Planen Sie den Weg
Planen Sie Zeit für die Buchung oder Beantragung, die Gebühren, die Bearbeitung durch den Aussteller, die Rückgabe der Nachweise und die interne Überprüfung ein.
ABLAUF- UND ERNEUERUNGSARBEITEN
Tracker für ablaufende Zertifikate
Machen Sie aus einem nahenden Ablaufdatum eine klar verantwortete Verlängerungsaufgabe, und markieren Sie einen Nachweis erst nach Annahme der Ersatzunterlagen als verlängert.
Für Koordinatoren, die die Auswirkungen auf Buchung, Antrag, Nachweise, Überprüfung, Sperrung und Einsatzberechtigung sehen müssen – keine weitere Liste mit roten Daten.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Die Arbeitsbereich trennt Erinnerungen, Anfragen, Buchungen, eingereichte Ersetzungen, Überprüfungen, Sperren und akzeptierte Verlängerungen, sodass eine Aktivität niemals als abgeschlossene Verlängerung angezeigt wird.
Inszenierte ErinnerungenDie Vorlaufzeit spiegelt den tatsächlichen Erneuerungszyklus wider
Blocker benanntInhaber-, Anbieter-, Zahlungs- und Überprüfungsverzögerungen
Nahe bei AnnahmeEin Ersatznachweis schließt die Erneuerung ab
Beginnen Sie früh genug für die tatsächliche Vorlaufzeit
Ein Erinnerungstermin passt selten zu jedem Zeugnis.
Durch Blocker eskalieren
Unterscheiden Sie zwischen Inhaberverzögerung, Anbieter- oder Behördenverzögerung, Zahlung, fehlenden Informationen und Prüfrückstand.
Bei akzeptiertem Ersatz schließen
Verknüpfen Sie den neuen Qualifikationsnachweis mit dem alten und bewahren Sie beide Datensätze auf.
Halten Sie Ablaufstatus und Einsatzentscheidung getrennt
Ein abgelaufenes Dokument kann je nach Anforderung die Arbeit blockieren, eine Eskalation erfordern oder informativ sein.
Wenden Sie die konfigurierte Antwort an
Zeigen Sie dem Manager, ob die Arbeit blockiert, eingeschränkt, bedingt oder weiterhin erlaubt ist.
Behalten Sie genehmigte Ausnahmen bei
Erfassen Sie den Genehmiger, die Bedingungen, das Enddatum und die erforderliche Nachverfolgung, anstatt den Status der Nachweise stillschweigend zu ändern.
Melden Sie den tatsächlichen Rückstand
Zählen Sie Verlängerungen nach Phase und Blocker, damit das Management Einschränkungen beseitigen kann.
Schließen Sie den Kreislauf mit akzeptierten Ersatznachweisen
Verlängerungsaktivität und erneuerte Gültigkeit sind getrennte Tatsachen, daher benötigen beide eine nachvollziehbare Aufzeichnung, die Manager für die Planung, Eskalation und Arbeitsbeschränkungen verwenden können.
Halten Sie den Fortschritt sichtbar
Verfolgen Sie die angeforderten, gebuchten, in Bearbeitung befindlichen, behördlichen Bearbeitungs-, eingereichten Nachweisen, zurückgegebenen und akzeptierten Phasen, ohne den ursprünglichen Ablauf zu ändern oder einen ungelösten Blocker auszublenden.
Überprüfen Sie den Ersatz
Überprüfen Sie die Identität des Inhabers oder der Entität, den Emittenten, die Nummer, den Gültigkeitszeitraum, den aktuellen Status und den Geltungsbereich, bevor Sie den neuen Gültigkeitszyklus starten oder die Betriebskonsequenz klären.
Bewahren Sie die Kette auf
Verknüpfen Sie den akzeptierten Ersatz mit dem ersetzten Qualifikationsnachweis und halten Sie den Verantwortlichen, den Blocker, die Erinnerungen und den Entscheidungsverlauf zur Überprüfung bereit.
Reduzieren Sie Fortschritte nicht auf „erneuerte“
Jeder Staat sollte dem Verantwortlichen mitteilen, was übrig bleibt.
| Status | Bedeutung | Nächste Maßnahme |
|---|---|---|
| Angefragt | Der Inhaber oder Emittent wurde kontaktiert. | Bestätigen Sie die Antwort und die Frist |
| Gebucht oder Bewerbung in Bearbeitung | Erneuerungsmaßnahmen sind geplant. | Verfolgen Sie den Abschluss oder die Reaktion der Behörde |
| Nachweis eingereicht | Ein Ersatz ist vorhanden. | Überprüfen Sie Identität, Daten, Status und Umfang |
| Abgeschlossen | Ersatz angenommen und verlinkt. | Überwachen Sie den neuen Zyklus |
PASSEN SIE DIE ERNEUERUNGSROUTE AN
Passen Sie die Verlängerungsarbeit an Vorlaufzeit und erforderliche Nachweise an.
Jodoo verbindet die für dieses Szenario erforderlichen Datensätze, menschlichen Überprüfungen, Folgearbeiten, Ausnahmen und Entscheidungen. Unternehmensadministratoren können die Anwendung anpassen, ohne auf die herkömmliche Entwicklung warten zu müssen.
Teams können eine Erneuerungsphase, eine Ausnahmeroute oder ein Dashboard innerhalb von zehn Minuten bis zu einigen Stunden nach der Vereinbarung der Kontrolle hinzufügen.Ändern Sie den Betriebsdatensatz ohne Code
Ändern Sie Erinnerungsfenster, Verantwortliche, Phasen, Blocker, Eskalationsregeln und betriebliche Konsequenzen, ohne den Tracker neu zu schreiben.
Verwenden Sie echte Überprüfungsaufgaben
Leiten Sie Ersatznachweise durch eine menschliche Überprüfung weiter, sodass eine Buchung, Zahlung oder ein Upload nicht stillschweigend als erneuert gekennzeichnet werden kann.
Geben Sie jeder Rolle eine nützliche Ansicht
Teilen Sie Mitarbeitern, Managern, Lieferanten, Prüfern und Compliance-Verantwortlichen die nächsten für sie relevanten Aktionen und Fristen mit.
Verfolgen Sie Verlängerungsarbeiten, ohne eine Erinnerung, Buchung oder einen Upload als gültigen Ersatz zu betrachten
Jodoo kann den Erneuerungspfad und seine Blocker koordinieren. Die ausstellende Behörde und die konfigurierte menschliche Überprüfung bestimmen weiterhin, ob Ersatznachweise gültig sind.
Verwalten Sie die operativen Datensatz in Jodoo
Erfassen Sie Erinnerungsfenster, Verantwortliche, Anfragen, Buchungen, Anträge, Zahlungen, eingereichte Ersetzungen, Überprüfungsergebnisse, Blocker und Auswirkungen auf die Einsatzberechtigung.
Verbinden Sie die maßgebliche Quelle
Verweisen Sie auf das Nachweisregister, den Aussteller, den Schulungsanbieter, den Versicherer, die Behörde und das Betriebssystem, dem die entsprechende Person, der Anbieter oder der Standort gehört.
Verlassen Sie sich bei Fachentscheidungen auf Spezialisten
Bewahren Sie Ausstellung, Prüfungen, Richtlinienauslegung, behördliche Genehmigung und Rechtsgültigkeit beim zuständigen Anbieter oder der zuständigen Behörde auf.
Was Sie vor der Automatisierung von Verlängerungserinnerungen entscheiden sollten
Wie früh sollten Zertifizierungserinnerungen beginnen?
Nutzen Sie die tatsächliche Vorlaufzeit für Buchung, Antragstellung, Anbieter- oder Behördenbearbeitung, Nachweiskorrektur und Prüfung. Wichtige Nachweise erfordern möglicherweise mehrere stufenweise Erinnerungen.
Verlängert die Buchung einer Verlängerung die Gültigkeit der Zertifizierung?
Nein. Lassen Sie das aktuelle Ablaufdatum und die Regel zur Einsatzberechtigung sichtbar, bis ein akzeptierter Ersatznachweis den neuen Gültigkeitszeitraum festlegt.
Wie soll mit abgelaufenen Zugangsdaten umgegangen werden?
Wenden Sie die anforderungsspezifische Konsequenz an – Warnung, Eskalation, Einschränkung oder Blockierung – und zeichnen Sie alle kontrollierten Ausnahmen separat auf.
Kann der Tracker alte Zertifikate behalten?
Ja. Verknüpfen Sie den akzeptierten Ersatz mit seinem Vorgänger, anstatt den alten Datensatz zu überschreiben.
ÖFFNEN SIE DIE ERNEUERUNGSARBEITSBEREICH
Verfolgen Sie die Erneuerungsarbeiten bis zu den akzeptierten Nachweisen
Öffnen Sie die gefüllte Warteschlange, um die angeforderten, gebuchten, gesperrten, übermittelten, überprüften und abgeschlossenen Erneuerungsstatus anzuzeigen, einschließlich des Verantwortlichen, des Blockers, der Betriebsauswirkungen und des akzeptierten Ersatzes, der jeden Zyklus abschließt.
Öffnen Sie den Ablauf-Tracker