Gửi một lần và theo dõi phản hồi
Chọn tài khoản phù hợp, nhập số giờ theo lịch và mô tả bàn giao. Nếu thiếu thông tin, sửa yêu cầu được trả lại thay vì bắt đầu một chuỗi thư mới.
Khám phá biểu mẫu yêu cầu →Yêu cầu, phê duyệt và thời gian nghỉ
Phần mềm quản lý nghỉ phép giúp ra quyết định rõ ràng
Giúp nhân viên gửi yêu cầu nghỉ dễ dàng. Xem xét việc bố trí người làm thay, ghi nhận quyết định và liên kết số giờ được duyệt với đúng số dư phép.
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý yêu cầu và quyết định.
Theo dõi yêu cầu từ câu hỏi đầu tiên đến số dư cuối cùng
Quản lý cần nhiều hơn một khoảng ngày. Họ cần biết số giờ nhân viên lẽ ra phải làm, ai có thể đảm nhận nhiệm vụ quan trọng và tài khoản phép phù hợp còn đủ giờ hay không.
Leah MorganBa ngày làm việc, mỗi ngày sáu giờ. Hạn mức PTO đầu kỳ là 24 giờ.
- 01Chờ duyệt: không trừ giờ
Xin nghỉ đúng số giờ làm việc theo lịch
Ban đầu Leah xin nghỉ 30 giờ. Biểu mẫu ghi ngày và số giờ riêng, nên quản lý có thể hỏi vì sao số giờ xin nghỉ khác với lịch làm việc của cô ấy.
- 02Nhiệm vụ xét duyệt mới
Trả lại yêu cầu để sửa
Quản lý trả lại cùng yêu cầu. Leah sửa thành ba ngày làm việc, mỗi ngày sáu giờ, rồi gửi lại 18 giờ. Nội dung sửa vẫn được lưu trong lịch sử.
- 0318 giờ được phê duyệt
Ra quyết định khi đã thấy rõ số dư và phương án làm thay
Quản lý kiểm tra số dư đã ghi nhận và ghi quyết định về việc bố trí người làm thay. Phê duyệt thông thường bị chặn khi hạn mức không đủ hoặc vẫn chưa có người đảm nhận công việc cần thiết.
- 04Còn 6 giờ
Giải thích số giờ còn lại
Tài khoản hiển thị 24 giờ được cấp trừ lịch nghỉ 18 giờ đã duyệt: còn 6 giờ. Yêu cầu chờ duyệt trên tài khoản khác không thay đổi kết quả này.
Đây là ví dụ minh họa từ ứng dụng đang hoạt động, không phải khuyến nghị về hạn mức phép hay tuyên bố về kết quả của khách hàng.
Cho mỗi người tiếp cận đúng phần quy trình họ cần
Quyết định phương án làm thay
Xem ngày nghỉ, lịch nghỉ hiện có, số giờ và công việc cần người làm thay. Phê duyệt, từ chối hoặc trả lại yêu cầu kèm giải thích. Chỉ gửi biểu mẫu chưa có nghĩa là được duyệt nghỉ.
Xem các bước phê duyệt và sửa đổi →Duy trì tài khoản và giải thích thay đổi
Lưu cùng nhau thông tin nhân viên, loại phép, kỳ chính sách và số giờ được cấp. Dùng khoản điều chỉnh được phê duyệt khi thay đổi hạn mức và yêu cầu hủy riêng khi thay đổi lịch nghỉ.
Tìm hiểu sổ theo dõi số dư →Chuẩn bị ứng dụng cho đội ngũ của bạn
Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để khám phá quy trình trước. Sau đó thay các bản ghi Nhân sự hư cấu, kết nối tài khoản thành viên của nhân viên và hoàn tất các thiết lập này trước khi tiếp nhận yêu cầu thực tế.
- Đơn vị thời gian
- Ứng dụng dùng đơn vị giờ. Nhân viên nhập số giờ làm việc theo lịch thay vì thời gian trôi qua giữa hai ngày. Vì vậy, yêu cầu nghỉ ba ngày có thể là 18 giờ với người này và 24 giờ với người khác.
- Hạn mức và kỳ áp dụng
- Tạo tài khoản cho từng nhân viên, loại phép và kỳ chính sách. Khoản cấp đầu kỳ và điều chỉnh tăng/giảm là các bản ghi do quản trị viên xét duyệt. Ví dụ này chưa cấu hình tích lũy phép tự động.
- Người làm thay và người phê duyệt
- Thiết lập người xét duyệt phụ trách trên tài khoản. Dựa vào danh sách lịch có mặt và ghi chú bàn giao, người xét duyệt quyết định đã thống nhất người làm thay hay không cần bố trí.
- Quyền truy cập của nhân viên và quản lý
- Gán quyền Tài khoản phép của tôi và Gửi, theo dõi yêu cầu nghỉ của tôi cho nhân viên. Chỉ cấp cho quản trị viên quyền quản lý cần thiết. Dùng tài khoản nhân viên và quản lý riêng để kiểm tra cả yêu cầu được phép truy cập lẫn bản ghi người đó không được xem. Đừng cấp quyền truy cập danh sách quản trị không giới hạn cho cả đội ngũ.
Thay đổi quy trình khi đội ngũ thay đổi
Chỉ một ghi chú bàn giao không còn đủ để quản lý biết ca làm việc trực tiếp với khách hàng đã có người đảm nhận hay chưa.
Ứng dụng mẫu có lựa chọn Công việc trọng yếu phải có người làm thay. Khi chọn, yêu cầu phải có người liên hệ bàn giao và thời hạn không muộn hơn ngày bắt đầu nghỉ. Người xét duyệt thấy các chi tiết này bên cạnh ghi chú làm thay hiện có; các yêu cầu khác không cần điền thêm những trường đó.
Quản trị viên có thể đổi lựa chọn, trường người liên hệ, quy tắc thời hạn và hướng dẫn xét duyệt trong Jodoo. Ví dụ này không chấp nhận bàn giao thiếu thông tin hoặc thời hạn quá muộn, và chấp nhận yêu cầu đã sửa đúng. Thay đổi kết nối tính lương hoặc cách tính hạn mức cần được xem xét riêng.
Tách kế hoạch thay đổi khỏi quyết định ban đầu
Yêu cầu đã phê duyệt là một lịch nghỉ được ghi nhận. Muốn hoàn tác, hãy gửi yêu cầu hủy liên kết. Khi việc hủy được duyệt, số giờ bị trừ của lịch nghỉ đó về không; nếu bị từ chối, số giờ đã đặt nghỉ vẫn giữ nguyên. Nhờ vậy có thể phân biệt “nhân viên đề nghị hủy” với “quản lý đã đồng ý hủy”.
Chọn công việc tiếp theo đội ngũ cần giải quyết
Theo dõi số giờ PTO còn lại
Giải thích số giờ được cấp, đã đặt nghỉ và tác động của việc hủy.
Bắt đầu bằng bảng tính nghỉ phép
Tải tệp có tài khoản mẫu, yêu cầu và công thức số dư.
Xin nghỉ vài giờ
Dùng ví dụ ngắn gọn về thời gian và bàn giao cho một lần nghỉ ngắn.
Xử lý vắng mặt đột xuất
Báo cho người giám sát, bố trí người làm thay và theo dõi việc trở lại làm việc.
Gửi thông báo vắng mặt
Thu thập công việc bị ảnh hưởng và thời gian đã biết, không bắt buộc đoán ngày trở lại.
So sánh công cụ nghỉ phép
Xác định bạn cần quy trình có thể cấu hình, công cụ nghỉ phép chuyên dụng hay bộ giải pháp HR.
Quy trình phê duyệt linh hoạt với phạm vi rõ ràng
Khi nào Jodoo phù hợp
Jodoo phù hợp khi đội ngũ cần thay đổi trường yêu cầu, bước xét duyệt, thông tin làm thay và chế độ xem công việc mà không phải thuê xây ứng dụng riêng cho mỗi thay đổi.
Khi nào nên chọn phần mềm chuyên dụng
Hệ thống nghỉ phép hoặc HR chuyên dụng có thể phù hợp hơn để bắt đầu khi tích lũy phép tự động, lịch ngày lễ, ghi nhận vào bảng lương, quản lý nghỉ theo luật định hoặc quy tắc ca làm phức tạp là thiết yếu. Những chức năng đó không được tích hợp sẵn trong ứng dụng mẫu này.
Đăng nhập để xem trước mẫu và cài đặt kèm dữ liệu mẫu để thử yêu cầu của bạn. Cấu hình thành viên, tài khoản và quyền trước khi mời nhân viên. Ví dụ dùng tính toán và tự động hóa nâng cao; hãy xác nhận gói của bạn hỗ trợ các tính năng đó sau thời gian đánh giá. Xem các gói Jodoo.
Câu hỏi về quản lý nghỉ phép
Gửi yêu cầu nghỉ phép có làm giảm số dư không?
Không. Trong ứng dụng này, yêu cầu chờ duyệt và được trả lại không trừ giờ. Khi phê duyệt hoàn tất, lịch nghỉ mới được ghi nhận. Nhờ vậy nhu cầu xin nghỉ được tách khỏi thời gian nghỉ đã thống nhất.
Ứng dụng có tự động tính ngày làm việc và ngày lễ không?
Không. Nhập số giờ nhân viên được xếp lịch làm việc trong khoảng xin nghỉ. Ngày nghỉ, lịch làm việc và phần giải thích giúp người xét duyệt kiểm tra số giờ đó. Quy tắc lịch ngày lễ và tích lũy phép tự động cần cấu hình riêng hoặc hệ thống nghỉ phép chuyên dụng.
Chúng tôi có thể đổi người xét duyệt yêu cầu không?
Có. Quản trị viên thiết lập người xét duyệt trên tài khoản phép, và yêu cầu mới lấy người đó từ tài khoản được chọn. Cần chủ động giao lại các nhiệm vụ đang mở, không nên mặc định sửa tài khoản sẽ chuyển cả công việc hiện có.
Cả đội có thể xem lý do một người nghỉ không?
Họ không cần thông tin đó để bố trí làm thay. Dùng chế độ xem lịch có mặt với tên và ngày, đồng thời giới hạn truy cập chi tiết yêu cầu. Ví dụ chứa nhân vật hư cấu. Cấu hình và kiểm tra quyền thực tế của nhân viên, quản lý trước khi lưu thông tin cá nhân.
Đây có phải công cụ theo dõi thời gian làm việc không?
Không. Quản lý nghỉ phép xử lý thời gian nghỉ được đề nghị và thống nhất. Công cụ theo dõi thời gian ghi giờ đã làm, thường phục vụ bảng công, chi phí hoặc tính lương. Giữ hai khái niệm riêng biệt ngay cả khi sau này bạn kết nối các bản ghi.