Excel 與關聯採購追蹤工具
適用於 Excel 與 Jodoo 的採購追蹤範本
下載可編輯活頁簿，作為實用的單一負責人清冊；當需求申請、簽核、提醒、權限與歷程需要共同運作時，也可檢視關聯的 Jodoo App。
Excel 活頁簿可立即使用，並附有完整範例。Jodoo App 展示同一組追蹤問題如何貫穿表單、簽核待辦清單、儀表板、PO 建立前交接與結案。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
免費 Excel 活頁簿
下載追蹤範本或繼續使用關聯 App
可編輯活頁簿包含已填妥的採購需求、負責人、階段、到期日、金額、例外及下一步行動。若由一名協調人維護檔案，無需註冊即可使用。
- 8 筆範例紀錄
- 可編輯的類別和狀態
- 到期日與例外提示
- 彙總公式和儀表板
追蹤能幫助人員作出決策的欄位
一份很長的清冊並不會因為列多而有用；只有每行都說明負責人、風險和下一步必須做什麼，它才真正有價值。
- 01
身份與需求
顯示需求申請或請購單編號、標題、申請人、部門、類別、需求日期和業務目的。
- 02
金額與資金
追蹤預估或已核准金額、幣別、成本中心、預算狀態，以及正在審查的門檻或例外。
- 03
階段與決策
使用資料完整度、預算、部門、金額、採購、PO 簽核、收貨與結案等具體階段，而不是籠統的「進行中」。
- 04
負責人、到期日和下一步行動
每個未完成事項都要有一位明確的負責人、合理到期日、下一步行動，以及阻塞目前工作的修正或決策。
從每個彙總數字追溯到需要處理的申請
關聯範例包含進行中、逾期、已退回、已核准、可建立 PO、已收貨和已結案紀錄，因此儀表板始終能指向負責人和下一步行動。
使用同一組資料，但不強迫所有人檢視一張巨型表格
角色與決策畫面可以減少干擾，同時維持共用的單一資料來源。
申請人狀態
顯示易懂的階段、最新結果、補件要求與下一步行動，不包含僅供簽核人員操作的欄位。
簽核待辦清單
依階段、簽核人員、到期日、金額與處理狀態分類決策，讓下一位簽核人員能處理實際待辦清單。
退回事項
依補正負責人、退回原因、重新送簽日期及再次審查階段篩選已退回請購單。
PO 交接與結案
區分已核准但未下單事項、商務例外、已發出訂單、交付問題、發票準備情況和已結案採購。
使用能說明下一項責任的狀態
避免用一份狀態清單混合流程階段、決策結果與履約狀態。
| 維度 | 實用範例 | 避免使用 |
|---|---|---|
| 生命週期階段 | 需求受理、請購、簽核、PO 交接、收貨 | 籠統的進行中 |
| 決策結果 | 待處理、已核准、已退回、已駁回 | 把“已核准”當作流程階段 |
| 例外 | 資料缺失、預算缺口、供應商審查、條款問題 | 沒有負責人的自由文字風險 |
| 下一步行動 | 修正規格、審查預算、授權 PO | 沒有明確行動的“等待中” |
| 完成標誌 | PO 已發出、交付已驗收、已結案 | 下游結果出現前就標記完成 |
判斷哪些問題需要流程，而不是再增加一列
試算表可以是很好的起點。當多人需要執行受控操作並保留歷程時，風險就會出現。
簽核淪為備註或顏色
需要由指定人員授權、保護結果、支援退回並保留日期歷程時，應改用指派明確的簽核任務。
不同團隊之間複製行
串接需求申請、正式請購單、決策、PO 交接與收貨紀錄，而不是建立內容略有不同的狀態表。
提醒依賴個人記憶
當等待事項、逾期決策或退回補正需要系統性追蹤時，使用到期日畫面與自動化。
報表無法解釋數字
使用連結即時紀錄的可下鑽儀表板，讓數量或金額可以進入對應申請與下一步行動。
簡單清冊選擇 Excel，共享協作選擇 Jodoo
合適的起點取決於需要更新、審查與處理資訊的人數。
一個負責人、業務量不大時，檔案可以滿足需要
如果由一名協調人維護資料，且不需要正式權限、流程任務或關聯紀錄，可使用可下載的活頁簿。
多人協作時使用 Jodoo
當申請人、簽核人員、採購承辦人與收貨人需要不同權限、畫面、提醒、歷程及操作時，應移轉到 App。
需要時將正式財務紀錄保留在其他系統
追蹤工具可以關聯 PO、收貨、發票或 ERP 識別碼，但不應宣稱取代正式會計作業。
把追蹤表升級為團隊真正需要的系統
保留實用清冊，再逐步增加控制，而不丟失團隊熟悉的管理問題。
- 增加表單，讓員工不再直接編輯共享行。
- 依金額、部門、類別或例外安排決策流程。
- 依負責人與到期日建立角色專屬待辦清單與提醒。
- 建立即時預算、週期、例外與 PO 準備狀態儀表板。
關於 採購追蹤範本 的問題
利用這些答案選擇合適的追蹤欄位，判斷何時一行足夠，以及共享流程何時比試算表更安全。
採購追蹤工具應包含哪些內容？
應包含需求識別碼、申請人、部門、類別、需求日期、金額、成本中心、預算狀態、供應商路徑、階段、結果、負責人、到期日、例外、下一步行動、PO 狀態、收貨狀態，以及適用時的結案資訊。
採購追蹤是否應讓每份申請只佔一行？
簡單清冊可以這樣做。如果請購單包含多條明細、多個簽核、供應商檢查、交接或收貨紀錄，關聯紀錄比重複增加列更可靠地保留明細和歷程。
可以先用 Excel，之後再移轉到 Jodoo 嗎？
可以。先在檔案中定義狀態與責任分工，需要表單、權限、指派明確的簽核任務、提醒、歷程、儀表板或關聯紀錄時，再移轉到 Jodoo。
如何避免狀態列過多？
將生命週期階段、決策結果、例外和下一步行動分開；它們回答不同問題。目前未完成行動應只有一位明確的負責人和一個到期日。
哪些儀表板適合採購追蹤？
實用檢視包括各階段未結金額、逾期決策、退回申請、預算缺口、供應商例外、可建立 PO 積壓、收貨問題、週期時長，以及下鑽到具體紀錄。