Theo dõi cam kết hiện tại với khách hàng, số lượng đặt và xác nhận, trạng thái thực hiện, kết quả giao hàng và phần cam kết còn lại.
Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn
Liên kết đơn hàng của khách, tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, hạn thanh toán, sai lệch, người phụ trách và hoạt động thu tiền.
Dùng một không gian làm việc để biết cam kết hiện tại với khách hàng, nội dung đã giao, nội dung có thể lập hóa đơn và ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo.
Được xây dựng từ ứng dụng quản lý đơn hàng đang hoạt động trên Jodoo, gồm các chế độ xem đơn hàng, thực hiện, ngoại lệ, hóa đơn, quy trình và bảng điều khiển. Sau khi đăng ký, hãy mở không gian đơn hàng rồi điều chỉnh trường dữ liệu, vai trò, tuyến quy trình, lời nhắc, bảng điều khiển và bàn giao giữa hệ thống theo hoạt động của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu này liên kết đơn hàng của khách với tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng, trạng thái hóa đơn, hoạt động theo dõi thanh toán, sai lệch, người phụ trách và lịch sử đóng đơn.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Liên kết bằng chứng giao hàng và ngoại lệ chưa xử lý với mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, trạng thái hóa đơn, người phụ trách lập hóa đơn và hạn thanh toán.
Cung cấp cho nhóm bán hàng, vận hành, thực hiện và lập hóa đơn cùng một bối cảnh đơn hàng, bước tiếp theo có người chịu trách nhiệm và lịch sử có thể tìm kiếm.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Không gian quản lý đơn hàng khách hàng
Ghi nhận khách hàng, kênh, PO của khách, các dòng hàng, ngày yêu cầu và xác nhận, giá trị, mức ưu tiên, người phụ trách, trạng thái, điểm nghẽn và bước tiếp theo.
Thực hiện và giao hàng theo từng dòng
Theo dõi số lượng đã đặt, xác nhận, giao, còn mở, tồn đọng, hủy và tranh chấp cùng địa điểm thực hiện, ngày cam kết, bằng chứng và ngoại lệ.
Theo dõi hóa đơn và thanh toán
Giữ mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, số tiền, ngày hóa đơn và hạn thanh toán, trạng thái thanh toán, sai lệch, người phụ trách, điểm nghẽn và lần theo dõi tiếp theo trong bối cảnh đơn hàng.
Ngoại lệ, quy trình và bảng điều khiển
Chuyển các thay đổi và sai lệch đến đúng người, lưu quyết định và bằng chứng, đồng thời giám sát cam kết còn mở từ trung tâm kiểm soát.
Thành phần bao gồm
- Khách hàng và PO của khách
- Dòng hàng và giá trị đơn hàng
- Ngày yêu cầu và xác nhận
- Người phụ trách bán hàng và vận hành
- Số lượng xác nhận và đã giao
- Địa điểm và trạng thái thực hiện
- Kết quả và bằng chứng giao hàng
- Cam kết còn lại
- Mức độ sẵn sàng và trạng thái hóa đơn
- Số tiền và hạn thanh toán
- Trạng thái thanh toán
- Người phụ trách và lần theo dõi tiếp theo
- Lịch sử ngoại lệ và quyết định
- Điểm nghẽn và bước tiếp theo có người chịu trách nhiệm
- Tệp đính kèm và bằng chứng giao hàng
- Bảng điều khiển vận hành đơn hàng
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Cam kết mới nhất với khách hàng, tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng và trạng thái hóa đơn luôn liên kết, không phải ghép lại từ tin nhắn và bảng tính.
- Việc thực hiện một phần và tạm giữ hóa đơn vẫn thể hiện rõ số lượng, lý do, người phụ trách, hạn và bước tiếp theo thay vì bị che sau một trạng thái đơn hàng chung.
- Lịch sử quy trình và bảng điều khiển giúp dễ kiểm tra đơn quá hạn, ngoại lệ, hàng đã giao chưa lập hóa đơn và trách nhiệm theo dõi.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hồ sơ đơn hàng khách hàng
Xem khách hàng, kênh, tham chiếu PO, ngày, trạng thái, mức ưu tiên, giá trị, người phụ trách, điểm nghẽn và bước tiếp theo.
Hồ sơ thực hiện từng dòng
Theo dõi số lượng đặt và xác nhận, địa điểm thực hiện, ngày cam kết, kết quả giao hàng và ngoại lệ theo dòng.
Theo dõi hóa đơn và thanh toán
Liên kết bằng chứng giao hàng với trạng thái và số tiền hóa đơn, hạn thanh toán, trạng thái thanh toán, người phụ trách, điểm nghẽn và bước tiếp theo.
Trung tâm kiểm soát vận hành đơn hàng
Xem đơn hàng theo trạng thái và loại, rồi mở hồ sơ nguồn đứng sau từng chỉ số.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Ghi nhận và kiểm tra đơn hàng của khách, các dòng hàng, điều khoản, ngày yêu cầu, người phụ trách và bằng chứng bắt buộc.
Xác nhận số lượng, địa điểm thực hiện, ngày cam kết, nhu cầu phê duyệt và kế hoạch thực hiện một phần trước khi cam kết với khách hàng.
Theo dõi việc thực hiện và giao hàng ở cấp dòng, đồng thời chuyển tình trạng thiếu hàng, thay đổi, chậm trễ, hư hỏng và các ngoại lệ khác đến đúng người.
Kiểm tra bằng chứng giao hàng và sai lệch còn mở trước khi đặt mức độ sẵn sàng, trạng thái, số tiền, người phụ trách và hạn thanh toán cho hóa đơn.
Theo dõi điểm nghẽn thanh toán hoặc lập hóa đơn, xử lý cam kết còn lại và đóng đơn hàng với đầy đủ lịch sử.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn cần có những gì?
Cần có thông tin khách hàng và PO, các dòng hàng, số lượng đặt và xác nhận, ngày yêu cầu và cam kết, trạng thái thực hiện và giao hàng, bằng chứng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán, trạng thái thanh toán, sai lệch, người phụ trách và bước tiếp theo.
Việc thực hiện một phần ảnh hưởng đến lập hóa đơn như thế nào?
Hãy thể hiện riêng số lượng đã giao, còn mở, tồn đọng, hủy và tranh chấp. Áp dụng quy tắc thương mại và kế toán để quyết định lập toàn bộ, lập một phần hay tạm giữ hóa đơn, đồng thời lưu lý do và bằng chứng cho quyết định.
Mẫu này có thay thế phần mềm kế toán không?
Không. Mẫu có thể điều phối mức độ sẵn sàng của hóa đơn, bằng chứng, sai lệch, trách nhiệm và hoạt động theo dõi. Phần mềm kế toán vẫn nên quản lý hóa đơn đã ghi sổ, thanh toán, thuế, khoản phải thu, sổ cái và kiểm soát tài chính.
Có thể tùy chỉnh quy trình đơn hàng và hóa đơn không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh trường, vai trò, trạng thái, kiểm tra, nút quy trình, phê duyệt, đường trả lại, lời nhắc, bảng điều khiển và tích hợp theo quy trình đơn hàng.
Có thể dùng mẫu này làm phần mềm theo dõi đơn hàng khách hàng không?
Có. Nhóm có thể cấu hình khách hàng, dòng hàng, cam kết hiện tại, trạng thái thực hiện và giao hàng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, người phụ trách và bước tiếp theo theo quy trình vận hành của mình.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
5 mẫu
Phần mềm quản lý đơn hàng giúp kiểm soát toàn bộ đơn của khách
Kiểm soát đơn hàng của khách từ khâu tiếp nhận, xác minh, cam kết giao hàng, xử lý ngoại lệ đến hoàn tất đơn, giao hàng, theo dõi hóa đơn và đóng hồ sơ trong một không gian làm việc có thể tùy chỉnh.
Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Trình theo dõi đơn mua hàng5 mẫuPhần mềm quản lý đơn bán hàng dành cho đội ngũ B2B
Liên kết việc tiếp nhận PO của khách hàng B2B, xác minh điều kiện thương mại, ngày cam kết, thay đổi đơn, tiến độ thực hiện, bằng chứng giao hàng, bàn giao hóa đơn và công việc theo dõi có người chịu trách nhiệm.
Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Biểu mẫu lệnh giao hàngBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Xem trước mẫu
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tế
Mẫu này liên kết đơn hàng của khách với tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng, trạng thái hóa đơn, hoạt động theo dõi thanh toán, sai lệch, người phụ trách và lịch sử đóng đơn.