Отслеживайте актуальные обязательства перед клиентом, заказанное и подтвержденное количество, состояние исполнения, результат доставки и оставшийся объем.
Шаблон для отслеживания заказов и выставления счетов
Объедините заказы клиентов, исполнение по позициям, подтверждения доставки, готовность к выставлению счета, сроки, расхождения, ответственных за расчеты и контроль оплаты.
В едином рабочем пространстве видно актуальное обязательство перед клиентом, что уже доставлено, что можно выставить к оплате и кто отвечает за следующий шаг.
Шаблон создан на основе рабочего приложения Jodoo с представлениями заказов, исполнения, исключений, счетов, рабочих процессов и аналитических панелей. После регистрации откройте рабочее пространство заказов и настройте поля, роли, маршруты процесса, напоминания, панели и передачу данных между системами под свои операции.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Шаблон связывает заказ клиента с исполнением по каждой позиции, подтверждениями доставки, состоянием счета, контролем оплаты, расхождениями, ответственными и историей закрытия.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Связывайте подтверждения доставки и нерешенные исключения с готовностью и состоянием счета, ответственным за расчеты и сроком оплаты.
Предоставьте отделам продаж, операций, исполнения и расчетов единый контекст заказа, назначенное следующее действие и доступную для поиска историю.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Рабочее пространство заказов клиентов
Фиксируйте клиента, канал, номер заказа клиента, позиции, запрошенные и подтвержденные даты, сумму, приоритет, ответственных, состояние, препятствие и следующий шаг.
Исполнение и доставка по позициям
Отслеживайте заказанное, подтвержденное, доставленное, неисполненное, отложенное, отмененное и оспариваемое количество вместе с местом исполнения, обещанной датой, подтверждением и исключением.
Контроль счетов и оплаты
Храните в контексте заказа готовность к выставлению счета, сумму, даты счета и оплаты, состояние платежа, расхождение, ответственного, препятствие и следующее действие.
Исключения, процесс и аналитическая панель
Направляйте изменения и расхождения нужным сотрудникам, сохраняйте решения и подтверждения и контролируйте открытые обязательства из единого центра.
Включенные компоненты
- Клиент и его заказ на поставку
- Позиции и сумма заказа
- Запрошенные и подтвержденные даты
- Ответственные со стороны продаж и операций
- Подтвержденное и доставленное количество
- Место и состояние исполнения
- Результат и подтверждение доставки
- Оставшиеся обязательства
- Готовность и состояние счета
- Сумма и срок оплаты счета
- Состояние платежа
- Ответственный за расчеты и следующий шаг
- История исключений и решений
- Препятствие и назначенный следующий шаг
- Вложения и подтверждение доставки
- Панель операционного контроля заказов
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Актуальное обязательство перед клиентом, исполнение по позициям, подтверждения доставки и состояние счета остаются связанными — данные не приходится восстанавливать из сообщений и таблиц.
- При частичном исполнении или приостановке выставления счета количество, причины, ответственные, сроки и дальнейшие действия видны явно, а не скрыты за общим состоянием заказа.
- История процесса и аналитические панели упрощают контроль просроченных заказов, исключений, доставок без счета и ответственности за дальнейшие действия.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Карточка заказа клиента
Проверьте клиента, канал, ссылку на заказ, даты, состояние, приоритет, сумму, ответственных, препятствие и следующий шаг.
Карточка исполнения позиции
Отслеживайте заказанное и подтвержденное количество, место исполнения, обещанную дату, результат доставки и исключение по позиции.
Контроль счета и оплаты
Свяжите подтверждение доставки с состоянием и суммой счета, сроком и состоянием оплаты, ответственным за расчеты, препятствием и следующим действием.
Центр операционного контроля заказов
Просматривайте заказы по состоянию и типу и открывайте исходные записи, на которых основан каждый показатель.
Как это работает
От настройки до запуска
Зарегистрируйте и проверьте заказ клиента, позиции, условия, запрошенные даты, ответственных и обязательные подтверждения.
До подтверждения обязательств перед клиентом согласуйте количество, место исполнения, обещанную дату, необходимые согласования и план частичного исполнения.
Контролируйте исполнение и доставку по каждой позиции, направляя дефицит, изменения, задержки, повреждения и другие исключения ответственным сотрудникам.
До определения готовности счета, его состояния, суммы, ответственного и срока оплаты проверьте подтверждение доставки и открытые расхождения.
Контролируйте препятствия для оплаты или выставления счета, закройте оставшиеся обязательства и завершите заказ с сохранением полной истории.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что должен включать шаблон отслеживания заказов и выставления счетов?
В нем нужны сведения о клиенте и заказе на поставку, позиции, заказанное и подтвержденное количество, запрошенные и обещанные даты, состояния исполнения и доставки, подтверждения, готовность счета, сумма, срок и состояние оплаты, расхождения, ответственные и дальнейшие действия.
Как учитывать частичное исполнение при выставлении счета?
Отдельно показывайте доставленное, неисполненное, отложенное, отмененное и оспариваемое количество. По коммерческим и бухгалтерским правилам определяйте, можно ли выставить полный или частичный счет либо следует приостановить его выпуск, и сохраняйте основание решения и подтверждения.
Заменяет ли этот шаблон бухгалтерскую систему?
Нет. Шаблон координирует готовность счетов, подтверждения, расхождения, ответственность и последующие действия. Проведенные счета, платежи, налоги, дебиторская задолженность, главная книга и финансовый контроль должны оставаться в бухгалтерской системе.
Можно ли настроить процесс обработки заказа и счета?
Да. Под свой процесс можно настроить поля, роли, состояния, проверки, этапы рабочего процесса, согласования, возврат на доработку, напоминания, панели и интеграции.
Можно ли использовать шаблон как систему отслеживания заказов клиентов?
Да. Настройте сведения о клиенте, позиции заказа, актуальное обязательство, состояния исполнения и доставки, готовность счета, ответственных и дальнейшие действия в соответствии с операционным процессом команды.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
5 шаблонов
Система управления заказами клиентов
Управляйте заказами клиентов от регистрации и проверки до подтверждения обязательств, исключений, исполнения, доставки, выставления счета и закрытия в едином настраиваемом пространстве.
Шаблон для отслеживания заказов и выставления счетов / Шаблон трекера спецзаказов / Трекер заказов на поставку5 шаблоновУправление заказами на продажу для B2B-команд
Свяжите прием B2B-заказа клиента, коммерческую проверку, обещанные даты, изменения, исполнение, подтверждение доставки, передачу в расчеты и назначенные действия.
Шаблон для отслеживания заказов и выставления счетов / Шаблон трекера спецзаказов / Форма заказа на доставкуПакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
Сравнение ПО
Сравните варианты ПО, связанные с этим шаблоном
Руководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Предпросмотр шаблона
Посмотрите рабочий процесс в контексте
Шаблон связывает заказ клиента с исполнением по каждой позиции, подтверждениями доставки, состоянием счета, контролем оплаты, расхождениями, ответственными и историей закрытия.