Клиент или партнер
Ответственный за встречу, офис, помещение, окно прибытия, примечание стойки и опыт гостя.
Система управления посетителями офиса
Управление посетителями офиса для спокойной стойки и быстрой передачи принимающему
Готовьте клиентов, кандидатов, поставщиков, подрядчиков, доставки и гостей мероприятий до прибытия, затем показывайте ожидание, место встречи, бейдж, ответ принимающего и выход.
Офисной стойке недостаточно регистрации. Полезная система готовит встречу, связывается с принимающим, объясняет ожидание, разделяет доставки и подрядчиков и корректно завершает визит.
- Посещения клиентов, кандидатов, поставщиков, подрядчиков, курьеров и гостей мероприятий
- Ответ принимающего сотрудника и передача к месту встречи
- Исключения: ожидание и просроченный выход
Не проводите всех офисных посетителей через одну типовую форму
Общая карточка визита может дополняться полями и проверками, необходимыми для каждого типа прибытия.
Кандидат на собеседование
Принимающий из HR, график интервью, контакт по прибытии, инструкции ожидания и примечания с учетом конфиденциальности.
Поставщик или подрядчик
Цель работ, контактное лицо на объекте, подтверждения, зона доступа, сопровождение, оборудование и закрытие.
Поставка
Получатель, отдел, точка загрузки или приема, номер, передача и завершение.
Гость мероприятия
Мероприятие, сессия, окно прибытия, инструкции группе, принимающая команда и статус участника.
Информируйте посетителя и закрепляйте ответственность за принимающим сотрудником
Хорошо организованный прием сразу показывает текущего ответственного и следующее действие.
- 01
Подготовить посещение
Принимающий или координатор указывает цель, объект, место, окно прибытия и особые инструкции.
Стойка видит согласованные прибытия заранее. - 02
Приветствие и подтверждение
Стойка находит ожидаемое посещение, подтверждает данные и создает активное посещение.
Без повторного ввода и дублирования записи. - 03
Уведомить и засечь время передачи
Принимающий получает уведомление, а система фиксирует начало ожидания.
Время реакции принимающего сотрудника становится измеримым. - 04
Провести встречу или сервисный визит
Запишите место назначения, бейдж, сопровождение и подходящие инструкции для доставки или подрядчика.
Стойка может объяснить следующий шаг. - 05
Завершить посещение
Подтвердите выход, возврат бейджа, незавершенные действия и полноту истории.
Список на объекте остается надежным.
Меняйте правила стойки регистрации вместе с рабочей средой
Новые офисы, типы посетителей, мероприятия, правила подрядчиков и гибридная работа не должны ждать заказного релиза ПО.
В готовом продукте или заказном портале новое поле, согласование, представление объекта, напоминание и отчет могут попасть в очередь поставщика или разработчиков.
Подготовленный администратор рабочего пространства часто может проверить точечное изменение работы стойки в ту же смену, а затем опубликовать его после проверки затронутых ролей и прав.
- Добавить сценарий прибытия кандидата на собеседование
- Создать представление стойки регистрации для конкретного здания
- Эскалировать задержку принимающего сотрудника через десять минут
- Требовать подтверждения подрядчика до согласования
Вопросы об управлении посетителями офиса
01Могут ли принимающие сотрудники заранее регистрировать офисных посетителей?+
Да. Дайте принимающим лицам компактную форму визита с данными посетителя, цели, объекта, окна прибытия, места назначения и требуемой правилами подготовки или подтверждений.
02Что делать стойке регистрации, если принимающий сотрудник опаздывает?+
Создайте видимый статус ожидания, уведомите принимающего, покажите резервный контакт или инструкцию и эскалируйте по истечении норматива.
03Можно ли использовать эту же систему для доставок?+
Да, но для доставок создайте отдельный сценарий с получателем, подразделением, номером или ссылкой, местом передачи, завершением и исключениями вместо полного процесса встречи.
04Поддерживает ли система несколько офисов?+
Да. Поддерживайте управляемые справочники объектов, мест назначения, местных принимающих лиц, инструкций и локальных правил, затем предоставьте отфильтрованные представления приёмным и общую панель руководству.
05Интегрируется ли система с бронированием помещений?+
Jodoo может хранить место встречи или ссылку на другую запись. Для встроенной проверки доступности помещений, обмена календарями и экранов у комнат может потребоваться система бронирования или интеграция.
Проверьте реальную работу с посетителями
Использовать приложение для посетителей офисаПроверьте самый загруженный период прибытия в офис
Проведите клиента, кандидата, подрядчика, доставку, задержку принимающего и просроченный выход через одну команду стойки.