PERSETUJUAN PENGADAAN MULTI-TINGKAT
Alur persetujuan pengadaan untuk revisi dan pengajuan ulang
Arahkan dokumen yang tepat kepada pengambil keputusan yang tepat, lindungi hasil peninjau, kembalikan pekerjaan yang belum lengkap dengan koreksi spesifik, lalu lanjutkan rantai persetujuan tanpa kehilangan riwayat.
Contoh ini mencakup tugas alur kerja untuk persetujuan permintaan pembelian dan otorisasi PO, dengan antrean yang terisi untuk pekerjaan yang tertunda, dikembalikan, dikirim ulang, disetujui, dan siap dibuatkan PO.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Beri setiap tahap persetujuan satu pertanyaan yang jelas
Kelengkapan, anggaran, kebutuhan bisnis, kebijakan pemasok, dan rilis PO adalah keputusan yang berbeda. Setiap peninjau harus melihat bukti yang dibutuhkan untuk keputusan tersebut dan menyampaikan hasil yang bisa diandalkan oleh orang berikutnya.
- 01
Tinjauan kelengkapan
Dapatkah pembeli atau penyetuju memahami kebutuhan, item, spesifikasi, waktu, perkiraan, dan bukti pendukung tanpa menebak?
- 02
Tinjauan anggaran dan departemen
Apakah kebutuhan valid untuk departemen, apakah dana tersedia, dan apakah jumlah yang diajukan sesuai dengan pusat biaya dan periode yang dinyatakan?
- 03
Tinjauan jumlah dan pengadaan
Apakah nilai tersebut memerlukan otoritas lain, dan apakah pemasok, penawaran, kategori, atau jalur pengecualian konsisten dengan kebijakan?
- 04
Otorisasi PO
Apakah komitmen yang dihadapi pemasok sebenarnya sesuai dengan permintaan pembelian yang disetujui, syarat yang diterima, detail pengiriman, dan kondisi pelepasan?
Berikan dokumen yang diperlukan untuk setiap keputusan, secukupnya
Ini menghindari rantai paralel panjang di mana semua orang melihat formulir yang sama tetapi tidak ada yang memiliki pertanyaan sebenarnya.
| Keputusan | Bukti | Hasil digunakan oleh |
|---|---|---|
| Kelengkapan | Kebutuhan, rincian item, spesifikasi, waktu, berkas | Tinjauan anggaran dan departemen |
| Anggaran | Pusat biaya, ketersediaan, jumlah, pemilik | Tinjauan jumlah dan pengadaan |
| Departemen atau jumlah | Tujuan bisnis, total, alternatif, ambang batas | Pengadaan dan keputusan akhir |
| Pengadaan | Jalur pemasok, penawaran atau pengecualian, kategori, syarat | Serah terima untuk menyiapkan PO |
| Otorisasi PO | Sumber yang disetujui, pemasok, jumlah akhir, syarat, pengiriman | Penerbitan pesanan resmi |
Periksa keputusan di balik setiap permintaan yang tertunda atau disetujui
Contoh alur kerja mencakup tugas tinjauan yang ditugaskan, hasil yang diberi tanggal, koreksi yang dikembalikan, pengajuan ulang dan penyerahan lanjutan yang dibuat hanya setelah persetujuan.
Rencanakan apa yang terjadi ketika sebuah permintaan dikembalikan
Alur kerja yang berguna memberitahu peminta persis apa yang perlu dikoreksi dan membawa permintaan yang direvisi kembali ke peninjau yang tepat tanpa kehilangan keputusan sebelumnya.
Kembalikan dengan koreksi spesifik
Peninjau menyebutkan fakta yang hilang atau tidak konsisten, pemilik koreksi, dan tanggal jatuh tempo pengajuan ulang.
Lindungi hasil peninjau
Peminta dapat mengedit bidang koreksi tetapi tidak dapat memilih Disetujui, menulis ulang alasan, atau memindahkan catatan ke siap dibuatkan PO.
Kirim ulang ke peninjau yang tepat
Permintaan pembelian yang dikoreksi kembali ke keputusan yang gagal dan tidak melewati ambang atau ulasan pemasok lainnya.
Pertahankan kedua hasil
Riwayat menunjukkan keputusan yang dikembalikan, nilai yang dikoreksi, pengajuan ulang, persetujuan akhir, dan efek tahap berikutnya pada catatan yang sama.
Ubah peta keputusan seiring kebijakan berkembang
Administrator dapat memperbaiki alur, dokumen, antrean, dan dasbor tanpa membangun ulang setiap formulir.
- Tambahkan atau hapus ambang jumlah sambil mempertahankan pembelian biasa.
- Masukkan tinjauan pemasok atau keamanan hanya untuk kategori yang dipilih.
- Ubah penugasan peninjau berdasarkan departemen, kategori, atau pengecualian.
- Tambahkan tampilan tertunggak, dikembalikan, diajukan kembali, dan siklus-persetujuan.
Buat pekerjaan persetujuan dapat dikelola setelah peluncuran
Rute saja tidak mencegah keterlambatan. Tim membutuhkan antrian dan sinyal kepemilikan yang mengubah tugas terbuka menjadi tindakan.
Keputusan yang jatuh tempo dan kesehatan
Tampilkan keputusan tepat waktu, segera jatuh tempo, tertunda, dan selesai berdasarkan peninjau dan tahap.
Tidak ada penyetuju atau pemilik tidak tersedia
Tentukan eskalasi atau penanganan administrator sebelum alur kerja menunggu tanpa batas pada penugasan kosong.
Perubahan ambang batas setelah pengiriman
Periksa kembali jumlah saat ini atau prasyarat kebijakan saat otorisasi daripada mengandalkan nilai salinan yang sudah usang.
Serah terima yang dikontrol persetujuan
Hanya hasil yang disetujui yang boleh membuat permintaan pembelian siap dibuatkan PO atau mengotorisasi pesanan. Keputusan yang dikembalikan dan yang tertunda membuat serah terima diblokir.
Gunakan tugas persetujuan di mana otorisasi penting; gunakan otomatisasi untuk pekerjaan latar belakang
Pembaruan status dan tugas tinjauan tidak dapat dipertukarkan.
Alur kerja manusia untuk menyetujui, mengembalikan, dan menolak
Gunakan tugas yang ditetapkan ketika orang tertentu harus memeriksa dokumen, mencatat keputusan, dan mengendalikan langkah berikutnya.
Otomatisasi untuk pengingat dan pembaruan latar belakang
Gunakan aturan untuk notifikasi, pembaruan status jatuh tempo, nilai yang disalin, dan pemeliharaan non-otoritatif, sambil mempertahankan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan dengan peninjau yang bernama.
Pertahankan setiap peran di dalam tanggung jawabnya
Biarkan peminta mengoreksi detail pembelian yang mereka miliki, peninjau mengontrol hasil persetujuan, dan pembeli menyiapkan serah terima untuk menyiapkan PO. Konfirmasi izin tersebut dengan peran nyata yang Anda rencanakan untuk digunakan.
Pertanyaan tentang Alur kerja persetujuan pengadaan
Jawaban-jawaban ini membantu Anda memutuskan berapa banyak persetujuan yang Anda perlukan, bagaimana pengembalian seharusnya bekerja, dan tindakan mana yang menjadi tanggung jawab peninjau daripada otomatisasi latar belakang.
Apa itu alur kerja persetujuan pengadaan?
Ini adalah urutan keputusan manusia dan otomatisasi pendukung yang digunakan untuk menyetujui pembelian. Biasanya mencakup kelengkapan, kebutuhan departemen, anggaran, ambang jumlah, kebijakan pemasok atau kategori, tinjauan pengadaan, dan pelepasan pesanan pembelian.
Berapa banyak tingkat persetujuan yang seharusnya dimiliki sebuah pembelian?
Gunakan tingkat paling sedikit yang menjawab pertanyaan risiko atau otoritas yang berbeda. Hindari mengirimkan bukti yang sama ke beberapa orang hanya karena kebijakan umum mencantumkan jabatan. Tambahkan tahapan berdasarkan nilai, kategori, departemen, pemasok, atau pengecualian ketika mereka secara material mengubah keputusan.
Bagaimana permintaan yang dikembalikan harus masuk kembali ke alur kerja?
Kembalikan catatan dengan koreksi, pemilik, dan tanggal jatuh tempo tertentu. Biarkan peminta hanya mengedit bidang yang diperlukan, kemudian arahkan catatan yang dikoreksi kembali ke tahap yang mengembalikannya sambil mempertahankan riwayat sebelumnya.
Apa perbedaan antara alur kerja dan otomatisasi?
Alur kerja manusia membuat tugas yang dapat dipertanggungjawabkan dengan izin dan keputusan. Otomasi melakukan pekerjaan latar belakang seperti pengingat atau pembaruan status. Sebuah aturan yang mengubah status tidak membuktikan bahwa seseorang menyetujui pembelian.
Dapatkah Jodoo mendukung persetujuan pengadaan bersyarat?
Ya. Anda dapat mengarahkan berdasarkan jumlah, departemen, kategori, urgensi, jalur pemasok, atau pengecualian dan mengonfigurasi bidang, izin, formulir, antrean, dan dasbor. Uji setiap cabang yang didukung dan efek hilirnya.
Periksa tugas persetujuan, pekerjaan yang dikembalikan, dan penyerahan akhir
Buka alur kerja yang telah terisi untuk melihat keputusan yang tertunda, disetujui, dan dikembalikan yang terkait dengan permintaan pembelian nyata. Salin Aplikasi dan uji reviewer, ambang batas, koreksi, izin, dan hasil tahap berikutnya Anda secara tepat.
Buka alur persetujuan