購買申請業務
申請からPO連携まで管理する購買申請ソフトウェア
申請者、承認者、財務担当、購買担当が、必要なもの、理由、費用、決定者、次の対応を1つのレコードで確認できます。
入力済みのリクエストと明細を、承認タスク、差し戻し、予算判断、PO作成準備、完了処理まで、つながったワークスペースで追跡します。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
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購買申請システムには、フォームだけでなく判断の履歴も必要です
購買情報は複数の担当者へ引き継がれます。次の担当者がメールで内容を聞き直さずに判断できるよう、各引き継ぎには十分な情報が必要です。
- 01
会計コードを付ける前に購買ニーズを把握
従業員は、品目またはサービス、購入理由、希望時期、見積金額、サプライヤー情報、関連ファイルを入力します。調達部門は、従業員にコストセンターや承認基準の判断を求める前に、リクエスト内容を整理できます。
- 02
正式な購買申請を作成
受け付けたリクエストに品目明細、数量、仕様、コストセンター、支出カテゴリ、納入条件、予算責任者、部門承認者、調達担当者を追加し、正式な購買申請にします。
- 03
適切な意思決定ルートを設定する
予算、部門、金額、サプライヤー、調達部門による審査を分け、それぞれに担当者、期限、結果、理由、差し戻し先を設定します。
- 04
承認された作業のみを引き渡す
PO作成準備への引き渡しには、承認済み金額、サプライヤー、取引条件、納入先、購買担当者、未解決の例外を含めます。受領と完了処理の記録まで残しつつ、ERPやAPの役割は置き換えません。
未処理のリクエストから元のレコードを確認できます
この実例では、購買リクエスト、購買申請、承認タスク、PO作成準備、完了処理を連携し、どのステータスからも担当者と次のアクションを確認できます。
緊急になる前に、厄介なケースを可視化する
標準的な流れは簡単に示せます。実運用で重要なのは、情報、予算、サプライヤー状況、発行承認のいずれかが不足している場合にどう処理するかです。
仕様不足
修正点を具体的に1つ示して購買申請を差し戻します。これまでの判断履歴を残し、非公式な承認手続きを最初からやり直すことなく、修正後の申請を同じステージへ戻します。
予算不足
選択したコストセンター、利用可能な予算、申請金額、担当者、例外時の経路を表示します。予算審査で差し戻された案件を、承認済みやPO作成準備完了と表示してはいけません。
基準額または緊急時の承認経路
金額と緊急度に応じて必要な承認者を追加し、申請理由、申請者、納期を確認できるようにします。緊急案件でも、誰が発注を承認したかを明確にします。
サプライヤーまたは条件の例外
新規サプライヤー審査、単一購買先を選ぶ理由、標準外の条件、承認済みの例外を、購買担当者のメールではなくPO作成準備への引き渡しに残します。
担当責任が変わる地点でレコードを分ける
審査担当者に必要な情報を引き継ぎながら、各画面の目的を明確にできます。
| レコード | 主要担当者 | 準備完了時 |
|---|---|---|
| 購買リクエスト | 従業員または部門 | 受付、追加確認、却下を判断できる情報が揃っている |
| 購買申請 | 申請者および調達 | 品目明細、会計コード、予算情報、承認結果が揃っている |
| 承認決定 | 指定された審査担当者 | 承認、差し戻し、却下の結果・理由・決定日が記録されている |
| PO作成準備への引き渡し | 購買担当者とPO発行承認者 | 承認済みのサプライヤーと取引情報が揃い、POを発行できる |
| 受領および完了処理 | 申請者、受領者、および財務への引き継ぎ | 納品を受け入れ、例外を解消し、完了ステータスを記録している |
各役割に、その決定に必要な情報を提供します
全員に同じ画面を使わせたり、審査担当者だけが見るべき判断内容を一般の入力者に公開したりしないようにします。
申請者
購買ニーズを申請し、具体的な確認事項に回答します。承認結果を変更することなく、現在のステージと次のアクションを確認できます。
部門および予算担当者
目的、金額、品目、希望時期、利用可能な予算、代替案を確認し、曖昧に「OK」と返すのではなく、誰が判断したか分かる形で決定を記録します。
調達コーディネーター
情報の充足度、サプライヤー選定の進め方、見積書や例外対応の根拠、滞留日数、承認後に必要な引き継ぎを確認します。
購買担当者とPO発行承認者
発注前に、承認済みの購買申請、サプライヤー、価格、取引条件、納入先、発行承認を確認します。
社内購買プロセスを柔軟に維持する必要がある場合はJodooを使用
Jodooは、従来型の開発プロジェクトを待たずに、リクエスト、承認、引き渡しのルールを変更したいチームに適しています。
適している場合：部門横断の統制を柔軟に設定したい
部門、金額、サプライヤー選定、必要資料、承認段階、ダッシュボードが事業部ごとに異なり、業務管理者が開発を待たずに変更する必要がある場合はJodooが適しています。
既に運用しているERPとAPを正式な管理元として維持
財務仕訳、正式な発注書、在庫受入、税務処理、請求書照合、支払いの仕組みが既にある場合は、ERPを使い続けます。Jodooはリクエストから引き渡しまでを連携できます。
戦略的ソーシングは専用のプロセスで管理
サプライヤー探索、入札ネットワーク、契約書作成、支出分析、カテゴリ戦略はそれぞれ専門領域です。購買申請アプリで置き換えず、既存のシステムやプロセスと連携します。
アプリを作り直さずに承認モデルを変更
Jodooの実務上の強みは、業務の変化に合わせて管理者が運用ルールをすばやく変更できることです。
- 承認基準額を追加したり、例外案件だけを確認する審査担当者を設定したりできます。
- 新規または単一供給元のサプライヤーが選択された場合にのみ、サプライヤーへの質問を表示します。
- 正確な修正と期限付きで差し戻されたリクエストのキューを作成します。
- 連携したレコードから、予算、カテゴリ、滞留日数、PO作成準備状況のダッシュボードを追加できます。
購買申請ソフトウェアに関する質問
以下の回答を参考に、購買申請で収集する情報、審査担当者、購買を次へ進める条件を決めましょう。
購買申請ソフトウェアとは何ですか？
社内の購買ニーズを記録して必要情報のそろった購買申請にし、予算判断と承認を回付します。差し戻しと再申請にも対応し、承認済みの案件を購買担当へ引き渡します。担当者、段階、金額、理由、期限、履歴を保持することが重要です。
購買リクエストは購買申請とどう違いますか？
購買リクエストは、従業員が必要なものを簡潔に伝える受付です。購買申請は、明細、会計コード、予算情報、承認者、判断履歴を含む正式な社内承認レコードです。2つをまとめる場合でも、各担当の責任は明確にする必要があります。
これは発注書システムまたはERPの代わりになりますか？
必ずしも置き換える必要はありません。Jodooでリクエスト、審査、承認、PO作成準備への引き渡しを管理し、ERPや購買システムを、発注書発行、会計、在庫受入、請求書照合、支払いの正式な管理元として残せます。
Jodooは部門や金額ごとに異なる承認基準を設定できますか？
はい。部門、金額、カテゴリ、緊急度、例外に応じて、項目、条件、ワークフロー、審査担当者、権限、キュー、ダッシュボードを設定できます。導入前に、実際の判断経路と権限をテストしてください。
メール承認を置き換える前に何をテストすべきですか？
必要情報がそろった申請、仕様不足、予算不足、緊急申請、差し戻し、修正後の再申請、承認済みの引き渡し、サプライヤー例外、受入遅延、管理者による変更をテストします。レコードの結果と、各役割が編集できる範囲の両方を確認してください。
自社向けに設計する前に、データ入りの購買申請ワークスペースを確認
ライブ例を開き、通常、緊急、差し戻し済み、承認済み、PO作成準備完了、発注済み、受領済み、完了の各案件を確認します。その後アプリをコピーし、自社の購買規程に合わせて項目、回付、ビュー、ダッシュボードを調整できます。
購買申請管理アプリを使う