Nhân viên chưa hoàn tất
Kỳ dự kiến còn thiếu công việc hoặc bối cảnh bắt buộc.
Nhân viên chịu trách nhiệm hoàn tất.Ứng dụng phê duyệt bảng chấm công đang hoạt động
Quy trình phê duyệt bảng công có trả lại, khóa và chuyển tiếp
Bắt đầu với quy trình có dữ liệu giữ kỳ, mục bị ảnh hưởng, lý do trả, sửa, quyết định, tuổi phê duyệt, khóa và trạng thái hệ thống nhận được liên kết.
Giá trị của quy trình phê duyệt nằm ở đường đi ngoại lệ hiển thị. Chỉ có nút gửi mà không có lịch sử sửa, người phụ trách hàng đợi và trạng thái chuyển là chưa đủ.
- Kỳ đã gửi, bị trả lại, gửi lại, duyệt và chuyển tiếp
- Hàng đợi quản lý với tuổi phê duyệt và bối cảnh ngoại lệ
- Trường, quy tắc, tuyến xử lý, chế độ xem vai trò và chỉ số do doanh nghiệp làm chủ
Giữ từng trạng thái từ gửi đến chuyển tiếp
Mỗi bước chuyển đều có người chịu trách nhiệm và bằng chứng.
- 01
Gửi một kỳ hoàn chỉnh
Nhân viên xem mục, tổng, ngày còn thiếu và bối cảnh bắt buộc trước khi xác nhận kỳ.
Khi gửi, hệ thống ghi người thao tác, thời gian, tổng số và tuyên bố hiển thị. - 02
Kiểm tra và chuyển tuyến
Quy tắc làm lộ bản ghi thiếu, trùng, làm thêm, muộn hoặc mã không xác định và gán đúng người duyệt.
Hàng đợi cho biết vì sao từng kỳ cần chú ý. - 03
Trả lại công việc bị ảnh hưởng
Quản lý chọn mục, ghi lý do và chỉ mở lại phần cần sửa.
Giá trị trước và quyết định trả lại vẫn liên kết. - 04
Gửi lại và phê duyệt
Nhân viên sửa công việc và quản lý ghi quyết định cuối.
Số giờ đã duyệt và thời điểm quyết định cập nhật vào kỳ công. - 05
Khóa và chuyển tiếp
Các kỳ đã duyệt được đưa vào lô tính lương, tính phí hoặc báo cáo và giữ lại trạng thái từ hệ thống nhận.
Bản ghi đã chuyển, bị từ chối và đã đối soát vẫn truy vết được.
Giao từng trạng thái cho người có thể hành động
Mệt mỏi vì nhắc việc thường xuất phát từ gửi đúng thông điệp cho sai người phụ trách.
Đến hạn quyết định của quản lý
Một kỳ công đã hoàn tất được gửi đi và đang chờ quyết định.
Người phê duyệt chịu trách nhiệm cho thời gian đã trôi qua.Nhân viên cần hoàn tất sửa đổi
Quản lý đã trả lại một hoặc nhiều mục kèm lý do.
Nhân viên chịu trách nhiệm cho thay đổi cụ thể.Đến hạn chuyển cấp
Người đang phụ trách chưa hành động trong thời hạn.
Chuyển cấp theo chính sách, không gửi nhắc việc hàng loạt chung chung.Đến hạn xử lý chuyển tiếp
Hệ thống nhận đã từ chối hoặc chặn một kỳ được duyệt.
Người phụ trách vận hành hoặc tích hợp xử lý phản hồi.Thay đổi quy tắc và giao diện cùng nhau
Một ngoại lệ mới không nên xuất hiện trong biểu mẫu rồi biến mất khỏi hàng đợi và dashboard.
Đội ngũ cập nhật biểu mẫu, gửi hướng dẫn mới qua email, đổi bộ lọc bảng tính và hy vọng tệp xuất vẫn khớp.
Quản trị viên được đào tạo bổ sung trường, quy tắc kiểm tra, lý do trả lại, người duyệt, hàng đợi, quyền, nhắc việc và chỉ số quanh cùng một vòng đời.
- Yêu cầu lý do khi vượt ngưỡng làm thêm
- Thêm người duyệt thay cho một kỳ
- Chuyển nhà thầu sang luồng bàn giao riêng
- Tạo chế độ xem tuổi việc cho quản lý vùng
Đo quy trình, không đo hộp thư của quản lý
Dashboard phải cho biết quyết định mắc ở đâu và cho người phụ trách mở đúng kỳ bị ảnh hưởng.
Phê duyệt lần đầu
Các kỳ được duyệt mà không bị trả lại để sửa.
Thời gian chờ phê duyệt
Thời gian các kỳ đã gửi chờ quyết định.
Hoàn tất sửa đổi
Kỳ bị trả lại được sửa và gửi lại trong thời hạn đã thống nhất.
Chuyển tiếp bị từ chối
Các kỳ đã duyệt bị quy trình nhận chặn lại.
Câu hỏi về trả lại, khóa và chuyển cấp
Có nên trả lại toàn bộ bảng công chỉ vì một mục sai không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Giữ kỳ và quyết định hiển thị, mở lại mục hoặc phần bị ảnh hưởng, ghi lý do rồi để nhân viên gửi lại công việc đã sửa.
Có thể ủy quyền phê duyệt không?
Có. Ghi lại người được ủy quyền, phạm vi, lý do và ngày hiệu lực để quyết định cuối cùng vẫn có người chịu trách nhiệm.
Khi nào nên khóa kỳ?
Khóa tại điểm bảo vệ được quy trình tiếp theo — thường là phê duyệt cuối cùng hoặc bàn giao. Mọi chỉnh sửa sau điểm này cần quy trình mở lại có kiểm soát và một quyết định mới.
Người dùng nghiệp vụ có thể thay đổi quy trình không?
Quản trị viên được đào tạo có thể thay đổi trường, quy tắc, tuyến, chế độ xem, nhắc việc và dashboard đã duyệt. Chính sách nhạy cảm, tích hợp, kiến trúc hoặc thiết kế lại lớn vẫn cần rà soát phù hợp.
Chạy toàn bộ lộ trình ngoại lệ trước khi triển khai
Dùng một kỳ bình thường, ngày thiếu, trường hợp làm thêm, trả lại có mục tiêu, sửa đổi, phê duyệt chậm, khóa, chuyển bị từ chối và đối soát. Quy trình phải giải thích mọi trạng thái không cần tin nhắn bên ngoài.