Tra cứu lịch sử đào tạo của nhân viên với phiên bản, đơn vị cung cấp, kết quả và tệp minh chứng, thay vì chỉ một ô đánh dấu hoàn thành.
Bắt đầu với ví dụ. Điều chỉnh cho đội ngũ của bạn.
Quản lý có thể cần nhiều hơn một ngày hoàn thành. Câu trả lời hữu ích cần chỉ rõ nội dung đào tạo và cho phép quản lý xem căn cứ chấp nhận.
Tên khóa học quen thuộc là chưa đủ khi nội dung đã thay đổi. Lưu phiên bản nhân viên đã hoàn thành và đơn vị đã cung cấp khóa học.
Ghi nhận hoàn thành có ngày tháng và minh chứng cần thiết. Chỉ ghi điểm khi nội dung đào tạo thực sự có chấm điểm; không tự đặt điểm số cho buổi học chỉ yêu cầu tham dự.
Lưu nội dung xét duyệt cùng bản ghi để người quản trị khác hiểu kết quả và tìm được yêu cầu ban đầu.
Bản ghi hoàn thành phiên bản 1 đã được chấp nhận của nhân viên vẫn giữ phiên bản 1. Thay đổi danh mục hiện tại không được khiến người xem hiểu rằng nhân viên đã hoàn thành nội dung sửa đổi trước khi nội dung đó ra đời.
Rà soát yêu cầu đã thay đổi và các vai trò bị ảnh hưởng. Nếu cần học nội dung mới, tạo nhiệm vụ đào tạo mới và giữ bản ghi cũ. Nhờ vậy, lịch sử học tập chính xác được tách biệt với quyết định về mức độ sẵn sàng hôm nay.
Trong ứng dụng mẫu, phiên bản và đơn vị cung cấp được lưu cùng nhiệm vụ đào tạo và bản ghi hoàn thành. Danh sách nhiệm vụ đào tạo quản lý việc học mới; bản ghi lịch sử tiếp tục giải thích các lần hoàn thành trước đây.
| Thay đổi | Bước tiếp theo | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tệp đã gửi không rõ ràng | Trả bản ghi về kèm lý do cụ thể và yêu cầu tệp đã sửa. | Nhân viên biết cần sửa gì. |
| Nội dung hoàn thành đã được chấp nhận bị thay đổi | Mở lại bước xét duyệt trước khi coi kết quả đã thay đổi là được chấp nhận. | Phê duyệt cũ không tự động xác nhận minh chứng mới. |
| Phiên bản khóa học thay đổi | Giữ thông tin hoàn thành tại thời điểm ghi nhận và xem xét có cần giao nhiệm vụ đào tạo mới không. | Lịch sử vẫn chính xác mà không cản trở việc học tiếp. |
| Chứng chỉ được gia hạn | Tạo chứng chỉ thay thế và giữ chứng chỉ trước đó. | Khi kiểm toán một thời điểm trong quá khứ, vẫn có thể tìm minh chứng liên quan. |
Bắt đầu từ nhân viên hoặc lọc bảng hồ sơ theo người và yêu cầu chuyên môn. Mở chi tiết hoàn thành để xem kết quả, phiên bản, đơn vị cung cấp và tệp. Tránh chỉ dùng tổng số trên bảng tổng quan để trả lời yêu cầu tra cứu hồ sơ.
Tách người gửi bản ghi khỏi người xét duyệt chấp nhận bản ghi. Gán tài khoản thành viên và quyền phù hợp với đội ngũ, đồng thời áp dụng yêu cầu lưu trữ của bạn trước khi lưu thông tin nhân sự thật.
Khi đơn vị cung cấp thêm mã chứng chỉ mới hoặc một nhóm đào tạo cần minh chứng bổ sung, hãy cập nhật các trường dữ liệu liên quan và danh sách kiểm tra xét duyệt trong Jodoo. Người xét duyệt có thể tìm những chi tiết đó ngay trên bản ghi hoàn thành thay vì tìm trong một chuỗi email riêng.
Trước tiên, thống nhất mã định danh nhân viên ổn định và danh sách yêu cầu chuyên môn. Phân biệt những người trùng tên, giữ ngày hoàn thành gốc và đính kèm đúng tệp. Đưa hồ sơ cũ chưa rõ ràng vào danh sách chờ xét duyệt thay vì nhập mọi dòng với trạng thái đã chấp nhận. Kiểm tra một phần nhỏ lịch sử đào tạo của nhân viên trước khi nhập phần còn lại.
Nhiệm vụ đào tạo và bản ghi hoàn thành giữ thông tin phiên bản và đơn vị cung cấp tại thời điểm ghi nhận. Cập nhật phiên bản hiện tại trong danh mục không làm thay đổi nội dung nhân viên đã hoàn thành trước đó. Yêu cầu mới vẫn có thể cần điều phối viên sắp xếp đào tạo lại.
Có. Trong quy trình mẫu, việc thay đổi nội dung hoàn thành hoặc minh chứng sẽ mở lại bước xét duyệt. Người xét duyệt kiểm tra phần sửa trước khi bản ghi được coi là đã chấp nhận trở lại; chỉ đổi tên trạng thái không thể thay cho bước kiểm tra này.
Thiết lập quy tắc lưu trữ và truy cập theo yêu cầu, thỏa thuận và nghĩa vụ áp dụng cho tổ chức của bạn. Ứng dụng lưu lịch sử có liên kết, nhưng không tự chọn thời hạn lưu trữ đúng quy định pháp luật cho mọi loại đào tạo.
Khám phá bản ghi mẫu, rồi cấu hình yêu cầu, trường dữ liệu và chế độ xem làm việc cho đội ngũ của bạn.
