辦公用品補充
- 需提供的資訊
- 品項、數量、業務用途及領取地點。
- 授權
- 此範例中的日常用品無須另外授權。
- 交付內容
- 由指定負責人安排交付，並記錄供應數量。
員工專用服務目錄
定義服務內容、員工必須提供的資訊、交付負責人，以及是否需要授權，並讓這些定義持續連結至相關申請。
使用範例資料探索功能，再依團隊需求調整欄位、檢視與工作流程。
列出各項服務包含的內容
筆電與辦公桌設備設定
- 需提供的資訊
- 設備需求、預估費用、需求日期及交付地點。
- 授權
- 由指定授權人審核設備配置承諾。
- 交付內容
- 筆電整備與擴充基座交付是獨立任務，完成後才能驗收。
業務系統存取權限
- 需提供的資訊
- 系統名稱、申請角色、業務用途，以及必要時的存取終止日期。
- 授權
- 由指定審核人決定是否授予存取權限。
- 交付內容
- 獲授權的管理員在系統中設定存取權限，並記錄結果。
讓可申請狀態與申請歷程保持一致
擬定服務內容
用員工能理解的語言描述服務成果，包含先決條件與申請資格；不要以內部部門代碼作為服務名稱。
開放服務申請
已上架的服務可在申請表單中選取。變更目錄狀態前，請確認負責人、審核人及申請要求。
下架服務，保留歷程
從新申請的選項中移除服務，同時保留相關申請。提交時也會檢查目前是否仍可申請，因此先前選取但已失效的服務無法產生有效申請。
與負責人一起調整服務內容
目錄用來說明申請資格，本身並不是存取控制政策或帳號佈建引擎。受限制的服務需設定成員權限，技術執行則應在獲授權的系統中完成。
開放申請前先審視服務
說明包含與不包含的項目
「設備設定」應讓員工知道是否包含筆電、充電器、擴充基座與領取預約。請說明適用地點、需提前多久申請，以及由誰回答問題。明確的服務內容能避免員工將簡短目錄名稱解讀為無限制的承諾。
下架服務，同時保留歷程
服務停止提供時，應停止接受新申請。與負責人檢視進行中的申請：完成原先約定的交付，或溝通替代服務。保留原始申請與授權，避免後續政策變更讓先前決策難以理解。
服務目錄管理常見問題
服務目錄只是一份表單清單嗎？
不是。實用的服務定義會說明交付內容、必要資訊、負責人、目標與授權政策；申請表單則依據該定義，收集個別員工的需求。
不同服務可以要求不同資訊嗎？
可以。此範例針對用品、設備與系統存取設定不同欄位，員工申請文具時不必填寫設備資訊。
已下架的服務還能收到申請嗎？
申請選單只列出已上架的服務，提交時也會檢查目前可用狀態。已下架的服務記錄仍保留，供理解過往申請使用。
編輯服務後，會更新所有未結案申請嗎？
請勿假設會自動更新。申請會保留當時選取的服務資訊，服務負責人應判斷條件變更如何影響進行中的工作，並溝通調整後的承諾。
如何限制哪些人可以申請服務？
使用 Jodoo 成員與記錄權限，並在已安裝的應用程式中測試存取政策。目錄中的資格文字能向讀者說明規則，但僅有文字說明無法強制執行限制。
選擇團隊的下一步
從大家經常申請的三項服務開始
清楚說明每項服務、指定負責人並測試申請流程，再擴充目錄。