PENGELOLAAN PERMINTAAN PEMBELIAN
Software permintaan pembelian dari pengajuan hingga PO
Berikan kepada pemohon, pemberi persetujuan, bagian keuangan, dan pembeli satu catatan tentang apa yang diperlukan, mengapa diperlukan, berapa biayanya, siapa yang harus memutuskan, dan apa yang terjadi selanjutnya.
Ikuti permintaan yang terisi dan rincian item melalui tugas persetujuan, pekerjaan yang dikembalikan, keputusan anggaran, persiapan PO, dan penutupan dalam satu ruang kerja yang terhubung.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Sistem permintaan pembelian harus mempertahankan rantai keputusan, bukan hanya mengumpulkan formulir
Catatan berpindah tangan beberapa kali. Setiap serah terima harus memuat informasi yang cukup agar orang berikutnya dapat mengambil keputusan tanpa menyusun ulang permintaan melalui email.
- 01
Catat kebutuhan sebelum menentukan kode akuntansi
Seorang karyawan mencatat barang atau layanan, kebutuhan bisnis, waktu, perkiraan nilai, informasi pemasok, dan file pendukung. Bagian pengadaan dapat mengklarifikasi permintaan sebelum meminta karyawan untuk memahami pusat biaya atau ambang persetujuan.
- 02
Susun permintaan pembelian
Permintaan yang diterima menjadi permintaan pembelian dengan rincian item, jumlah, spesifikasi, pusat biaya, kategori pengeluaran, persyaratan pengiriman, pemilik anggaran, penyetuju departemen, dan pemilik pengadaan.
- 03
Arahkan keputusan yang tepat
Anggaran, departemen, jumlah, pemasok, dan tinjauan pengadaan tetap merupakan keputusan terpisah dengan peninjau yang ditentukan, tanggal jatuh tempo, hasil, alasan, dan jalur pengembalian.
- 04
Serahkan hanya pekerjaan yang disetujui
Serah terima untuk menyiapkan PO memuat nilai yang disetujui, pemasok, syarat, lokasi pengiriman, pembeli, dan pengecualian yang belum selesai. Catatan penerimaan dan penutupan melengkapi jejak operasional tanpa menggantikan ERP atau utang usaha (AP).
Ikuti setiap permintaan terbuka hingga catatan dasarnya
Contoh kerja menghubungkan pengajuan awal, permintaan pembelian, tugas persetujuan, persiapan PO, dan penutupan sehingga setiap status memiliki penanggung jawab dan tindakan berikutnya.
Buat kasus-kasus canggung terlihat sebelum menjadi mendesak
Jalur bersih yang menyenangkan mudah didemonstrasikan. Adopsi nyata bergantung pada apa yang dilakukan sistem ketika informasi, anggaran, status pemasok, atau otorisasi tidak lengkap.
Spesifikasi hilang
Kembalikan permintaan pembelian dengan satu koreksi spesifik, pertahankan keputusan sebelumnya, dan alirkan catatan yang dikoreksi kembali ke tahap yang sama daripada memulai ulang rantai yang tidak terdokumentasi.
Anggaran tidak tersedia
Tampilkan pusat biaya yang dipilih, ketersediaan saat ini, jumlah, pemilik, dan jalur pengecualian. Keputusan anggaran yang dikembalikan tidak boleh membuat permintaan terlihat disetujui atau siap untuk PO.
Ambang batas atau jalur darurat
Gunakan jumlah dan urgensi untuk menambahkan peninjau yang diperlukan sambil tetap menjaga justifikasi bisnis, pemohon, dan tenggat pengiriman terlihat. Darurat tidak berarti otorisasi menjadi tidak terlihat.
Pemasok atau pengecualian ketentuan
Pertahankan tinjauan pemasok baru, alasan sumber tunggal, ketentuan tidak standar, dan pengecualian yang diterima dalam serah terima untuk menyiapkan PO daripada menyembunyikannya di email pembeli.
Gunakan catatan terpisah ketika tanggung jawab berubah
Ini menjaga setiap layar tetap fokus sambil mempertahankan konteks yang diperlukan peninjau.
| Catatan | Pemilik utama | Siap ketika |
|---|---|---|
| Pengajuan kebutuhan pembelian | Karyawan atau departemen | Konteks cukup untuk menerima, mengklarifikasi, atau menolak masukan |
| Permintaan pembelian | Peminta dan pengadaan | Rincian item lengkap, pengkodean, anggaran, dan hasil persetujuan |
| Keputusan persetujuan | Peninjau yang ditunjuk | Tanggal persetujuan, pengembalian, atau keputusan penolakan dengan alasan |
| Serah terima untuk menyiapkan PO | Pembeli dan penyetuju PO | Pemasok yang disetujui dan rincian komersial siap untuk diterbitkan |
| Penerimaan dan penyelesaian | Peminta, penerima, dan penyerahan keuangan | Pengiriman diterima, pengecualian diselesaikan, dan status penutupan dicatat |
Berikan setiap peran konteks yang diperlukan untuk keputusannya
Permintaan yang sama seharusnya tidak memaksa setiap peserta untuk masuk ke layar yang sama atau mengekspos hasil yang hanya untuk peninjau kepada peserta biasa.
Pemohon
Ajukan kebutuhan, jawab klarifikasi yang tepat, ikuti tahap saat ini, dan lihat tindakan selanjutnya tanpa mengubah hasil persetujuan.
Departemen dan pemilik anggaran
Tinjau tujuan, jumlah, rincian item, waktu, anggaran yang tersedia, dan alternatif; catat keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan alih-alih membalas dengan “oke” yang ambigu.
Koordinator pengadaan
Periksa kelengkapan, jalur pemasok, dokumen penawaran atau pengecualian, lama tertunda, dan serah terima yang harus dilakukan setelah persetujuan.
Pembeli dan penyetuju PO
Verifikasi permintaan pembelian yang disetujui, pemasok, harga, syarat, detail pengiriman, dan otorisasi sebelum pesanan dirilis.
Gunakan Jodoo ketika proses pembelian internal harus tetap fleksibel
Jodoo cocok untuk tim yang perlu mengubah aturan permintaan, persetujuan, dan penyerahan tanpa menunggu proyek pengembangan konvensional.
Cocok kuat: kontrol lintas-fungsi yang dapat dikonfigurasi
Pilih Jodoo ketika departemen, jumlah, jalur pemasok, bukti, lapisan persetujuan, dan dasbor berbeda menurut unit bisnis dan administrator bisnis yang terlatih perlu mengubahnya tanpa siklus pengembangan konvensional.
Pertahankan ERP dan AP sebagai otoritatif di tempat mereka sudah bekerja
Gunakan ERP untuk pencatatan keuangan, pesanan pembelian resmi, penerimaan inventaris, pajak, pencocokan faktur, dan pelaksanaan pembayaran ketika kemampuan tersebut sudah ada. Jodoo dapat mengoordinasikan permintaan dan penyerahan.
Pertahankan pengadaan strategis dalam proses spesialisnya.
Penemuan pemasok, jaringan lelang, penulisan kontrak, intelijen pengeluaran, dan strategi kategori adalah kemampuan yang terpisah. Hubungkan sistem atau proses tersebut daripada meminta aplikasi permintaan pembelian untuk menggantinya.
Sesuaikan model persetujuan tanpa membangun ulang aplikasi.
Keuntungan praktis Jodoo adalah seberapa cepat seorang administrator dapat mengubah aturan operasional ketika bisnis berubah.
- Tambahkan ambang batas persetujuan atau peninjau khusus hanya untuk pengecualian.
- Tampilkan pertanyaan pemasok hanya ketika pemasok baru atau sumber tunggal dipilih.
- Buat antrean untuk permintaan yang dikembalikan dengan koreksi yang tepat dan tanggal jatuh tempo.
- Tambahkan dasbor anggaran, kategori, umur, atau kesiapan PO dari catatan yang terhubung.
Pertanyaan tentang Perangkat lunak pengelolaan permintaan pembelian
Gunakan jawaban ini untuk memutuskan apa yang harus ditangkap oleh proses permintaan pembelian, siapa yang harus meninjaunya, dan kapan pembelian dapat dilanjutkan.
Apa itu perangkat lunak permintaan pembelian?
Ini mencatat kebutuhan pembelian internal, mengubahnya menjadi permintaan pembelian yang lengkap, mengarahkan keputusan anggaran dan otorisasi, menangani pengembalian dan pengajuan ulang, serta menyerahkan pekerjaan yang disetujui kepada bagian pembelian. Ini harus mempertahankan pemilik, tahap, jumlah, alasan, tanggal jatuh tempo, dan riwayat.
Apa perbedaan pengajuan kebutuhan pembelian dan permintaan pembelian?
Pengajuan kebutuhan pembelian dapat berupa formulir singkat dari karyawan. Permintaan pembelian adalah catatan otorisasi internal formal yang memuat rincian item, kode akuntansi, informasi anggaran, penyetuju, dan riwayat keputusan. Sebagian tim menggabungkan keduanya, tetapi tanggung jawab tetap harus jelas.
Apakah ini menggantikan sistem pesanan pembelian atau ERP?
Tidak selalu. Jodoo bisa menangani permintaan, tinjauan, persetujuan, dan penyerahan ke siap dibuatkan PO sementara ERP atau sistem pembelian tetap berfungsi sebagai otoritas untuk penerbitan pesanan, akuntansi, penerimaan inventaris, pencocokan faktur, dan pembayaran.
Apakah Jodoo dapat mendukung ambang persetujuan yang berbeda?
Ya. Anda dapat mengonfigurasi bidang, kondisi, alur kerja, peninjau, izin, antrean, dan dasbor berdasarkan departemen, jumlah, kategori, urgensi, atau pengecualian. Uji jalur keputusan dan izin yang tepat sebelum peluncuran.
Apa yang harus kita uji sebelum mengganti persetujuan melalui email?
Uji permintaan lengkap, spesifikasi yang hilang, anggaran yang tidak cukup, permintaan mendesak, keputusan yang dikembalikan, pengajuan ulang yang diperbaiki, penyerahan yang disetujui, pengecualian pemasok, penerimaan yang tertunda, dan perubahan oleh administrator. Verifikasi baik hasil catatan maupun apa yang dapat diedit oleh masing-masing peran.
Periksa ruang kerja permintaan pembelian yang sudah terisi sebelum merancang milik Anda
Buka contoh langsung untuk mengikuti catatan biasa, mendesak, dikembalikan, disetujui, siap dibuatkan PO, dipesan, diterima, dan ditutup. Kemudian salin Aplikasi dan sesuaikan bidang, alur, tampilan, dan dasbor sesuai kebijakan pembelian Anda yang sebenarnya.
Gunakan aplikasi pelacakan permintaan pembelian