従業員の研修履歴を検索
従業員レコードから確認するか、レコードボードを人と資格で絞り込みます。修了詳細を開くと、結果、バージョン、提供機関、ファイルを確認できます。レコードの照会に対し、ダッシュボードの合計値だけで答えないようにしてください。
必要なときに取り出せる研修レコード
従業員の研修履歴を、バージョン、提供機関、結果、証拠ファイルとともに確認できます。修了チェックだけではわからない詳細まで把握できます。
サンプルから始めて、チームに合わせて調整できます。
「この人は研修を受けたか」に詳しく答える
管理者には、修了日だけでは足りないことがあります。どの研修かを特定し、なぜ修了が受理されたのか確認できることが大切です。
誰が、何を
従業員 + 資格 + バージョン
内容が変わっている場合、よく知られたコース名だけでは不十分です。従業員が修了したバージョンと、その研修を提供した機関を保持します。
いつ、どのように
日付 + 結果 + 証拠ファイル
日付付きの修了レコードと必要な証拠資料を使います。点数を使う研修だけに得点を記録し、出席のみを確認する研修に採点を設けないでください。
受理の根拠
レビュー担当者 + 判断 + 関連する割り当て
レビューをレコードとともに残し、別の管理者も結果を理解して元の要件を探せるようにします。
過去の修了レコードと当時のバージョンを関連付けて保持
カタログをバージョン1からバージョン2に更新
従業員の受理済みのバージョン1修了レコードは、バージョン1のままです。現在のカタログを変更しても、改訂教材が存在する前に従業員がそれを修了したように見せないでください。
研修調整担当者が再研修の必要性を判断
変更された要件と影響を受ける職務を確認します。新たな学習が必要な場合は、過去のレコードを残して新しい割り当てを作成してください。正確な修了履歴と、現在の作業可否の判断を分けて管理できます。
サンプルアプリでは、バージョンと提供機関を割り当て・修了レコードに保存します。 研修割り当てキュー で新しい学習を管理し、過去のレコードには以前の修了内容を保持します。
修正時に必要なレビューを再開
| 変更内容 | 次の対応 | 対応の意義 |
|---|---|---|
| 提出ファイルが不明瞭 | 具体的な理由を添えてレコードを差し戻し、修正したファイルを依頼します。 | 従業員が修正箇所を把握できます。 |
| 受理済みの修了内容を変更 | 変更後の結果を受理済みとして扱う前に、レビューを再開します。 | 過去の承認だけで新しい証拠資料を認めることを防ぎます。 |
| コースのバージョンを変更 | 修了時点の情報を保持し、新しい割り当てが必要か確認します。 | 今後の学習を妨げず、履歴の正確さを保てます。 |
| 資格を更新 | 更新後のレコードを作成し、旧レコードを保持します。 | 過去の時点を監査する際も、該当する証拠資料を確認できます。 |
検索とアクセス権もレコード設計に組み込む
証拠資料を変更できる人を決定
レコードの提出者と、受理するレビュー担当者を分けます。チームに合わせてメンバーアカウントと権限を設定し、実際の人事情報を保存する前に、自社の保管要件を適用してください。
提供機関が証明書の参照情報を追加した場合や、研修区分に追加の証拠資料が必要になった場合は、Jodooの該当フィールドとレビューチェックリストを更新します。レビュー担当者は、別のメールのやり取りを探さずに、修了レコードで詳細を確認できます。
研修履歴の移行と維持管理
過去のスプレッドシートや証明書ファイルはどう移行すればよいですか？
まず、継続して使う従業員識別子と資格リストを決めます。同名の従業員を区別し、元の修了日を保持して、対応するファイルを添付してください。不確かな過去のレコードは、すべて受理済みとして取り込まず、レビューキューに入れます。少人数分の履歴を確認してから、残りを取り込んでください。
後から研修カタログが変わったらどうなりますか？
割り当てと修了レコードには、その時点のバージョンと提供機関の情報が残ります。カタログの現行バージョンを更新しても、従業員が過去に修了した内容は書き換わりません。新しい要件に応じて、研修調整担当者が再研修を手配する必要はあります。
受理済みのレコードは修正できますか？
はい。サンプルのワークフローでは、修了内容や証拠資料を変更するとレビューが再開します。レビュー担当者が修正内容を確認してから、再び受理済みとして扱います。ステータス名の変更だけで、この確認を済ませないでください。
研修レコードはどのくらい保管すべきですか？
組織の要件、契約、適用される義務に応じて、保管期間とアクセスのルールを定めてください。アプリは関連する履歴を保存しますが、あらゆる研修に対して法的に適切な保管期間を決めるものではありません。
信頼できる研修レコードを活用
レコード管理ワークスペースを使う
サンプルレコードを確認し、チームに合わせて要件、フィールド、業務用ビューを設定してください。