受理並轉為請購單
採購部門確認申請資訊足以補充明細項、成本中心、預算和簽核人員。
員工採購需求收集
不要求員工懂採購術語的採購需求申請表
先用一張簡短表單收集業務需求和實際採購背景，再由採購部門決定是補充資訊、駁回需求，還是建立正式請購單。
第一個介面刻意保持簡短。成本中心、簽核門檻、供應商檢查和僅供簽核人員的結果應放在後續流程，而不是員工最初提交需求時。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
只詢問員工知道、審查人員也確實需要的資訊
好的表單既能減少來回溝通，也不會要求每位申請人成為採購專家。
- 01
需要什麼
使用白話標題與業務需求說明。申請人應描述期望成果，而不是猜測採購部門的內部分類。
- 02
何時、何地需要
及早收集合理的需求日期及交付或服務背景，讓採購部門能指出不切實際的期限。
- 03
預估金額和供應商情況
詢問有依據的預估金額，以及是否已有偏好供應商、尚未確定或只是建議對象。不要要求申請人自行建立正式供應商紀錄。
- 04
會影響審查的資料
可上傳規格、報價、照片、工作說明書或訂閱資訊。附件要求應與採購事項相符。
真正需要時才加入內部管控，不要增加員工負擔
先透過表單收集事實，再由流程加入專業決策。
| 欄位 | 詢問員工 | 審查期間補充 |
|---|---|---|
| 需求 | 預期成果、商品或服務、原因 | 支出類別與採購路徑 |
| 時間 | 需求日期和實際期限 | 交期檢核與簽核到期日 |
| 金額 | 目前最可靠的估算 | 預算可用情況和簽核門檻 |
| 供應商 | 已知、未知或建議 | 供應商狀態、詢價方式與例外審查 |
| 狀態 | 易於理解的目前階段 | 簽核人員、理由、管控要求與稽核歷程 |
讓申請人看懂受理結果
提交並不是終點。表單必須提供清晰路徑，進入補充說明或正式請購工作。
要求補充一項明確資訊
退回時明確缺少的數量、規格、日期、理由或附件，並指定負責人和到期日。
在產生不必要工作前駁回
紀錄需求不繼續的原因，以及員工可選擇的替代方案、現有合約或後續路徑。
顯示目前階段和下一步行動
讓申請人看到紀錄是新建、等待本人補件、已受理或已駁回，而不是人工寄送狀態通知。
採購政策變化時同步調整表單
業務管理員可以調整申請人看到的內容，而無需建立另一版試算表。
- 針對訂閱、服務、裝置或緊急情況新增條件問題。
- 僅對確實需要的類別和金額要求提供資料。
- 按部門將已受理申請指派給正確的採購負責人。
- 免寫程式即可建立申請人狀態與補件待辦清單。
圍繞團隊實際收到的需求設計表單
不同採購類型需要的資訊不同，但員工端體驗仍可保持簡潔一致。
商品與裝置
紀錄數量、地點、需求日期、規格、更換原因及相容性要求。
訂閱與續費
紀錄使用者數、期限、目前供應商、續費日期、業務負責人、資料或安全背景及預期價值。
專業服務
紀錄預期成果、範圍、時間、相關人員、預估金額、交付物及已考慮的供應商。
緊急更換
紀錄業務影響、臨時方案、安全或服務風險，以及為何無法遵循正常採購週期。
此範本負責需求入口，而不是整個採購流程
把它作為統一入口，再串接到正確的下游管控。
使用簡短表單提高員工使用率
此範本適合希望為不同部門和採購類型提供一個易懂入口的組織。
如果申請人已掌握會計資訊，則使用正式請購單
如果經過培訓的申請人通常知道成本中心、明細項、稅務或會計資訊，可直接從正式請購單表單開始。
將尋源和付款分開管理
供應商選擇、合約談判、PO 發出、收貨、發票核對和付款都應有各自的紀錄與負責人。
檢視員工提交表單後會發生什麼
範例包含完整、缺少資訊、已受理和已駁回的需求，便於追蹤受理決定和下一位負責人。
關於 採購需求申請表 的問題
這些答案可幫助你保持員工表單簡短，同時讓採購部門獲得足夠資訊來受理、退回或駁回需求。
採購需求申請表應包含哪些內容？
應包含申請人、部門、商品或服務、業務需求、數量或範圍、需求日期、預估金額、供應商資訊及必要附件。除非申請人確實了解，否則會計編碼與簽核欄位可在後續補充。
採購需求申請等同於正式請購單嗎？
不同團隊可能採用不同名稱。實用的區分是：採購需求申請是員工填寫的簡短入口；正式請購單是包含明細項、會計編碼、預算審查、簽核人員與決策歷程的內部正式紀錄。
每份採購需求申請都必須附報價嗎？
不必。資料要求應與類別、金額、供應商狀態和政策相匹配。小額標準採購可能無需報價，而服務、新供應商或高額採購可能需要多份檔案。
員工能否使用手機提交表單？
可以。範例首先顯示手機版申請表。請在員工實際使用的裝置上測試欄位、上傳、權限及申請人查看狀態的體驗。
提交表單後會發生什麼？
採購部門檢查資料完整度，需要時要求補充一項明確資訊，並將已受理需求轉為正式請購單和簽核流程。申請人應能看到目前階段和下一位負責人。