Giúp bộ phận pháp chế hiểu bạn cần gì, vì sao yêu cầu này quan trọng và khi nào cần phản hồi. Bắt đầu với biểu mẫu ngắn gọn, có câu hỏi thay đổi theo loại hỗ trợ bạn cần.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá ví dụ với dữ liệu giả định. Đăng nhập để xem trước hoặc sử dụng ứng dụng.
Hãy so sánh lời nhắn “vui lòng rà soát gấp” với một yêu cầu giải thích rõ quyết định kinh doanh cần đưa ra. Ví dụ giả định dưới đây mô tả công việc cần thực hiện, đồng thời làm rõ rằng việc tiếp nhận yêu cầu không đồng nghĩa với việc cho phép thực hiện giao dịch.
Bộ phận Kinh doanh cần rà soát dự thảo hợp đồng phân phối cho khu vực miền Tây. Bộ phận này đề nghị pháp chế rà soát các điều khoản về trách nhiệm và gia hạn trước khi phê duyệt về mặt thương mại. Yêu cầu nêu rõ đối tác là Pinebridge Distribution và giá trị thương mại dự kiến.
Bộ phận Kinh doanh dự kiến phản hồi đối tác chậm nhất vào ngày 26 tháng 10. Bộ phận này cung cấp dự thảo hợp đồng và bản tóm tắt nội dung thương mại, giải thích về quan hệ với đối tác bán lại mới và nêu rõ các điều khoản đã trao đổi. Ngày đề nghị phản hồi là mốc cam kết trong hoạt động kinh doanh, không phải thời hạn được tính theo quy định pháp luật.
Nếu thiếu bản tóm tắt nội dung thương mại, người rà soát trả lại chính yêu cầu đó và giải thích rõ lý do. Bộ phận Kinh doanh bổ sung bản tóm tắt rồi gửi lại. Quyết định của người rà soát và lịch sử chỉnh sửa vẫn gắn với cùng một yêu cầu, thay vì bị tách sang một chuỗi email khác.
| Trường dữ liệu | Nội dung cần điền | Ví dụ hoặc hướng dẫn |
|---|---|---|
| Tiêu đề yêu cầu | Mô tả ngắn gọn công việc cần hỗ trợ | Hợp đồng phân phối cho khu vực miền Tây |
| Người yêu cầu và bộ phận | Ai cần hỗ trợ và bộ phận nào chịu trách nhiệm về quyết định kinh doanh | Jordan Reed, bộ phận Kinh doanh |
| Loại yêu cầu | Nhóm yêu cầu phù hợp nhất với vấn đề cần hỏi | Hợp đồng thương mại, vấn đề lao động, rà soát chính sách hoặc tư vấn khác phục vụ hoạt động kinh doanh |
| Kết quả mong muốn | Bạn cần bộ phận pháp chế làm gì | Rà soát nội dung điều khoản về trách nhiệm và gia hạn trước khi phê duyệt về mặt thương mại |
| Thời hạn theo nhu cầu kinh doanh | Khi nào cần phản hồi và vì sao | Ngày 26 tháng 10, để kịp phản hồi đối tác theo kế hoạch |
| Thông tin và tài liệu liên quan | Bối cảnh và tài liệu hiện có cần thiết để bắt đầu xử lý | Dự thảo hợp đồng và bản tóm tắt ngắn gọn nội dung thương mại |
Yêu cầu cung cấp thông tin về đối tác và bối cảnh thương mại liên quan. Giá trị hợp đồng có thể giúp bộ phận pháp chế hiểu quy mô giao dịch, nhưng không thể thay thế phần mô tả rõ vấn đề cần hỏi hay tự nó quyết định mức độ rủi ro.
Yêu cầu người gửi nêu rõ câu hỏi về quy trình và bối cảnh cần thiết để chuyển đến đúng người xử lý. Không khuyến khích người gửi đưa thông tin cá nhân hoặc y tế không cần thiết vào biểu mẫu mà nhiều người có thể xem. Xác định một kênh được phê duyệt, có giới hạn truy cập để gửi tài liệu nhạy cảm.
Nêu rõ tên hoặc phiên bản chính sách, nội dung dự kiến thay đổi và các bộ phận chịu ảnh hưởng. Nếu chưa có bản dự thảo hoặc chưa xác định người phụ trách phía nghiệp vụ, yêu cầu rà soát chính sách thường cần được làm rõ trước khi người rà soát có thể đưa ra nhận xét hữu ích.
Chỉ cần rà soát hợp đồng? Hãy dùng biểu mẫu chuyên biệt biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu về hợp đồng →
Yêu cầu được đưa vào hàng đợi tiếp nhận. Người rà soát kiểm tra xem thông tin đã đầy đủ chưa và công việc có thuộc phạm vi hỗ trợ của pháp chế không. Yêu cầu gắn nhãn khẩn cấp vẫn phải qua bước kiểm tra này; lý do khẩn cấp là cơ sở để bộ phận pháp chế xác định thứ tự ưu tiên.
Dùng thao tác trả lại có sẵn và giải thích cụ thể lý do. Người yêu cầu chỉnh sửa rồi gửi lại bản ghi. Họ không thể tự chọn tiếp nhận hay từ chối xử lý ở bước khởi tạo.
Ghi nhận người xử lý và xác định có cần lập hồ sơ vụ việc pháp lý hay không. Tiếp nhận nghĩa là bộ phận pháp chế nhận xử lý yêu cầu. Mọi phê duyệt về thương mại, hợp đồng hoặc hoạt động kinh doanh khác vẫn là quyết định riêng, do người có thẩm quyền tương ứng đưa ra.
Dùng Jodoo để thay đổi các lựa chọn về loại yêu cầu, trường dữ liệu và quy trình rà soát mà không cần viết mã. Bắt đầu với một vài nhóm yêu cầu mà các bộ phận nghiệp vụ dễ hiểu. Chỉ thêm câu hỏi khi câu trả lời ảnh hưởng đến việc chuyển yêu cầu, mức độ đầy đủ của thông tin hoặc quyết định tiếp theo, thay vì thu thập mọi chi tiết chỉ vì có thể sẽ hữu ích trong tương lai.
Trước tiên, hãy để những người thực sự có nhu cầu gửi yêu cầu thử biểu mẫu bằng tài liệu giả định. Họ có chọn được nhóm yêu cầu, hiểu trường kết quả mong muốn và xác định đúng tài liệu cần cung cấp không? Hỏi người rà soát xem thông tin đã đủ để bắt đầu xử lý chưa. Chỉnh lại những câu hỏi gây khó hiểu trước khi thêm trường dữ liệu.
Ví dụ này là điểm khởi đầu để tiếp nhận yêu cầu từ các bộ phận trong doanh nghiệp. Trước khi thu thập thông tin pháp lý thực tế, hãy cấu hình quyền truy cập, cách xử lý tệp và thời hạn lưu trữ trong ứng dụng đã cài đặt theo yêu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ không cung cấp tư vấn pháp lý, không thực hiện các bước kiểm tra trước khi nhận cung cấp dịch vụ pháp lý và không phải quy trình tiếp nhận khách hàng của hãng luật.
Có. Bạn có thể điều chỉnh các lựa chọn về nhóm yêu cầu và các câu hỏi hiển thị theo điều kiện trong biểu mẫu Jodoo đã cài đặt. Chỉ hiển thị những câu hỏi giúp người gửi mô tả rõ loại yêu cầu đó.
Ví dụ minh họa cách phân công một thành viên làm người rà soát. Với bộ phận pháp chế của bạn, hãy xác định người rà soát sẽ do điều phối viên tiếp nhận phân công, được chọn theo quy tắc của từng nhóm yêu cầu hay được xác định bằng một cơ chế khác đã được phê duyệt. Hãy cấu hình cơ chế đó để việc tùy ý chọn người rà soát không làm bỏ qua cách tổ chức tiếp nhận và xử lý yêu cầu của bộ phận.
Biểu mẫu có mục đính kèm tài liệu. Hãy xác định tài liệu nào cần cung cấp và nơi lưu tài liệu hạn chế truy cập. Trước khi dùng cho vụ việc thực tế, hãy kiểm tra giới hạn tệp, quyền truy cập và cách xem, rà soát tài liệu trong ứng dụng đã cài đặt.
Không. Đây là biểu mẫu yêu cầu có thể tùy chỉnh để đề nghị bộ phận pháp chế nội bộ rà soát một vấn đề kinh doanh. Biểu mẫu không cung cấp tư vấn pháp lý và không quyết định có nên tiến hành giao dịch liên quan hay không.
Mở ví dụ, khám phá các bản ghi và tạo bản sao riêng để điều chỉnh cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Mở biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ pháp chế