OTORISASI PEMBELIAN FORMAL
Formulir permintaan pembelian dengan data lengkap untuk peninjau
Ubah kebutuhan pembelian yang diterima menjadi catatan otorisasi internal lengkap dengan jumlah, spesifikasi, kode, anggaran, jalur pemasok, pemberi persetujuan, dan hasil yang terlihat.
Berbeda dengan formulir permintaan singkat, template ini dirancang untuk catatan formal yang disetujui oleh peninjau. rincian item dan riwayat keputusan tetap terhubung alih-alih diratakan menjadi satu baris spreadsheet yang panjang.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Periksa permintaan pembelian, rincian itemnya, dan setiap keputusan
Contoh yang telah terisi menghubungkan kode akuntansi, anggaran, informasi pemasok, riwayat persetujuan, dan status siap dibuatkan PO ke permintaan pembelian yang sama.
Berikan setiap peninjau fakta yang sama tanpa satu formulir yang tidak terbaca
Pertahankan header permintaan pembelian, detail baris, bukti pendukung, dan log keputusan tetap terhubung tetapi memiliki tujuan.
- 01
Header dan justifikasi bisnis
Identifikasi pemohon, departemen, permintaan asli, tanggal yang dibutuhkan, urgensi, total, kategori, dan hasil yang didukung oleh pembelian.
- 02
Detail item per baris
Catat item atau layanan, spesifikasi, kuantitas, unit, perkiraan harga, pusat biaya, lokasi pengiriman, tanggal yang dibutuhkan, dan status baris untuk setiap komponen yang diminta.
- 03
Anggaran dan jalur pemasok
Ungkapkan anggaran yang tersedia, pemilik anggaran, pemasok yang ada atau baru, persyaratan penawaran, dan setiap pengecualian sumber tunggal atau syarat.
- 04
Persetujuan dan tindakan selanjutnya
Tampilkan tahap saat ini, penyetuju yang ditunjuk, hasil, catatan keputusan, tanggal jatuh tempo, pemilik berikutnya, dan apakah catatan disetujui, dikembalikan, ditolak, atau siap dibuatkan PO.
Cocokkan setiap grup bidang dengan pemiliknya yang sebenarnya
Kepemilikan membuat formulir lebih singkat untuk setiap peran dan mengurangi pengeditan yang tidak disengaja.
| Grup bidang | Siapa yang menyediakannya | Siapa yang mengandalkannya |
|---|---|---|
| Kebutuhan dan waktu | Pemohon | Departemen dan peninjau pengadaan |
| Rincian item dan spesifikasi | Pemohon dengan dukungan pembeli | Pembeli, penyetuju, dan tim penerimaan |
| Pusat biaya dan anggaran | Departemen dan pemilik anggaran | Keuangan dan penyetuju jumlah |
| Pemasok dan jalur komersial | Pengadaan atau pembeli | Peninjau pemasok dan penyetuju PO |
| Hasil dan alasan | Penyetuju yang ditugaskan | Pemohon, pembeli, audit, dan tim tahap berikutnya |
Tentukan penyelesaian sebelum permintaan pembelian masuk persetujuan
Waktu persetujuan terbuang ketika peninjau diminta untuk menemukan informasi yang hilang.
Spesifikasi dapat dilaksanakan
Seorang pembeli dapat mengidentifikasi apa yang dibeli, berapa banyak, kapan, dan hasil penerimaan atau layanan mana yang penting.
Nilai konsisten secara internal
Total baris mendukung total permintaan pembelian dan perkiraan cukup mutakhir untuk keputusan yang diminta.
Pemilik anggaran dapat memutuskan
Pusat biaya, kategori, jumlah yang tersedia, jumlah yang berisiko, dan jalur pengecualian terlihat sebelum persetujuan anggaran.
Jalur pemasok jelas
Permintaan pembelian menunjukkan apakah tim akan menggunakan pemasok yang disetujui, meninjau pemasok baru, membandingkan penawaran, atau menyetujui pengecualian yang dibenarkan.
Gunakan formulir ini untuk otorisasi formal, bukan setiap catatan pembelian
Permintaan pembelian adalah satu catatan terkendali dalam proses pembelian yang lebih panjang.
Mulai di sini ketika pemohon mengetahui detail yang diperlukan
Template formal bekerja dengan baik untuk koordinator departemen yang terlatih atau ketika permintaan singkat dari pihak tahap sebelumnya sudah diterima.
Gunakan permintaan yang lebih singkat untuk penerimaan karyawan secara santai
Jangan memaksa setiap karyawan memilih pusat biaya, jalur pemasok, atau tahap persetujuan hanya karena proses back-office membutuhkannya.
Serahkan data yang disetujui ke sistem pesanan otoritatif
Sebuah sistem PO atau ERP mungkin tetap bertanggung jawab atas penerbitan pesanan secara hukum, penerimaan, akuntansi, pajak, pencocokan faktur, dan pembayaran.
Pertahankan koreksi tanpa merusak jejak keputusan
Dikembalikan adalah status yang terkendali, bukan penolakan yang samar atau utas email baru.
Nyatakan koreksi yang tepat
Catat apa yang hilang atau tidak konsisten, siapa yang bertanggung jawab atas koreksi, dan kapan tenggatnya.
Lindungi bidang yang dimiliki peninjau
Entri permintaan biasa seharusnya tidak membiarkan pengaju memilih Disetujui, menulis ulang alasan peninjau, atau membuat catatan siap dibuatkan PO.
Kirim ulang ke tahap yang benar
Catatan yang diperbaiki kembali ke keputusan yang gagal alih-alih melewati tinjauan anggaran, departemen, jumlah, atau pengadaan.
Pertahankan bukti sebelumnya tetap terlihat
Tim dapat melihat permintaan asli, hasil sebelumnya, nilai yang diperbaiki, tanggal pengajuan ulang, dan keputusan akhir tanpa membandingkan lampiran secara manual.
Sesuaikan permintaan pembelian dengan kategori, departemen, dan ambang batas
Jodoo memungkinkan administrator mengubah pengalaman catatan formal dan persetujuan secara bersamaan.
- Tampilkan bidang lingkup layanan untuk layanan dan bidang kuantitas untuk barang.
- Memerlukan kutipan atau alasan pengecualian hanya di atas ambang batas yang relevan.
- Tambahkan persetujuan departemen, anggaran, pengadaan, atau eksekutif tanpa menggandakan formulir.
- Buat tampilan item-barang, pekerjaan yang dikembalikan, anggaran, dan siap dibuatkan PO dari catatan yang sama.
Pertanyaan tentang Formulir permintaan pembelian
Gunakan jawaban ini untuk memutuskan apa yang termasuk di permintaan pembelian, bagaimana rincian item harus disimpan, dan bagaimana pekerjaan yang dikembalikan harus diperbaiki.
Apa itu formulir permintaan pembelian?
Ini adalah catatan internal formal yang digunakan untuk mendeskripsikan pembelian yang diusulkan, mendokumentasikan item-barang dan justifikasi, mengidentifikasi pengkodean dan kepemilikan anggaran, mengatur otorisasi, dan menyimpan hasil sebelum pesanan pembelian atau komitmen dibuat.
Apa perbedaan antara permintaan pembelian dan pesanan pembelian?
Sebuah permintaan pembelian meminta organisasi untuk otorisasi pembelian. pesanan pembelian biasanya merupakan pesanan eksternal atau sistem-catatan yang diterbitkan kepada pemasok setelah persetujuan internal dan pemeriksaan komersial.
Apakah rincian item harus berada dalam subtabel atau catatan terpisah?
Keduanya bisa bekerja. Catatan rincian item terpisah yang saling terhubung meningkatkan pencarian, pelaporan, kepemilikan, dan rekonsiliasi di kemudian hari; subtabel bisa lebih sederhana untuk permintaan kecil. Pilih berdasarkan apa yang perlu ditinjau dan dilaporkan pengguna.
Bagaimana permintaan pembelian yang dikembalikan harus ditangani?
Catat satu koreksi yang jelas, pemilik dan tanggal jatuh tempo, lindungi keputusan sebelumnya, dan kirim kembali catatan yang dikoreksi ke tahap yang mengembalikannya. Jangan meminta pemohon membuat pengganti yang terputus.
Bisakah kategori yang berbeda menggunakan bidang dan persetujuan yang berbeda?
Ya. Jodoo dapat menampilkan bidang bersyarat dan mengarahkan alur kerja berdasarkan kategori, departemen, jumlah, urgensi, jalur pemasok, atau pengecualian. Uji setiap cabang yang didukung dan izinnya sebelum diluncurkan.
Periksa permintaan pembelian, lini-lininya, dan riwayat keputusannya.
Buka contoh yang terisi untuk melihat permintaan pembelian yang dikembalikan, tertunda, disetujui, siap dibuatkan PO, dan yang telah ditutup. Salin Aplikasi dan sesuaikan pengkodean, detail lini, ambang batas, izin peninjau, dan penyerahan ke tahap berikutnya.
Buka formulir permintaan pembelian