追蹤目前的對客承諾、訂購與確認數量、履約狀態、交付結果與剩餘承諾。
訂單追蹤與發票管理範本
串聯客戶訂單、明細履約、交付佐證、開票準備狀態、到期日、差異、開票負責人與付款追蹤。
透過一個工作區檢視目前對客承諾、已經交付的內容、可以開票的內容，以及下一步行動由誰負責。
基於可實際執行的 Jodoo 訂單應用構建，包含訂單、履約、例外、開票、工作流程與儀表板檢視。 註冊後開啟訂單工作區，再根據業務調整欄位、角色、工作流程路徑、提醒、儀表板與系統交接。
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總覽
此範本可協助您管理的內容
訂單追蹤與發票管理範本可串聯客戶訂單、明細層級履約、交付佐證、發票狀態、付款追蹤、差異、負責人與結案歷程。
適用對象
最能從此範本受益的團隊
將交付佐證與未解決例外，連結至開票準備狀態、發票狀態、開票負責人與到期日。
讓業務、營運、履約與開票團隊共享同一訂單背景、責任明確的下一步行動與可搜尋歷程。
包含內容
此範本包含的工作流程與元件
主要工作流程
客戶訂單工作區
紀錄客戶、通路、客戶 PO、訂單明細、需求與確認日、金額、優先順序、負責人、狀態、阻礙與下一步行動。
訂單明細履約與交付
追蹤訂購、確認、交付、未完成、延後交貨、取消與爭議數量，並記錄履約地點、承諾交期、佐證與例外。
發票與付款追蹤
將開票準備狀態、金額、發票日期與到期日、付款狀態、差異、開票負責人、阻礙與下次追蹤連結至訂單。
例外、工作流程與儀表板
流轉訂單變更與差異，保留決策與佐證資料，並透過控制中心監控未完成承諾。
包含的元件
- 客戶與客戶 PO
- 訂單明細與金額
- 需求日期與確認日
- 業務與營運負責人
- 確認數量與交付數量
- 履約地點與狀態
- 交付結果與佐證資料
- 剩餘承諾
- 開票就緒狀態與開票狀態
- 發票金額與到期日
- 付款狀態
- 開票負責人與下次追蹤
- 例外與決策歷程
- 阻礙與責任明確的下一步行動
- 附件與交付證明
- 訂單營運儀表板
團隊使用它的原因
此工作流程有效的原因
- 最新對客承諾、訂單明細層級的履約、交付佐證資料與發票狀態始終相互關聯，無須再從電子郵件與試算表中拼湊。
- 部分履約與開票暫停會明確保留數量、原因、負責人、到期日及下一步行動，不會被籠統的訂單狀態掩蓋。
- 工作流程歷程與儀表板讓逾期訂單、例外、已交付未開票事項及追蹤責任更便於審查。
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客戶訂單紀錄
檢視客戶、通路、PO 編號、日期、狀態、優先順序、金額、負責人、阻礙與下一步行動。
訂單明細履約紀錄
追蹤訂購與確認數量、履約地點、承諾交期、交付結果與訂單明細例外。
開票與付款追蹤
將交付佐證資料與發票狀態、金額、到期日、付款狀態、開票負責人、阻礙及下一步行動關聯起來。
訂單營運控制中心
按狀態與類型檢視訂單，再開啟每項指標背後的來源紀錄。
運作方式
從設定到上線
建檔並驗證客戶訂單、訂單明細、條款、需求日期、負責人與所需佐證資料。
向客戶作出承諾前，確認數量、履約地點、承諾交期、核准要求與任何部分履約方案。
在訂單明細層級追蹤履約與交付，同時流轉缺料、變更、延誤、損壞及其他例外。
設定開票就緒狀態、發票狀態、金額、負責人與到期日之前，先審查交付佐證資料與未解決差異。
追蹤付款或開票阻礙，解決剩餘承諾，並在保留完整歷程後結案。
常見問題
關於此範本的常見問題
訂單追蹤與開票範本應包含哪些內容？
應包括客戶與 PO 詳情、訂單明細、訂購與確認數量、需求日期與承諾交期、履約與交付狀態、佐證資料、開票就緒狀態、金額、到期日、付款狀態、差異、負責人與下一步行動。
部分履約應如何影響開票？
應明確保留已交付、未完成、延後交貨、已取消與有爭議的數量。根據商務與會計規則決定發票可全部開具、部分開具還是暫停，並保留決策原因與佐證資料。
這個範本會取代財務軟體嗎？
不會。它可以協調開票就緒狀態、佐證資料、差異、責任歸屬與追蹤；已入帳發票、付款、稅務、應收帳款、總帳與財務控制仍應由財務軟體負責。
訂單與開票工作流程可以自訂嗎？
可以。您可以調整欄位、角色、狀態、驗證、工作流程節點、核准、退回流程、提醒、儀表板與整合，以符合訂單流程。
它可以用作客戶訂單追蹤軟體嗎？
可以。團隊可圍繞自身營運流程設定客戶、訂單明細、目前承諾、履約與交付狀態、開票就緒狀態、負責人與下一步行動，將其用作客戶訂單追蹤軟體。
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