Temukan transkrip seseorang
Mulai dari karyawan atau filter berdasarkan orang dan kualifikasi. Buka detail untuk hasil, versi, penyedia, dan file. Jangan hanya mengandalkan total dashboard.
Record pelatihan siap saat dibutuhkan
Temukan riwayat pelatihan karyawan beserta versi, penyedia, hasil, dan file bukti—bukan sekadar kotak centang selesai.
Mulai dari contoh, lalu sesuaikan untuk tim Anda.
Jawab pertanyaan penuh di balik “sudah dilatih?”
Manajer memerlukan lebih dari tanggal selesai. Jawaban yang baik menyebut pelatihan dan alasan penerimaannya.
Siapa dan apa
Karyawan + kualifikasi + versi
Nama kursus tidak cukup jika konten berubah. Simpan versi yang selesai dan penyedianya.
Kapan dan bagaimana
Tanggal + hasil + file bukti
Gunakan penyelesaian bertanggal dan bukti yang diwajibkan. Catat skor hanya jika pelatihan memang memakai skor.
Mengapa diterima
Reviewer + keputusan + penugasan terhubung
Simpan review bersama record agar administrator lain memahami hasil dan persyaratan awal.
Hubungkan penyelesaian lama ke versi aslinya
Katalog berubah dari versi 1 ke versi 2
Penyelesaian versi 1 tetap versi 1. Perubahan katalog tidak boleh membuatnya tampak menyelesaikan materi baru sebelum tersedia.
Koordinator menentukan kebutuhan pelatihan ulang
Review perubahan dan peran terkait. Buat penugasan baru bila perlu sambil menyimpan record lama, agar transkrip dan kesiapan saat ini tetap terpisah.
Dalam contoh, versi dan penyedia disimpan bersama penugasan dan penyelesaian. antrean penugasan menangani pembelajaran baru; record historis menjelaskan penyelesaian lama.
Koreksi harus membuka review yang tepat
| Perubahan | Yang terjadi berikutnya | Mengapa penting |
|---|---|---|
| File yang diajukan tidak jelas | Kembalikan dengan alasan spesifik dan minta file yang benar. | Karyawan tahu yang harus diperbaiki. |
| Isi penyelesaian diterima berubah | Buka review kembali sebelum menerima hasil yang berubah. | Persetujuan lama tidak otomatis mendukung bukti baru. |
| Versi kursus berubah | Simpan snapshot penyelesaian dan review kebutuhan penugasan baru. | Riwayat tetap akurat tanpa menghambat pembelajaran baru. |
| Kredensial diperbarui | Buat pengganti dan simpan record sebelumnya. | Audit tanggal lama tetap dapat menemukan bukti yang berlaku. |
Jadikan pencarian dan akses bagian dari desain record
Tentukan siapa boleh mengubah bukti
Pisahkan pengaju dari reviewer. Petakan akun dan izin tim serta terapkan retensi sebelum menyimpan data personal nyata.
Saat penyedia menambah referensi atau kategori butuh bukti baru, perbarui field dan checklist di Jodoo agar detail ada di record, bukan email terpisah.
Memigrasikan dan memelihara riwayat pelatihan
Bagaimana memigrasikan spreadsheet lama dan file sertifikat?
Sepakati dulu pengenal karyawan dan daftar kualifikasi yang stabil. Pisahkan nama duplikat, pertahankan tanggal selesai asli, dan lampirkan file yang tepat. Masukkan record lama yang meragukan ke antrean review, bukan langsung dianggap diterima. Uji beberapa riwayat sebelum mengimpor sisanya.
Bagaimana jika katalog pelatihan berubah?
Penugasan dan penyelesaian menyimpan versi serta penyedia saat itu. Memperbarui katalog tidak menulis ulang pelatihan lama. Persyaratan baru mungkin tetap membutuhkan pelatihan ulang.
Bisakah record yang sudah diterima diperbaiki?
Bisa. Perubahan isi atau bukti akan membuka review kembali. Reviewer harus memeriksa koreksi sebelum diterima lagi; mengganti nama status saja tidak cukup.
Berapa lama record pelatihan perlu disimpan?
Tetapkan aturan retensi dan akses sesuai kebutuhan, perjanjian, dan kewajiban organisasi Anda. Aplikasi menyimpan riwayat terhubung, tetapi tidak menentukan masa retensi legal untuk semua pelatihan.
Manfaatkan record pelatihan yang andal
Gunakan ruang kerja record
Lihat contoh record, lalu konfigurasi persyaratan, field, dan tampilan untuk tim Anda.