viên.
Khi nền tảng chuyên dụng là lựa chọn phù hợp hơn
Một bộ phần mềm quản lý hiệp hội toàn diện có thể phù hợp hơn nếu hiệp hội cần một giải pháp trọn gói cho website, cổng thông tin, thương mại, chương trình email quy mô lớn và tích hợp kế toán.
Câu hỏi về phần mềm quản lý hiệp hội
Phần mềm quản lý hiệp hội là gì?
Đây là phần mềm quản lý hội viên và các hoạt động liên quan, như chi hội, ban/ủy ban, gia hạn, sự kiện và báo cáo.
Jodoo có phải là phần mềm quản lý hiệp hội tất cả trong một theo mô hình truyền thống không?
Jodoo là nền tảng vận hành có thể tùy chỉnh. Nền tảng đặc biệt phù hợp khi bạn muốn xây dựng hồ sơ, quy trình và bảng điều khiển theo nhu cầu của hiệp hội, đồng thời tích hợp dịch vụ thanh toán, chiến dịch truyền thông hoặc xác thực danh tính khi cần.
Các chi hội có thể sử dụng trường thông tin hoặc báo cáo khác nhau không?
Có. Bạn có thể dùng chung một cấu trúc báo cáo, đồng thời thiết lập trường hiển thị có điều kiện, phân quyền và quy trình theo nhu cầu riêng của từng chi hội.
Tình nguyện viên và nhân viên có thể sử dụng cùng một ứng dụng không?
Họ có thể tham gia qua các biểu mẫu, nhiệm vụ và chế độ xem đã được thiết lập. Hãy cấu hình quyền truy cập và quyền thao tác phù hợp với từng vai trò trước khi đưa vào sử dụng.
XÂY DỰNG TỪ MẪU ĐÃ HOẠT ĐỘNG
Sử dụng ứng dụng quản lý hiệp hội nàyXây dựng hệ thống vận hành hiệp hội phù hợp với cơ cấu của bạn
Bắt đầu với dữ liệu chi hội, ban/ủy ban và hồ sơ hội viên có sẵn, rồi điều chỉnh ứng dụng theo mô hình quản trị và phục vụ của hiệp hội.