Địa điểm A: đã rà soát yêu cầu
Minh chứng liên quan và quan sát thực hành của người lao động làm cơ sở cho nhiệm vụ được yêu cầu. Người giám sát ghi quyết định cấp quyền với phạm vi, ngày tháng và các hạn chế cụ thể nếu có.
Theo dõi đào tạo an toàn tại các địa điểm của bạn
Lên kế hoạch đào tạo an toàn, theo dõi tiếp các buổi vắng mặt và xét duyệt minh chứng hoàn thành theo người lao động, nhiệm vụ và địa điểm. Quản lý tiến độ đào tạo tách biệt với quyền thực hiện công việc.
Bắt đầu với ví dụ. Điều chỉnh cho đội ngũ của bạn.
Hiển thị rõ việc đào tạo tiếp theo tại mọi địa điểm
Điều phối viên cần biết ai đã được đặt lịch, ai vắng buổi học, minh chứng của ai đang chờ xét duyệt và nội dung đào tạo nào đã quá hạn.
| Tình huống | Thông tin ghi trong danh sách đào tạo | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Cần hoàn thành đào tạo hội nhập trước khi đến cơ sở | Người lao động, địa điểm, chủ đề bắt buộc, buổi học và hạn chót. | Sắp xếp buổi học và xác nhận người sẽ đào tạo. |
| Người lao động vắng buổi học | Giữ thông tin vắng mặt và yêu cầu ban đầu. | Sắp xếp buổi học bù; không đánh dấu yêu cầu đã hoàn thành. |
| Đơn vị cung cấp gửi minh chứng hoàn thành | Ghi kết quả và đính kèm minh chứng liên quan. | Gửi cho người xét duyệt đào tạo an toàn đã được phân công. |
| Minh chứng bị trả về | Giữ lý do cần sửa và thông tin điều phối viên chịu trách nhiệm. | Sửa bản gửi và gửi lại qua bước xét duyệt. |
| Kết quả đào tạo được chấp nhận | Giữ bản ghi hoàn thành và ngày xét duyệt tiếp theo. | Kiểm tra chứng chỉ, đánh giá thực hành và quyền thực hiện công việc được quản lý riêng, nếu có. |
Danh sách mẫu có công việc đã lên lịch, quá hạn, vắng mặt, đang xét duyệt, cần sửa và đã hoàn thành. Đây là ví dụ giả định về những quyết định điều phối viên tại cơ sở cần đưa ra, không phải điểm tuân thủ.
Cùng một người lao động có thể có kết quả khác nhau tại hai địa điểm
Minh chứng đào tạo chỉ hữu ích khi được đối chiếu với công việc đang được yêu cầu.
Địa điểm B: còn thiếu đào tạo hội nhập
Người lao động có thể có cùng trình độ chuyên môn chung, nhưng yêu cầu đào tạo hội nhập của địa điểm thứ hai vẫn chưa được giải quyết. Việc xét duyệt nhiệm vụ/địa điểm thứ hai không được kế thừa quyền của Địa điểm A.
Ví dụ an toàn giữ thông tin người lao động, nhiệm vụ và địa điểm cùng nhau trong phần rà soát yêu cầu và cấp quyền. Quyết định không bị rút gọn thành một dấu đánh dấu đủ điều kiện trên bản ghi người lao động.
Xem xét bốn nội dung trước khi ghi quyết định
Yêu cầu áp dụng
Chọn bộ yêu cầu theo nhiệm vụ và địa điểm. Kiểm tra nội dung đào tạo và minh chứng bắt buộc thay vì dùng một danh sách kiểm tra chung cho mọi nơi.
Hồ sơ minh chứng hiện hành
Kiểm tra điều kiện chuyên môn, hiệu lực và việc xét duyệt minh chứng. Tài liệu thiếu, hết hạn hoặc chưa xét duyệt cần có việc xử lý cụ thể còn mở.
Quan sát thực hành và hạn chế
Đọc quan sát nhiệm vụ hiện tại và mọi tiêu chí thiết yếu chưa đạt. Ghi việc cần theo dõi tiếp và các hạn chế liên quan để người giám sát xét duyệt.
Quyết định của người giám sát theo phạm vi cụ thể
Ghi công việc cụ thể, ngày tháng, quyết định và lý do. Chỉ điền xong biểu mẫu hoặc tham dự khóa học chưa đủ để được phép thực hiện công việc.
Minh chứng thay đổi cần được xét duyệt lại
| Nội dung thay đổi | Thông tin phải hiển thị rõ | Lần xét duyệt tiếp theo |
|---|---|---|
| Thông tin chuyên môn liên quan được sửa | Cần kiểm tra lại minh chứng cho người lao động, nhiệm vụ và địa điểm bị ảnh hưởng. | Kiểm tra bản ghi đã sửa trước khi dựa vào quyết định trước đó. |
| Điều kiện chuyên môn hết hiệu lực | Điều kiện chuyên môn đã hết hiệu lực và việc xét duyệt công việc liên quan cần được xử lý. | Bổ sung minh chứng hiện hành còn thiếu và ghi quyết định phù hợp. |
| Quan sát thực hành phát hiện tiêu chí thiết yếu chưa đạt | Nội dung cần thực hành và việc theo dõi tiếp. | Người giám sát xem xét mức độ sẵn sàng cho công việc cụ thể. |
| Quyền thực hiện công việc bị đình chỉ | Tình trạng đình chỉ vẫn hiển thị dù minh chứng được chấp nhận sau đó. | Người giám sát phụ trách phải xem xét lại tình huống một cách rõ ràng. |
| Quyền thực hiện công việc đến ngày kết thúc | Quyền có phạm vi cụ thể đã hết hạn. | Xét duyệt giai đoạn mới thay vì tự động kéo dài. |
Điều chỉnh hệ thống hồ sơ cho phù hợp quy trình an toàn
Thiết lập yêu cầu riêng theo nhiệm vụ và địa điểm, hướng dẫn ghi minh chứng, bước xét duyệt và trách nhiệm của người giám sát. Jodoo cho phép người quản trị nghiệp vụ cập nhật các bản ghi và chế độ xem khi địa điểm hoặc phạm vi công việc thay đổi. Ứng dụng không cung cấp tiêu chuẩn pháp quy hay đưa ra kết luận về tuân thủ pháp luật.
Tiếp tục báo cáo sự cố trong quy trình EHS và dùng công cụ theo dõi gia hạn để theo dõi tiếp việc đáp ứng điều kiện chuyên môn. Ứng dụng an toàn này là một ví dụ riêng; việc kết hợp bản ghi với không gian làm việc khác cần được cấu hình có chủ đích.
Đào tạo an toàn và quyền thực hiện công việc
Hoàn thành đào tạo an toàn có cho phép một người thực hiện công việc không?
Không tự động. Cần xem xét yêu cầu của nhiệm vụ và địa điểm, minh chứng hiện hành, quan sát thực hành, hạn chế và quy trình phê duyệt áp dụng. Ứng dụng ghi nhận quyết định có phạm vi cụ thể của người giám sát; không quyết định tư cách pháp lý hay điều kiện hành nghề.
Một người lao động có thể có quyền khác nhau tại hai địa điểm không?
Có. Yêu cầu và quyền thực hiện công việc gắn với từng người lao động, nhiệm vụ và địa điểm. Bản ghi còn hiệu lực tại một nơi không tự động đáp ứng yêu cầu đào tạo hội nhập hoặc yêu cầu riêng của nhiệm vụ ở nơi khác.
Nếu điều kiện chuyên môn thay đổi sau khi cấp quyền thì sao?
Thay đổi đối với minh chứng liên quan sẽ mở lại bước xét duyệt nhiệm vụ và địa điểm tương ứng. Đưa minh chứng về trạng thái đã chấp nhận không tự động gỡ đình chỉ hay thay thế quyết định của người giám sát.
Có thể theo dõi nhân sự nhà thầu cùng với nhân viên không?
Có. Giữ thông tin người lao động, đơn vị sử dụng lao động, địa điểm và nhiệm vụ cùng nhau để đối chiếu việc đào tạo của nhân sự nhà thầu với công việc họ thực sự sẽ làm. Ghi rõ người điều phối buổi học và người chấp nhận minh chứng; chứng chỉ do đơn vị sử dụng lao động cung cấp không tự động cấp quyền vào cơ sở hoặc thực hiện công việc.
Liên kết đào tạo tại cơ sở với trình độ chuyên môn và đánh giá
Sử dụng ứng dụng đào tạo an toàn
Khám phá bản ghi mẫu, rồi cấu hình yêu cầu, trường dữ liệu và chế độ xem làm việc cho đội ngũ của bạn.