員工記錄不完整
預期週期存在漏填工作或缺少必要資訊。
員工負責補齊記錄。可直接使用的工時表核准應用程式
包含退回、鎖定和傳輸的工時表核准工作流程
從已填充工作流程開始，讓週期、受影響記錄、退回原因、更正、決策、核准時長、鎖定和接收系統狀態保持關聯。
核准工作流程的價值在於異常路徑清楚可見。只有提交按鈕，卻沒有更正歷史、佇列負責人和傳輸狀態，並不足夠。
- 已提交、已退回、已重新提交、已核准和已傳輸的週期
- 包含核准時長和異常背景的經理佇列
- 由業務團隊掌控的欄位、規則、流轉路徑、角色檢視和指標
保留從提交到傳輸的每個狀態
每次狀態轉換都有明確責任人和依據。
- 01
提交完整週期
員工在確認週期前稽核工時記錄、合計、漏填日期和必填背景。
提交時記錄操作人、時間、合計和可見宣告。 - 02
校驗並路由
規則會顯示漏填、時間重疊、加班、遲填或未知程式碼記錄，並分配正確核准人員。
佇列會說明每個週期需要關注的原因。 - 03
退回受影響的工作
經理選擇相應記錄、填寫原因，並只重新開啟需要更正的內容。
原值和退回決定保持關聯。 - 04
重新提交併核准
員工更正工作，經理記錄最終決定。
已核准工時和決策用時會更新到工時週期。 - 05
鎖定並傳輸
已核准工時週期進入薪資、開票或報表批次，並保留接收狀態。
已傳輸、已拒絕和已對賬記錄始終可追溯。
將每個狀態交給有能力採取行動的人
提醒疲勞往往是因為把正確的資訊發給了錯誤的負責人。
經理待決策
完整的工時週期已提交，正在等待稽核。
核准人員對已經過的等待時間負責。員工待更正
經理已說明原因並退回一條或多條記錄。
員工負責完成指定修改。需要升級處理
目前負責人未在約定時間內採取行動。
升級處理遵循政策，而不是向所有人群發通用提醒。傳輸待解決
接收系統拒絕或阻止了一個已核准週期。
由營運或整合負責人處理反饋。同步調整規則和操作介面
新增異常不能只出現在表單裡，卻從待辦佇列和儀表板中消失。
團隊修改表單、透過郵件傳送新說明、更改試算表篩選器，然後只能寄希望於匯出結果仍然匹配。
經過培訓的管理員可圍繞同一生命週期增加欄位、校驗、退回原因、核准人員、待辦佇列、權限、提醒和指標。
- 超過加班閾值時必須填寫原因
- 為一個核准週期設定代理核准人員
- 為承包商設定單獨交接路徑
- 為區域經理建立逾期時長檢視
衡量流程本身，而不是經理的收件箱
儀表板應顯示決策卡在哪個環節，並允許負責人開啟受影響週期。
初次核准
無需退回更正即可核准透過的週期。
核准等待時長
已提交週期等待決策的時長。
更正完成情況
被退回週期應在約定時間內完成更正並重新提交。
傳輸被拒
被接收流程阻塞的已核准工時週期。
關於退回、鎖定和升級處理的問題
一條記錄有誤時，應該退回整張工時表嗎？
不一定。應保留週期和決策記錄，重新開啟受影響的明細或子集，記錄原因，並讓員工重新提交更正後的工作。
核准能否委託他人處理？
可以。記錄代理人、範圍、原因和生效日期，讓最終決策始終責任明確。
週期應該何時鎖定？
選擇能夠保護下游流程的鎖定點，通常是最終核准或交接。此後如需更正，應受控地重新開啟並作出新決定。
業務人員能否自行更改工作流程？
經過培訓的管理員可以修改獲批的欄位、規則、路由、檢視、提醒和儀表板。敏感政策、整合、架構或重大重新設計仍需相應審查。
上線前完整測試異常處理路徑
測試正常週期、漏填一天、加班、定向退回、更正、核准延遲、鎖定、傳輸被拒和對賬。工作流程應無需旁路訊息即可說明每種狀態。