Tiếp nhận và phân loại
Ghi nhận ai cần hỗ trợ, sự việc đã xảy ra, mức độ khẩn cấp, sự đồng ý, khả năng trùng lặp và quyết định đầu tiên kèm người chịu trách nhiệm.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VỤ VIỆC
Theo sát từng vụ việc từ lần liên hệ đầu tiên đến kết quả được duyệt
Tập hợp thông tin tiếp nhận, người liên quan, phân công, kế hoạch, ghi chép, chứng cứ, quyết định, kết quả, đóng hồ sơ và theo dõi sau xử lý vào một không gian làm việc chung cho cả nhóm.
Phù hợp với các vụ việc trong hoạt động doanh nghiệp cần quy trình linh hoạt; không thay thế hệ thống chuyên dụng cho pháp lý, lâm sàng, tòa án hoặc cơ quan nhà nước.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem các hồ sơ mẫu giả định. Hãy cài đặt một bản sao trước khi cấp quyền cho nhóm, thêm thông tin mật hoặc áp dụng quy tắc vận hành của riêng bạn.
8biểu mẫu liên kết
6màn hình nghiệp vụ có sẵn dữ liệu
30bản ghi mẫu giả định
Một vụ việc cần nhiều hơn một hồ sơ có nhãn trạng thái
Hệ thống cần lưu giữ đầy đủ bối cảnh khi trách nhiệm, chứng cứ và quyết định được chuyển giao giữa các thành viên.
Đánh giá và lập kế hoạch
Làm rõ vấn đề, người tham gia, rủi ro, kết quả mong muốn, kế hoạch xử lý, các mốc thực hiện và thông tin còn thiếu.
Xử lý và xem xét
Điều phối dịch vụ, phỏng vấn, chứng cứ, công việc, chuyển cấp xử lý, ghi chép và quyết định của quản lý mà vẫn giữ lịch sử liền mạch.
Kết quả, đóng hồ sơ và mở lại
Ghi lại căn cứ quyết định, hành động hoặc biện pháp khắc phục, phê duyệt, thông báo, công việc theo dõi và thông tin mới khiến vụ việc phải mở lại.
Liên kết người liên quan, công việc, sự kiện và kết quả
Biểu đồ quản lý chỉ hữu ích khi nhóm có thể mở hồ sơ gốc và thực hiện công việc cần thiết.
Cá nhân và các mối liên hệ
Liên kết cá nhân hoặc tổ chức chính với người tham gia, người đại diện, đơn vị cung cấp dịch vụ và cách thức liên lạc ưu tiên.
Kế hoạch và trách nhiệm thực hiện
Mỗi hoạt động đánh giá, cung cấp dịch vụ, điều tra, khắc phục và theo dõi đều có người phụ trách, thời hạn, công việc phụ thuộc và kết quả.
Ghi chép và chứng cứ
Phân biệt nội dung trao đổi thực tế với kết luận, bảo vệ thông tin nhạy cảm, đồng thời lưu nguồn và hạn chế của chứng cứ.
Quyết định và kết quả
Thể hiện rõ quyết định là gì, ai đưa ra, dựa trên căn cứ nào, cần làm gì tiếp theo và đã đạt kết quả mong muốn hay chưa.
Mỗi giai đoạn đều có hồ sơ, người phụ trách, quyết định và ngoại lệ dễ nhận biết
Bắt đầu từ quy trình cốt lõi này trước khi bổ sung các trường thông tin chuyên ngành.
| Giai đoạn | Hồ sơ sử dụng | Quyết định cần đưa ra | Ngoại lệ cần làm rõ |
|---|---|---|---|
| Tiếp nhận | Thông tin tiếp nhận hoặc chuyển gửi | Lập hồ sơ, yêu cầu bổ sung, chuyển gửi hay kết thúc tiếp nhận? | Khẩn cấp, thiếu sự đồng ý, trùng lặp |
| Đánh giá | Bối cảnh vụ việc và người tham gia | Kết quả và kế hoạch nào phù hợp? | Xung đột lợi ích, hạn chế truy cập, rủi ro cao |
| Cung cấp dịch vụ hoặc điều tra | Công việc, ghi chép, dịch vụ, chứng cứ | Bước tiếp theo cần làm gì? | Công việc quá hạn, dịch vụ không còn khả dụng, thiếu chứng cứ |
| Xem xét kết quả | Kết quả và đề nghị đóng hồ sơ | Phê duyệt, trả lại hay từ chối? | Kết luận thiếu căn cứ, công việc chưa hoàn tất, chưa thông báo đầy đủ |
| Theo dõi sau xử lý | Chỉ số kết quả và lịch sử mở lại | Giữ trạng thái đã đóng, tiếp tục theo dõi hay mở lại? | Vấn đề tái diễn, chưa đạt kết quả, có thông tin mới |
Giúp quản lý nhận biết vụ việc cần can thiệp để cải thiện kết quả
Danh sách vụ việc đang xử lý cần trả lời được những câu hỏi thực tế, thay vì chỉ đưa ra tổng số thiếu bối cảnh.
Hôm nay cần chú ý những vụ việc nào?
Ưu tiên các bước xử lý quá hạn, rủi ro nghiêm trọng, vướng mắc về chứng cứ, kết quả bị trả lại và vụ việc được mở lại.
Công việc có tiến triển hay chỉ kéo dài thời gian xử lý?
Đối chiếu giai đoạn, tình trạng tiến triển, lần trao đổi gần nhất, bước tiếp theo, thời hạn và người phụ trách.
Vụ việc này đã đủ điều kiện đóng hồ sơ chưa?
Yêu cầu quản lý xem xét đầy đủ căn cứ, công việc, kết quả, thông tin đã trao đổi và những việc cần tiếp tục theo dõi.
ĐIỀU CHỈNH CÁCH VẬN HÀNH KHÔNG CẦN LẬP TRÌNH
Điều chỉnh hệ thống khi công việc thay đổi
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể cải tiến không gian làm việc mà không cần khởi động một dự án phần mềm theo cách truyền thống.
Có thể thiết lập ứng dụng quản lý vụ việc liên kết trong vài giờ và tinh chỉnh trong vài chục phút, đồng thời vẫn giữ dữ liệu và quy trình gắn kết với nhau.- Bổ sung trường thông tin khi chính sách hoặc cách tổ chức dịch vụ thay đổi.
- Điều chỉnh khâu phân loại, phân công, xét duyệt, trả lại và chuyển cấp xử lý.
- Tạo danh sách công việc riêng cho từng vai trò từ cùng nguồn hồ sơ vụ việc.
- Chỉ mở rộng ứng dụng sang công việc liên quan khi nhóm thực sự cần.
Dùng Jodoo để xử lý vụ việc theo quy trình linh hoạt
Jodoo phù hợp với các nhóm cần tùy chỉnh tiếp nhận, hồ sơ, quy trình, quyền truy cập, bảng tổng quan và cập nhật trên di động theo cách làm việc của mình.
Xây dựng ứng dụng theo công việc thực tế
Sử dụng Jodoo cho các tình huống ngoại lệ trong kinh doanh, quan hệ lao động, dịch vụ phi lợi nhuận, điều tra nội bộ, khiếu nại và vấn đề chất lượng có nhu cầu xử lý thay đổi theo thời gian.
Giữ vai trò quản lý chính thức của hệ thống chuyên ngành
Tiếp tục sử dụng hệ thống chuyên dụng về pháp lý, lâm sàng, tòa án, phúc lợi, giám định hoặc quản lý nhà nước khi đó là nơi quản lý hồ sơ hay quyết định theo quy định.
Kết nối hai hệ thống
Đưa mã hồ sơ hiện có vào Jodoo để liên kết công việc vận hành mà không cần sao chép hồ sơ chính thức.
Những điều cần biết trước khi thay thế bảng tính hoặc các công cụ rời rạc
Phần mềm quản lý vụ việc cần có những gì?
Tối thiểu, phần mềm cần liên kết tiếp nhận, cá nhân và tổ chức, người phụ trách, giai đoạn và rủi ro, kế hoạch và công việc, ghi chép, chứng cứ, xét duyệt, kết quả, đóng hồ sơ, theo dõi sau xử lý, quyền truy cập, lịch sử và báo cáo.
Jodoo có thể thay thế bảng tính quản lý vụ việc không?
Có, nếu bảng tính chủ yếu dùng để theo dõi vụ việc, người phụ trách, ngày tháng, công việc và kết quả. Jodoo bổ sung biểu mẫu, quyền truy cập theo vai trò, quy trình, lịch sử, cập nhật trên di động, bảng tổng quan và các hồ sơ liên kết. Cần đánh giá riêng các yêu cầu chuyên ngành.
Vụ việc khác gì với phiếu hỗ trợ?
Phiếu hỗ trợ thường tập trung vào một yêu cầu và phản hồi tương ứng. Một vụ việc thường kéo dài hơn, liên quan đến nhiều người, công việc, lần trao đổi, chứng cứ, quyết định, dịch vụ, bước xét duyệt và kết quả.
Các nhóm khác nhau có thể dùng chung một hệ thống quản lý vụ việc không?
Các nhóm có thể dùng chung quy trình tổng thể nhưng có trường thông tin, màn hình, quyền truy cập và luồng xét duyệt riêng. Không nên buộc nhóm nhân sự, dịch vụ phi lợi nhuận, điều tra và khiếu nại sử dụng hồ sơ giống hệt nhau.
Jodoo có cung cấp giải pháp quản lý vụ việc pháp lý hoặc hồ sơ lâm sàng không?
Jodoo giúp điều phối công việc vận hành theo quy trình linh hoạt, nhưng không cam kết đáp ứng mọi cơ chế kiểm soát chuyên biệt về pháp lý, lâm sàng, luật định hoặc giám định của từng lĩnh vực chịu sự quản lý chuyên ngành.
KHÁM PHÁ HỆ THỐNG ĐANG HOẠT ĐỘNG
Xây dựng hệ thống theo công việc thực tế của nhóm
Bắt đầu với Không gian làm việc quản lý vụ việc có sẵn dữ liệu, rồi điều chỉnh hồ sơ, quy trình, quyền truy cập và bảng tổng quan theo chính sách và mô hình dịch vụ của bạn.
Mở ứng dụng quản lý vụ việc