kết quả theo ngày trong ví dụ
Đi làm đúng giờ, đi muộn, quên chấm công và nghỉ đã duyệt được hiển thị cạnh hồ sơ của từng ngày.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤM CÔNG
Xử lý sai lệch chấm công trước khi chốt kỳ
Kết nối ca dự kiến, lần vào thực tế, sự kiện bị thiếu, điều chỉnh của nhân viên, quyết định làm thêm, thời gian nghỉ đã duyệt và bàn giao sẵn sàng tính lương trong một không gian linh hoạt.
Ví dụ có sẵn dữ liệu đặt ngày công bình thường cạnh sai lệch còn mở để quản lý có thể hành động mà không rà soát mọi ngày đã hoàn tất.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Biết ai được dự kiến đi làm, điều gì đã xảy ra và việc nào cần quyết định
Hệ thống chấm công phát huy giá trị khi biến các lần ghi nhận thành khối lượng công việc hằng ngày có thể quản lý. Ví dụ tách ngày công bình thường khỏi sai lệch để quản lý không phải rà soát mọi ngày đã hoàn tất.
- 01
Thiết lập ngày làm việc dự kiến
Chỉ định nhân viên, giờ bắt đầu và kết thúc theo lịch, địa điểm và chế độ làm việc. Mọi thay đổi đều được ghi rõ thay vì âm thầm sửa dữ liệu gốc.
Lịch phân công cho biết lẽ ra điều gì phải xảy ra. - 02
Ghi nhận sự kiện thực tế
Ghi nhận vào ca và tan ca từ biểu mẫu, giao diện di động hoặc điểm vào hỗ trợ QR phù hợp. Giữ thông tin nguồn cùng ngày chấm công.
Một lần chấm công là bằng chứng, chưa phải quyết định cuối cùng. - 03
Phân loại kết quả
Phân biệt đúng giờ, đi muộn, về sớm, vắng mặt, quên chấm công và nghỉ đã duyệt. Chỉ đưa sai lệch thực sự vào quy trình theo dõi.
- 04
Xử lý sai lệch
Cho phép nhân viên giải trình hoặc yêu cầu điều chỉnh. Giao nhiệm vụ phê duyệt, trả lại hoặc từ chối cho người xét duyệt được chỉ định và lưu lại kết quả.
- 05
Chốt kỳ công
Xác nhận sai lệch còn mở và giờ làm thêm đã duyệt trước khi đánh dấu kỳ sẵn sàng tính lương. Xuất dữ liệu đã rà soát sang hệ thống tính lương.
Xem quy trình chấm công có sẵn dữ liệu
Ví dụ gồm ngày làm việc bình thường, sai lệch còn mở, quyết định của quản lý và bước bàn giao kỳ công.
tách riêng quyết định của quản lý
Điều chỉnh chấm công và làm thêm đi theo hai quy trình xét duyệt khác nhau vì chúng giải quyết những vấn đề khác nhau.
kỳ công sẵn sàng bàn giao
Bước chốt cho biết nội dung nào đã được rà soát và nội dung nào còn mở trước khi chuyển dữ liệu sang bộ phận tính lương.
Giúp lịch, sự kiện, sai lệch và quyết định luôn có thể giải thích
Một bảng chấm công khổng lồ che khuất lý do kết quả thay đổi. Các hồ sơ liên kết giữ chuỗi vận hành dễ hiểu và cho phép mỗi vai trò làm việc trong giao diện tập trung.
Nhân viên và chế độ làm việc
Duy trì thông tin nhóm, quản lý, địa điểm, trạng thái làm việc và chế độ làm việc hiện tại làm cơ sở cho chấm công.
Lịch ca
Lưu giờ bắt đầu, kết thúc, địa điểm, trạng thái và lý do thay đổi theo kế hoạch của ngày.
Chấm công hằng ngày
Đưa thời gian dự kiến, sự kiện đầu và cuối, kết quả chấm công và cách xử lý vào hồ sơ ngày.
Yêu cầu điều chỉnh
Lưu giải trình của nhân viên, thời gian đề nghị, người xét duyệt, quyết định và ngày áp dụng.
Quyết định làm thêm
Tách giờ đề nghị và giờ được duyệt để dữ liệu nhân viên nhập không trở thành đầu vào tính lương khi chưa xét duyệt.
Chốt kỳ công
Hiển thị số nhân viên đã rà soát, sai lệch còn mở, giờ làm thêm đã duyệt, người phụ trách, trạng thái xuất và thời điểm chốt.
Đưa ra bước tiếp theo phù hợp cho từng vấn đề chấm công
Đi muộn, quên chấm giờ ra, nghỉ đã duyệt và vắng không báo trước là những vấn đề khác nhau. Cách xử lý cần giữ rõ sự khác biệt đó.
Đi muộn
Xác nhận giờ đến thực tế và lý do, sau đó quyết định ngày đã được xử lý hay cần phản hồi theo chính sách.
Không tự động đổi thành đúng giờ.Quên chấm công
Yêu cầu bổ sung sự kiện còn thiếu và bối cảnh, chuyển yêu cầu điều chỉnh và chỉ áp dụng kết quả đã được duyệt.
Nghỉ phép đã duyệt
Liên kết hồ sơ nghỉ phép hoặc ngày lễ để giải thích ngày đó mà không tạo sai lệch chấm công giả.
Vắng mặt đột xuất
Mở quy trình phản hồi của quản lý và bố trí người thay thế, thay vì coi đó là yêu cầu nghỉ phép gửi muộn.
Làm thêm giờ
Rà soát riêng ngày làm việc, lý do, số giờ đề nghị và công việc đã hoàn thành, không gộp với điều chỉnh chấm công.
Điều chỉnh quy tắc chấm công khi đội ngũ thay đổi
Quản trị viên đã được đào tạo có thể cập nhật hồ sơ vận hành mà không phải đặt làm một ứng dụng cố định khác.
- Thêm lý do sai lệch riêng cho từng địa điểm.
- Thay đổi người duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc làm thêm.
- Tạo hàng đợi cho một nhóm hoặc chế độ ca mới.
- Thêm bảng điều khiển cho người phụ trách chốt kỳ mới.
Thử nghiệm với một nhóm và một kỳ chốt trước khi mở rộng
Một đợt thử nghiệm ngắn sẽ chỉ ra lịch chưa rõ, điểm ghi nhận thiếu tin cậy và sai lệch chưa có người phụ trách.
Xác định ngày chấm công
Thống nhất nguồn lịch, quy tắc thời gian cho phép, địa điểm, tham chiếu nghỉ đã duyệt và người có quyền sửa hồ sơ.
Chạy thử một ngày bình thường và một ngày có sai lệch
Kiểm thử các trường hợp đúng giờ, đi muộn, quên chấm công, nghỉ phép và làm thêm bằng dữ liệu mẫu sát thực tế.
Rà soát một lần chốt kỳ
Đảm bảo nội dung chưa xử lý vẫn hiển thị và bộ phận tính lương hoặc tài chính tiếp nhận hiểu rõ dữ liệu xuất.
Điều chỉnh quy trình
Sửa các trường, người xét duyệt, hàng đợi hoặc bảng điều khiển gây nhầm lẫn trước khi triển khai cho nhóm khác.
Tách riêng quyết định về chấm công, tiền lương và hiệu suất
Không gian làm việc này điều phối dữ liệu chấm công và việc theo dõi tiếp theo; nó không thay thế mọi hệ thống chuyên dụng liên quan.
Hệ thống tính lương chịu trách nhiệm về tiền lương
Chuyển giờ làm và sai lệch đã rà soát sang bước sau; giữ việc tính lương, thuế, khoản khấu trừ và phiếu lương trong hệ thống tính lương.
Thiết bị chuyên dụng chịu trách nhiệm xác minh thời điểm ghi nhận
Sử dụng sản phẩm phù hợp khi cần máy chấm công sinh trắc học, nhận diện khuôn mặt, GPS liên tục hoặc hàng rào địa lý.
Quản lý chịu trách nhiệm về quyết định nhân sự
Hồ sơ chấm công giải thích sự hiện diện và sai lệch; chúng không chứng minh năng suất hay tự đưa ra quyết định kỷ luật.
Câu hỏi về quản lý chấm công
Giải đáp thực tế về ghi nhận, điều chỉnh, ranh giới với tính lương và triển khai.
Phần mềm quản lý chấm công nên theo dõi những gì?
Phần mềm nên liên kết nhân viên và chế độ làm việc, ca dự kiến, lần vào/ra thực tế, kết quả, sai lệch, quyết định điều chỉnh hoặc làm thêm, tham chiếu nghỉ đã duyệt và trạng thái chốt kỳ.
Jodoo có tính lương không?
Không. Jodoo có thể chuẩn bị hồ sơ chấm công đã rà soát và làm thêm đã duyệt để xuất hoặc tích hợp. Phần mềm tính lương vẫn chịu trách nhiệm về lương, thuế, khoản khấu trừ, phiếu lương và kê khai theo luật.
Nhân viên có thể điều chỉnh khi quên chấm công không?
Có. Ví dụ có yêu cầu điều chỉnh riêng gồm thời gian đề nghị, giải trình, người xét duyệt, luồng trả lại, quyết định phê duyệt/từ chối và ngày áp dụng.
Ví dụ có hỗ trợ chấm công trên di động không?
Có. Ví dụ gồm biểu mẫu điện thoại gọn nhẹ và có thể hỗ trợ điểm vào bằng QR. Đây không phải phần cứng sinh trắc học, hàng rào địa lý tích hợp hay theo dõi vị trí liên tục.
Một nhóm nên bắt đầu như thế nào?
Thử nghiệm một chế độ làm việc và một kỳ công. Kiểm thử ngày bình thường, đi muộn, quên chấm công, nghỉ đã duyệt, làm thêm, trả lại và phê duyệt điều chỉnh; sau đó sửa trường và giao diện trước khi mở rộng.
VẬN HÀNH TRƯỜNG HỌC LIÊN QUAN
Bạn đang quản lý chuyên cần học sinh chứ không phải thời gian làm việc của nhân viên?
Chuyên cần nhân viên và học sinh dùng nhiều từ giống nhau nhưng cần bản ghi và quyết định khác nhau. Dùng các trang trường học cho buổi học, vắng có giải trình và công việc theo dõi cấp trường.
Chạy thử một tuần chấm công với sai lệch thực tế
Bắt đầu bằng danh sách nhỏ, ghi nhận ngày bình thường và có sai lệch, xét duyệt một yêu cầu điều chỉnh và làm thêm, rồi chốt một kỳ trước khi mở rộng.
Dùng ứng dụng quản lý chấm công ↗