Terima untuk permintaan pembelian
Bagian Pengadaan memastikan bahwa permintaan berisi cukup informasi untuk menambahkan rincian item, pusat biaya, anggaran, dan persetujuan.
PENERIMAAN PEMBELIAN KARYAWAN
Formulir pengajuan kebutuhan pembelian tanpa jargon pengadaan
Kumpulkan kebutuhan bisnis dan konteks pembelian yang praktis dalam bentuk singkat, kemudian biarkan bagian pengadaan memutuskan apakah akan memperjelas, menolak, atau membuat permintaan pembelian.
Layar pertama sengaja dibuat singkat. Pusat biaya, ambang batas persetujuan, pemeriksaan pemasok, dan hasil khusus peninjau datang belakangan dalam proses—bukan dalam permintaan awal karyawan.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan →
Tanyakan apa yang diketahui karyawan dan dibutuhkan peninjau
Formulir yang baik mengurangi bolak-balik tanpa mengubah setiap pemohon menjadi spesialis pengadaan.
- 01
Apa yang dibutuhkan
Gunakan judul yang sederhana dan kebutuhan bisnis. Peminta harus menjelaskan hasil yang diinginkan, bukan menebak klasifikasi internal pembeli.
- 02
Kapan dan di mana dibutuhkan
Catat tanggal yang realistis untuk kebutuhan dan informasi pengiriman atau layanan cukup awal agar pengadaan dapat menantang tenggat yang mustahil.
- 03
Perkiraan nilai dan informasi pemasok
Minta perkiraan yang dapat dipertanggungjawabkan dan apakah pemasok pilihan diketahui, tidak diketahui, atau hanya disarankan. Jangan minta peminta membuat catatan pemasok formal.
- 04
Bukti yang mengubah tinjauan
Izinkan spesifikasi, kutipan, foto, pernyataan pekerjaan, atau detail langganan jika mereka membantu. Jaga agar unggahan yang diminta sebanding dengan pembelian.
Pertahankan kontrol internal agar tidak mengganggu karyawan sampai diperlukan
Gunakan formulir untuk mengumpulkan fakta, lalu biarkan alur kerja menambahkan keputusan spesialis.
| Lapangan | Tanya karyawan | Tambahkan saat tinjauan |
|---|---|---|
| Kebutuhan | Hasil, item atau layanan, alasan | Kategori pengeluaran dan jalur pengadaan |
| Waktu | Tanggal dibutuhkan dan batas waktu praktis | Tantangan waktu tunggu dan tanggal persetujuan |
| Nilai | Perkiraan terbaik yang tersedia | Ketersediaan anggaran dan ambang persetujuan |
| Pemasok | Diketahui, tidak diketahui, atau disarankan | Status vendor, jalur penawaran, dan tinjauan pengecualian |
| Status | Tahap saat ini yang dapat dipahami | Peninjau, alasan, kontrol, dan riwayat audit |
Buat keputusan penerimaan awal dapat dipahami oleh pemohon
Pengiriman bukanlah akhir. Formulir harus memiliki jalur yang terlihat untuk klarifikasi atau pekerjaan permintaan pembelian.
Ajukan satu klarifikasi yang tepat
Kembalikan jumlah, spesifikasi, tanggal, justifikasi, atau file yang hilang secara spesifik dengan pemilik dan tanggal jatuh tempo.
Tolak sebelum pekerjaan yang dapat dihindari dimulai
Catat alasan mengapa permintaan tidak akan dilanjutkan dan alternatif, kontrak yang ada, atau jalur berikutnya yang harus digunakan karyawan.
Tampilkan tahap saat ini dan tindakan berikutnya
Biarkan pemohon melihat apakah catatan baru, menunggu, diterima, atau ditolak, alih-alih mengirim email status secara manual.
Ubah formulir saat kebijakan pembelian Anda berubah
Administrator bisnis dapat menyesuaikan apa yang dilihat pemohon tanpa membuat versi spreadsheet baru.
- Tambahkan pertanyaan bersyarat untuk langganan, layanan, peralatan, atau keadaan darurat.
- Minta bukti hanya untuk kategori dan nilai yang membutuhkannya.
- Arahkan permintaan yang diterima ke pemilik pengadaan yang tepat berdasarkan departemen.
- Buat status pemohon dan antrean klarifikasi tanpa kode.
Rancang formulir berdasarkan permintaan yang benar-benar diterima tim Anda
Pembelian yang berbeda memerlukan konteks yang berbeda, tetapi pengalaman bagi karyawan dapat tetap tenang dan konsisten.
Barang dan peralatan
Tangkap jumlah, lokasi, tanggal dibutuhkan, spesifikasi, alasan penggantian, dan persyaratan kompatibilitas.
Langganan dan pembaruan
Tangkap pengguna, jangka waktu, penyedia saat ini, tanggal pembaruan, pemilik bisnis, konteks data atau keamanan, dan nilai yang diharapkan.
Layanan profesional
Tangkap hasil, ruang lingkup, waktu, pemangku kepentingan, perkiraan, hasil kerja, dan pemasok yang sudah dipertimbangkan.
Penggantian mendesak
Tangkap dampak operasional, solusi sementara, risiko keselamatan atau layanan, dan alasan mengapa waktu tunggu normal tidak dapat diterapkan.
Template ini mengelola penerimaan awal, bukan seluruh proses pengadaan
Gunakan sebagai pintu masuk, lalu hubungkan ke kontrol yang tepat pada tahap berikutnya.
Gunakan formulir singkat untuk adopsi karyawan secara luas
Template ini cocok untuk organisasi yang menginginkan satu titik awal yang dapat dipahami untuk banyak departemen dan jenis pembelian.
Gunakan permintaan pembelian ketika pengkodean sudah diketahui
Jika pemohon yang terlatih secara rutin mengetahui pusat biaya, rincian item, detail pajak atau akuntansi, mulailah dengan formulir permintaan pembelian sebagai gantinya.
Jaga agar pengadaan dan pembayaran tetap terpisah
Pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, penerbitan PO, penerimaan, pencocokan faktur, dan pembayaran masing-masing membutuhkan catatan dan pemiliknya sendiri.
Lihat apa yang terjadi setelah karyawan mengirimkan formulir
Contoh mencakup permintaan yang lengkap, tidak lengkap, diterima, dan ditolak sehingga Anda dapat mengikuti keputusan penerimaan dan pemilik berikutnya.
Pertanyaan tentang Formulir pengajuan kebutuhan pembelian
Jawaban-jawaban ini membantu Anda menjaga formulir karyawan tetap singkat sambil memberikan informasi yang cukup kepada bagian pengadaan untuk menerima, mengembalikan, atau menolak permintaan.
Apa saja yang harus dicantumkan dalam formulir pengajuan kebutuhan pembelian?
Cantumkan pemohon, departemen, item atau layanan, kebutuhan bisnis, jumlah atau cakupan, tanggal dibutuhkan, perkiraan nilai, informasi pemasok, dan file pendukung yang berguna. Tambahkan bidang pengkodean dan persetujuan spesialis nanti kecuali pemohon benar-benar mengetahuinya.
Apakah pengajuan kebutuhan pembelian sama dengan permintaan pembelian?
Istilah yang digunakan setiap tim dapat berbeda. Pembedaan yang berguna: pengajuan kebutuhan pembelian adalah langkah singkat bagi karyawan untuk menyampaikan kebutuhan, sedangkan permintaan pembelian adalah catatan internal formal berisi rincian item, kode akuntansi, tinjauan anggaran, penyetuju, dan riwayat keputusan.
Apakah setiap pengajuan kebutuhan pembelian memerlukan penawaran?
Tidak. Buat bukti yang proporsional dengan kategori, nilai, status pemasok, dan kebijakan. Pembelian standar kecil mungkin tidak memerlukan penawaran, sementara layanan, pemasok baru, atau pembelian bernilai tinggi mungkin memerlukan beberapa dokumen.
Dapatkah karyawan mengirimkan formulir dari ponsel?
Ya. Contohnya dibuka dengan formulir permintaan berukuran ponsel. Uji bidang yang tepat, perilaku unggah, izin, dan pengalaman status peminta di perangkat yang digunakan karyawan Anda.
Apa yang terjadi setelah formulir dikirim?
Bagian pengadaan memeriksa kelengkapan, meminta koreksi spesifik jika diperlukan, dan mengubah permintaan yang diterima menjadi permintaan pembelian dan jalur persetujuan. Peminta harus dapat melihat tahap saat ini dan pemilik berikutnya.
Buka formulir pengajuan kebutuhan pembelian dan uji sebagai karyawan
Coba permintaan singkat di ponsel, lalu periksa tampilan penerimaan awal yang terisi dan permintaan yang dikembalikan. Salin Aplikasi dan sesuaikan pertanyaan spesifik kategori, bukti, alur, dan pembaruan peminta sesuai kebijakan Anda.
Buka formulir pengajuan kebutuhan pembelian